Einfaches Beispiel Webformular

LimeSurvey: Digitalisierung in der Verwaltung

Digitalisierung in der Verwaltung: Datenerhebung

Wie werden aktuell Daten erhoben?

PDF zum Ausdruck

  • Bürger*in druckt das Formular aus, kann es anschließend per Post senden oder eingescannt per E-Mail

>> keine validen Daten, keine digitalisierte Weiterverarbeitung, manuelle Datenerfassung notwendig

PDF als Online-Formular

  • Bürger*in könnte das Formular online ausfüllen (keine "Formularintelligenz"), anschließend ausdrucken, dann per Post senden oder eingescannt per E-Mail

>> keine validen Daten, keine digitalisierte Weiterverarbeitung, manuelle Datenerfassung notwendig

Webformular

  • Bürger*in füllt das Formular online aus und kann es auch dort absenden.

>> in den meisten Fällen keine Verifizierung der E-Mail-Adressen, keine intelligenten Formulare, keine Validitätsprüfungen, digitale Weiterverarbeitung kaum eingesetzt.

Herausforderungen in allen Bereichen:

Das Gesetz zur Verbesserung des Onlinezugangs zu Verwaltungsleistungen (Onlinezugangsgesetz – OZG) verpflichtet daher Bund, Länder und Kommunen, bis Ende 2022 ihre Verwaltungsleistungen über Verwaltungsportale auch digital anzubieten. Insgesamt wurden knapp 600 gemäß OZG zu digitalisierende Verwaltungsleistungen (sogenannte OZG-Leistungen) identifiziert. >Quelle BMI >Das betrifft nur diese definierten Dienstleistungen!

IT

Die IT Abteilungen sind immer ein Engpass in Verwaltungen aufgrund ihrer vielfältigen Aufgaben. Es fehlen dort auch oft die Spezialisten, Stellen bleiben unbesetzt. Online-Formulare und auch PDF Formulare laufen aber oft über die IT-Abteilungen. Es entstehen lange Umsetzungszeiträume, kurzfristiges Reagieren kaum möglich. Auch die digitale Nachbearbeitung kann so selten erfolgen, die Ämter können nur "klassisch" die Daten weiterverarbeiten.

BITV (barrierefreiheit)

Das OZG hat dazu geführt, dass primär PDF Formulare zum Einsatz kommen. Der Aufwand diese PDFs nach den Vorgaben der BITV umzusetzen ist immens groß, oft auch erst durch Nachbearbeitung der PDF selbst - ändert sich die PDF im Inhalt und wird diese neu generiert, müssen auch alle manuellen Anpassungen erneut erfolgen. Das verzehnfacht oft den Aufwand für ein einfaches Formular!

Prüfung Identität

Der übliche Verwaltungsweg bei einem Antrag ist die erforderliche Unterschrift - das allein verhindert schon eine nachgelagerte Digitalisierung. Systeme wie das ServiceKonto NRW oder digitale Funktionen über den Personalausweis werden von Bürger*innen kaum genutzt, der Aufwand für den seltenen Einsatz viel zu groß. Andere Lösungen wie online üblich, 2-Faktor-Authentifizierung etc., werden praktisch nicht eingesetzt.
(Ergänzung 10/24: u.a. Passwort zurücksetzen Dienst war zu teuer (30 Mio für 2 Jahre), aktuelle Variante wird eingestellt - Deutschland App "soll" kommen.)

LimeSurvey: Digitalisierung in der Verwaltung

LimeSurvey ist ein Tool für Befragungen:

  • 28 Fragetypen
  • basiert auf php/mysql
  • zahlreiche Universitäten setzen LimeSurvey seit Jahren ein, weil keine Kosten je Umfrage entstehen

https://www.limesurvey.org/de/

Digitalisierung in der Verwaltung: Umsetzung mit LimeSurvey

Was ist LimeSurvey?

