Flowport: Digitalisierung Arbeitssicherheit
Flowport im Bereich Arbeitsschutz
Herausforderung
Versicherungen schauen bei Unfällen genauer hin, ob die Einweisungen ordnungsgemäß durchgeführt wurden, insbesondere auch bei Personen, die nicht Deutsch sprechen. Liegen entsprechende Dokumente vor, mit Unterschriften und Zeitstempeln, passend zur Gefährdung am Einsatzort?
Idee und Umsetzung
Wir passen die Prozesse und Unterlagen den Vorgaben zum Arbeitsschutz an. Dashboards zeigen an, ob die Prozesse vollständig durchgeführt wurden, damit die Vorgaben zum Arbeitsschutz vollständig sind - sicher für den Schadensfall dokumentiert.
Gefährdungsprofile werden im System einfach angelegt und können dann Einsatzorten zugeordnet werden
Neues Personal bekommt eine digitale Ersteinweisung, die auch mobil in ihrer Landessprache ausgefüllt werden kann (verifizierte E-Mailadresse + elektronische Signatur)
Verantwortliche Person prüft das Ergebnis, führt ggf. eine Nachunterweisung durch, dokumentiert dies
Die verantwortliche Person am Einsatzort führt auf Basis des Gefährdungsprofil die Einweisung durch und dokumentiert dies (Login + elektronische Signatur)
Verantwortliche Person für Arbeitssicherheit im Unternehmen bestätigt den Prozess (Login + elektronische Signatur)
Ablage in der E-Akte der Person als PDF mit allen Signaturen und Informationen
1
2
3
4
5
6
Rollensystem
Die Fachkraft für Arbeitssicherheit (FASI/SIFA) verfügt über die kompletten Rechte in allen Bereichen.
Die Kundenbetreuung am Standort steuert die Berechtigungen (Disposition) für seine Standorte.
Disposition hat die Rechte für seine Standorte das Personal zu steuern.
Fachkraft am Einsatzort (EO) steuert die Einweisung vor Ort (mit Login)
Personal bekommt passende Links zu den Formularen
Prozesse Unternehmen mit Abteilungen / Standorten
Prozesse Zeitarbeitsunternehmen
Standorte anlegen (Kunden-Unternehmen, Abteilungen)
Das Anlegen einer Ansprechperson ermöglicht es, dass eine weitere Person mit informiert wird zu einem bestimmten Status der Person in dem Prozess der Einweisung (beobachtende Rolle)
Je Unternehmen/Standort kann optional ein PDF-Passwort festgelegt werden. Damit sind die PDF-Dateien des Personals geschützt im abschließenden E-Mail-Versand.
Standort: EO, Jobprofil, Personal
Fachpersonal am Einsatzort (EO) kann angelegt und verwaltet werden. Im vollständigen Prozess bekommen diese Personal zur Einweisung vor Ort zugewiesen, erhalten das zugehörige Gefährdungsprofil und kommentieren die Einweisung.
Die Gefährdungsprofile der Jobs im Unternehmen werden im System verwaltet, zugeordnet zu Personalfragebögen.
Das Personal zum Unternehmen wird entsprechend angezeigt.
Gefährdungsprofile anlegen (Jobprofile)
Im System werden die Gefährdungsprofile hinterlegt
- Eigene PDF Dokumenten können hochgeladen werden
- Ein geführter Fragebogen erzeugt ein passenden Dokument
- Informationen können auch als Videodateien (mehrsprachig) hinterlegt werden
Fachkraft für die Einweisung vor Ort bekommt diese Informationen mitgeliefert als Basis und dokumentiert sie. Dies wird in die PDF zur den anwesenden Personen inkl. Signatur hinzugeschrieben.
