Capítulo 4:

Definición de alcance, calidad, responsabilidades y secuencia de actividades.

 

Arana Morales Elliot

Badillo Iñiguez Guillero Ma Tinieri

Montiel Negrete Luis Enrique

Rojas Orozco Miguel Alejandro

ESTABLECER EL OBJETIVO DEL PROYECTO

DEFINICIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO

El alcance del proyecto determina qué trabajo se necesita hacer y qué entregables deben producirse. Luego, se definen las actividades específicas y se acomodan en una secuencia de relaciones de dependencia para determinar cómo se realizará el trabajo.

  • La definición clara del objetivo del proyecto

  • La preparación de un documento de alcance del proyecto

  • La comprensión de la importancia en la planeación de calidad

  • La elaboración de una estructura de división del trabajo

  • La asignación de responsabilidades para los elementos de trabajo

  • La definición de actividades específicas

  • La elaboración de un diagrama de red

  • La utilización de una metodología de administración de proyectos llamada ciclo de vida del desarrollo de sistemas, para proyectos de desarrollo de sistema de informacion

"Si usted inicia un programa con el pie izquierdo, probablemente empeorará".

Chuck Allen

El alcance del proyecto define lo que se debe hacer.

Es todo el trabajo que debe realizarse para producir todos los entregables del proyecto y que el patrocinador o cliente esté convencido de todo el trabajo y los entregables cumplen con los requerimientos o con los criterios de aceptación y logran el objetivo del proyecto

Debe ser alcanzable, específico y medible.

El equipo de proyecto o contratista preparan un documento de alcance del proyecto.

Incluye muchos elementos contenidos en la cédula de proyecto, en la solicitud de propuesta o la propuesta del contratista, pero con mucho mayor detalle. Contiene las siguientes secciones.

El proceso de planeación se basa en objetivo del proyecto, el cual establece lo que se va a realizar.

 

 

Suele definirse en la cédula de proyecto o en la solicitud de propuesta; es el producto tangible que el equipo de proyecto debe producir y entregar con el fin de que el patrocinador o cliente obtenga los beneficios esperados de la implementación del proyecto.

  • Beneficios esperados

  • Producto final o entregable principal del proyecto

  • La fecha en la cual se requiere la terminación del proyecto

  • Presupuesto

  • Planos y especificaciones
  • El gerente del proyecto y el cliente deben estar de acuerdo

3.  Entregables: Son los productos o resultados que el equipo de proyecto o contratista producirán y proporcionarán al cliente durante y a la terminación de la ejecución del proyecto. Aunque los entregables principales o fundamentales pueden definirse en la cédula del proyecto o en la solicitud de propuesta.

  1. Requerimientos del cliente: Definen las especificaciones de las funciones o el desempeño para el producto final y otros entregables del proyecto

En muchos casos, el cliente establece requerimientos de alto nivel en la cédula del proyecto, pero el equipo del proyecto quizá necesite recabar información adicional del cliente o los usuarios finales para finar aún más lo requerimientos

Estos requerimientos podrían incluir elementos, como la consolidación de los documentos, elementos de datos que s e deben agregar o suprimir de las bases de datos.

Es importante documentar con detalle los requerimientos en el documento de alcance del proyecto con el fin de que el cliente los comprenda claramente

Dependiendo el proyecto, la declaración de trabajo puede llegar a incluir diferentes elementos como son:

a.  Desarrollo de diseños preliminares

b.  Elaboración de planes para pruebas

c.  Juntas de revisión del diseño

d.  El pedido de materiales y partes

e.  Fabricación de componentes y partes

f.  Desarrollo de pruebas y software

 

 

g.  Ensamble y pruebas del hardware

h.  Integración de hardware y software

i.   Requerimientos de instalación

j.  Materiales de capacitación

k. Envío del equipo a la planta del cliente

l.  Capacitación de empleados

m.  Realización de pruebas de aceptación

2.  Declaración de trabajo: Define lo que hará el equipo de proyecto. Si algo no se incluye en esta declaración, entonces se debe suponer que no se realizará

Cabe señalar que al inicio del proyecto tal vez no sea posible definir todos los requerimientos, elementos de trabajo y entregables con gran detalle. 

El equipo de proyecto debe evitar la corrupción del alcance, es decir hacer cambios de manera informal en el alcance del proyecto sin la aprobación apropiada. Muchos proyectos rebasan su presupuesto o no se terminan a tiempo debido a la corrupción del alcance causada por trabajo adicional que no se documentó.

4.  Criterios de aceptación: Las medidas cuantitativas o referencias a las especificaciones, normas o códigos que se utilizarán se establecen para cada entregable, ya que los criterios serán la base para que determine que un entregable es aceptable.