Sicherheit:

Kosten:

Design:

  • Anpassung über CSS
  • automatisch mobile Ansichten für alle Befragungstypen
  • als Webformular durch Tools direkt übersetzbar, im Smartphone oft dynamisch

Erstellung Umfragen:

  • Umfragen können importiert, exportiert werden, auch in Teilen (Fragegruppen, Fragen)
  • Erstellen und Testen ohne Programmierkenntnisse, Anpassungen ohne besondere Schulung

Zugriff Daten:

  • Zugriffsrechte über Rollen auf Umfragegruppen oder direkt auf eine bestimmte Umfrage - z.B. auch nur auf die Ergebnisse
  • direkte Anzeige von Statistiken, Export als csv, Excel
  • Infomail bei neuer Antwort, optional mit Antworten
  • Zugriff über MySQL DB mit allen Auswertungsvarianten

Teilnahme an Umfragen (u.a.):

  • offen, geschlossen nur mit Zugangscode oder mit vorheriger Registrierung (E-Mail Verifizierung)
  • Import / Export von Teilnehmern
  • optional: anonyme Durchführung trotz E-Mail-Einladung
  • Reminder an Gruppe, die noch nicht teilgenommen hat

Logik in Umfrage:

  • Sämtliche Fragen können mit einer Logik belegt werden, wann sie eingeblendet werden, auf Basis vorheriger Antworten
  • Die Antworten selbst können einer Validitätsprüfung unterzogen werden, schon bei der Eingabe
  • damit werden den Teilnehmern immer nur die Fragen eingeblendet, die für sie relevant sind

LimeSurvey: Digitalisierung in der Verwaltung

LimeSurvey: Digitalisierung in der Verwaltung

Was bewirkt die Integration von LimeSurvey, was muss getan werden?

Echte Barrierefreiheit

Über die BITV werden PDF Formulare zwar für sehbehinderte und blinde Menschen barrierefrei, ein Online-Formulare bietet aber weitaus mehr Möglichkeiten. Es ist mobil nutzbar und passt sich automatisch an, auch die Übersetzung kann automatisch erfolgen, wenn dies auf dem Gerät eingestellt ist. Wenn-Dann Bedingungen sorgen für eine große Vereinfachung beim Ausfüllen.

"Intelligente" Formulare

Formulare in der Verwaltung sind oft sehr umfangreich, müssen alle Lebensumstände berücksichtigen - das allein überfordert schon viele Bürger*innnen. Online Formulare können durch das Formular leiten, immer nur die Dinge einblenden, die beantwortet werden müssen (Pflichtfelder) oder sollten. Diese führt zu einer erheblichen Erleichterung beim Ausfüllen.

Verifizierung Absenderdaten

Daten können verifziert werden, z.B. die E-Mailadresse. Damit steht ein gesicherter digitaler Rückkanal zur Verfügung. Eine 2-Faktor Authentifizierung kann in vielen Bereichen die Unterschrift beim Antrag ablösen, teilweise kann diese später eingeholt werden.'
Einfache Integration einer elektronischen Unterschrift (Bilddatei).

Valide Daten

Daten können schon bei der Eingabe validiert werden. Das erfolgt insbesondere schon durch die intelligenten wenn-dann Bedingungen, die meisten falschen Eingaben werden schon darüber abgefangen.

Eigene Installation

Die Installation von LimeSurvey kann insbesondere von Kommunen mit größerer IT-Abteilung problemlos kurzfristig erfolgen. Auch der direkte Einsatz ist durch die Einfachheit direkt möglich, es gibt umfangreiche Online-Handbücher.

ABER... Jede IT-Abteilung müsste für sich dann erst das Tool prüfen (IT-Sicherheit), ein Update-Verfahren entwickeln und auch alle Formulare eigenständig umsetzen.

Bereitstellung durch IT.NRW

IT.NRW stellt den Kommunen eine Serverstruktur zur Verfügung mit Update-Verfahren - die Kommunen können es direkt für sich nutzen.

IT.NRW führt die IT-Sicherheitsprüfung durch

Ergänzende Ideen:
Austauschplattform über IT.NRW

Formulare, Fragegruppen können als Beispiele hier direkt von den Kommunen runtergeladen werden und in ihr Lime-System importiert werden.

Beispiele für alternative Systeme zur Unterschrift werden vorgestellt

Über diese Wissensplattform entsteht insgesamt ein neues Verständnis von Digitalisierung und es erleichtert den Einstieg in die digitale Weiterverarbeitung.

Auch Beispiele zur digitalen Weiterverarbeitung kann die Plattform anbieten und stetig weiterentwickeln.

Alle Daten liegen anschließend strukturiert vor!

LimeSurvey: Digitalisierung in der Verwaltung

LimeSurvey: Digitalisierung in der Verwaltung

Welche Wirkung wird kurzfristig erreicht?

Pilotprojekte

Da LimeSurvey kostenfrei ist, kann direkt mit der Pilotierung gestartet werden.