Personal anlegen und zuordnen
Im System gibt es diverse Personalübersichten, die die notwendigen Basisdaten anzeigen und den Status zu den Jobprofilen
Personal: Fragebogen und Auswertung
Fragebogen kann in jeder gewünschten Sprache angezeigt werden, optimiert für mobile Ansichten. Grafiken und Videos können eingebaut werden bzw. sind oft schon vorhanden. Über eine KI-Schnittstelle werden Informationen der VGB und der Unfallkasse als Ergänzung angezeigt.
Der Ergebnisbericht zeigt übersichtlich die Fehler inkl. Gesamtquote - eine Nachbesprechung kann gezielt erfolgen.
Sonderfunktionen
Flexibles Rollensystem ermöglicht übersichtliche Darstellung für verschiedene Personen
Dashboards helfen bei der Übersicht, welches Personal hat welchen Status
Flexible Gefährdungsprofile inkl. Medien
Importfunktion mit automatisierter Zuordnung zu Jobprofil, automatischer Mailversand
Eigenes Serversystem je Unternehmer, hoher Datenschutz bei hoher Datensparsamkeit
Flexibler Prozessablauf - Unternehmen entscheiden, welche Bausteine im Prozess sie nutzen möchten
Automatisierte Reminder, Massenreminder mit Filterfunktionen
Flexible Personalfragebögen - umfangreiche wenn-dann-Bedingungen, Medien-Einbindung, beliebige Sprachen auch für Videos
Jobwechsel-Funktion - umfangreicher Abgleich, wer welchen Fragebogen bereits ausgefüllt hat
Revisionssicher über generierte PDF Dateien, Schnittstellen zu Personalsystemen möglich
Einsatzfelder
Arbeitsschutz: Bestätigung mit Informationen und Prüfbericht
Jährliche Abfrage, z.B. zum Führerschein der Mitarbeiter*innen
Dokumentierte Arbeitssicherheit, durchgeführt in der Sprache der Mitarbeiter*innen
Personen sollen Information zum Datenschutz elektronisch bestätigen und abzeichnen
Umfangreiche Fragetypen und wenn-dann-Bedingungen
Mitarbeiter*in soll etwas bestätigen und abzeichnen
PDF Dateien optional mit Passwort geschützt!
Elektronische Signatur in allen Prozessen integrierbar, erscheint auch in der PDF
Automatische Reminder, z.B. für jährliche Abfragen
Komfortfunktionen bei Arbeitsplatzwechseln innerhalb des Unternehmens
Prozess Onboarding
Ihr Flowport wird auf einem eigenen Server (Hetzner, Deutschland) installiert
1
Absprache zu den gewünschten Prozess-Bausteinen
2
Absprache zu den gewünschten Personalfragebögen, Sprachen (kann jederzeit ergänzt werden)
3
Anpassung Flowport nach Ihren Wünschen (Pos. 2/3)
4
Anpassung Flowport nach Ihren Wünschen bzgl. Mails, Logo etc.
5
Einrichtung Logins Fachkräfte Arbeitssicherheit (Hauptlogin)
6
Support (laufend), Beratung Formulare, Logins, Prozesse
ON
Team Flowport
Sprechen Sie uns gerne an:
Guido Dermann
0251 3900122
gd@livingpage.com
Weitere Informationen unter
www.flowport.de
Preise (einmalig)
Integration je Gefährdungsprofil
45 €
Integration je Personalfragebogen mit Anbindung an Gefährdungsprofil
und Einbindung von bis zu 3 Sprachen
45 €
Je weitere Sprache im Personalfragebogen
15 €
Preise (je PDF Dokument)
Erstellung der PDF-Datei je Person
2,50 €
Die Abrechnung erfolgt monatlich. Preise gelten zzgl. 19% MwSt.
Die laufenden Serverkosten sind integriert. Es fallen nur Kosten bei der Nutzung an, die PDF-Dateien für die Personalakten werden auch per E-Mail zugestellt, insofern benötigen Sie keine Kündigungsfristen.
ai-port kann mit einer Frist von 6 Wochen zum Quartalsende die Beauftragung kündigen, wenn der Umsatz im abgelaufenen Quartal insgesamt weniger als 100 € beträgt.