5.  Estructura de división del trabajo (EDT): Es una descomposición jerárquica del alcance de trabajo del proyecto en paquetes de trabajo que producen los entregables del mismo. Es una técnica para organizar y subdividir todo el trabajo y los entregables en partes más manejables.

Es importante planear la calidad en la ejecución del proyecto para asegurar que el trabajo se realiza según las especificaciones y las normas aplicables, y que los entregables cumplen con los criterios de aceptación.

Para algunos proyectos las condiciones de pago están vinculadas a la aceptación de ciertos entregables por parte del cliente.

•Condición necesaria de un proyecto, que a menudo se olvida

PLAN DE CALIDAD

  

•Debe hacer referencia a las especificaciones, o normas gubernamentales (diseño, seguridad, construcción) y los códigos que deben usarse, estos deben venir en las especificaciones técnicas y criterios de aceptación y se les comunica a los integrantes del proyecto desde un principio.

División del trabajo

• Una vez que este acordado el alcance del proyecto, el paso siguiente es crear una EDT (estructura de división de trabajo).

• Esto es, una descomposición jerárquica, concebida en función de los entregables del proyecto.

Ejemplo cuando se desestima la calidad

•Se imprimen 20 catálogos de mercancías, pero las imágenes fotográficas se ven difusas o borrosas.

• La creación de una EDT es para organizar todo el trabajo y los entregables del proyecto en agrupaciones, las cuales se subdividen en componentes más manejables que se llaman “elementos de trabajo” el elemento de trabajo inferior se llama paquete de trabajo.

¿Qué es una EDT?

Producto Final

Estructura de división del trabajo

Criterios para decidir cuántos niveles debe incluir la EDT

• El nivel en que se produce un entregable específico.


• El nivel en que se define los tipos y cantidades de recursos, duración de las actividades y costos asociados de manera razonable.
 

• Por lo tanto, la EDT indica la organización o la persona a quien se asigna la responsabilidad por el desempeño y la terminación de cada elemento de trabajo

•El nivel en el que se puede asignar a una sola organización (recursos humanos, marketing) la responsabilidad por los resultados de la realización del paquete del trabajo.

•El nivel al que el gerente del proyecto quiere monitorear, controlar y recabar datos sobre costos durante la ejecución.

OJO

•La EDT no es lo mismo que la gráfica o estructura de organización del equipo.


•No existe una sola EDT ideal para todos los proyectos.

ASIGNACIÓN DE RESPONSABILIDADES

  • Se define quien será la persona responsable del trabajo

 

  • Se usa una matriz de asignación de responsabilidades (MAR) que es una herramienta empleada para designar a las personas responsables de realizar los elementos de trabajo en la estructura de divisón de trabajo. En otras palabras quien e responsable de cada elemento y el papel de cada persona como apoyo al proyecto en general.

Algunas matrices de asignación de responsabilidades usan una P  para designar la responsabilidad

principal y una S para indicar la responsabilidad de soporte (o apoyo) para un elemento de trabajo específico

Sólo una persona debe ser designada como líder o responsable principal de cada elemento de trabajo. 

DEFINICIÓN DE LAS ACTIVIDADES

Una actividad (tarea) es una pieza de trabajo definida que consume tiempo, pero no requiere necesariamente esfuerzo por parte de las personas que la realizan (ejemplo: el endurecimiento del concreto).

Al utilizar la estructura de división del trabajo, la persona o el equipo responsable de cada paquete de trabajo define todas las actividades específicas que se deben realizar para elaborar el producto final o entregable del paquete de trabajo.

Cuando se definen las actividades específicas para cada parte del trabajo se debe incluir en una lista de actividades completa.

Al inicio del proyecto no es necesario definir todas las actividades específicas. Es más fácil de definir las actividades para el trabajo a corto plazo, ya a medida que se adquiera más información se elaboraran progresivamente las actividades específicas.

DIAGRAMA DE RED

Define la secuencia en que se realizarán las actividades

•Dibujo cuadro (secuencia lógica)

 

•Señalar con flechas relación dependencia requerida.

 

¿EN QUE SECUENCIA?

 

•Importante: Primero realizar diagrama preliminar


•Para detalles de proyecto considerar:


   –Definir actividades especificas para cada           trabajador.
   –Trazar red a nivel resumen.
   –Pensar que se puede determinar
   –Si hay cambios de responsable
   –Si hay cambios por consecuencia otras actividades

      Determinar duración estimada

      Finalmente, asignar un número

    

¡GRACIAS!

Capítulo 4 Definición de alcance, calidad, responsabilidades y secuencia de actividades

By Alejandroe Auditore

Capítulo 4 Definición de alcance, calidad, responsabilidades y secuencia de actividades

La exposición del capítulo 4 del libro: Administración exitosa de proyectos

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