Skalierbarkeit, einfacher Einstieg

Die Umsetzung mit einem Webformular bietet ausschließlich Vorteile, die Daten liegen anschließend strukturiert vor, z.B. als Exceldatei. Damit kann auch sofort dort gestartet werden, wo aktuell nicht einmal PDF Formulare genutzt werden - zum Beispiel bei der Datenerfassung zu Corona (Arztpraxen  etc.), "faxen" wäre nicht mehr notwendig.

Keine manuelle Datenerfassung mehr

Aktuell müssen praktisch alle Daten manuell erfasst werden - fehlen dafür die Ressourcen, gibt es keine erweiterte Datenverarbeitung.

siehe dazu auch: "Meldung erfolgt per Fax" (correktiv)

Ämter sind weniger abhängig im Bereich der Digitialisierung

Die IT-Abteilungen sind oft der Flaschenhals bei der Digitialisierung. Mit LimeSurvey können die Ämter ihre Prozesse nach und nach eigenständig digitalisieren.

"PDF wird verschwinden"

PDF Dateien haben große Nachteile, die Vorgaben des OZG sind in einer Zeit entstanden, wo ein Drucker noch zum Standard im Haushalt gehört - nun ist es das Smartphone. Viele Haushalte haben auch keinen PC mehr, nutzen nur das Smartphone. Gleichzeitig ist der Aufwand enorm, BITV-konforme PDF Dateien zu erstellen. Zudem behindert es massiv die digitale Weiterverarbeitung innerhalb der Verwaltung.

Täglicher Zeitgewinn

Teilweise müssen allein von einem Amt in einer Stadt tausende Briefe geöffnet werden mit ausdruckten Anträgen. Mit jeder Umstellung von PDF auf LimeSurvey würden hier unzählige Arbeitsstunden eingespart, hochgerechnet auf NRW ist schon die kurzfristige Einsparung enorm.

Valide Daten

Kurzfristig liegen direkt valide Daten in den Ämtern vor, inkl. verifziertem Rückkanal. Damit kann mit einer echten Digitalisierung in der Verwaltung begonnen werden - und nur auf dieser Basis ist die auch möglich.

Datenanalysen in NRW

Liegen Daten erst einmal strukturiert vor, können diese unmittelbar auch in der Fläche für Analysen genutzt werden. Aspekte zum Datenschutz können in die Prozesse integriert werden, die Daten entsprechend anonymisiert.

Live Daten

Da die Daten über die Eingabe strukturiert vorliegen, sind die Auswertungen auch immer direkt live verfügbar. Damit ist auch immer ein schnelles Handeln möglich, teilweise auch automatisiert auf Basis vorab definierter Regeln.

LimeSurvey: Digitalisierung in der Verwaltung

Vision "Teamwork"

Wissenmanagement

Die User der Instanzen können direkt auf eine gemeinsame Wissensdatenbank zugreifen, kann enthalten:

  • Übersicht freigegebene Muster von Fragebögen, -gruppen, -fragen. Mit Link zur Online-Ansicht und Download der Datei, die in die eigene Instanz direkt wieder importiert werden kann.
  • Hilfe, Manuals, Faq
  • Umfangreiche Informationen zu Alternativen zur Unterschrift, 2-Faktor-Authentifizierungen etc.
  • Beispiele zur digitalen Weiterverarbeitung von abgefragten Informationen

Onboarding

Installation wird bereitgestellt, das Layout auf die eigene Kommune (Logo, Farben...) angepasst, nun wird eine Abfrage benötigt:

  • Schnelle Suche in den Mustern, ob es ähnliche Fragebögen dort bereits gibt:
    a) Muster nicht vorhanden, dann eigenständig erstellen (ohne Programmierkenntnisse möglich)
    b) Muster vorhanden, Datei ins eigenes System importieren, anpassen - minimaler Aufwand, wenige Minuten.

Der neue Fragebogen kann dann direkt in die eigene Website eingebunden werden, als Link freigeben werden für andere Kommunen, die Datei (optional) zum Download angeboten werden.

Vorteile über "Muster"

Die Muster bieten entscheidende Vorteile:

  • Geschwindigkeit in der Umsetzung für Bürger*innen, andere Zielgruppen
  • Inhaltliche Schwarmintelligenz, die Muster werden immer weiter verbessert - einzelne Ämter müssen nicht immer "neu denken", wie eine Abfrage "intelligent und vollständig" erfolgen sollte
  • Je mehr sich darüber die Formulare angleichen, je mehr wäre auch eine gemeinsame Digitalisierung möglich. Wenn über die Wissensdatenbank erkennbar ist, "diese" 10 Kommunen nutzen den gleichen Fragebogen, dann kann hier gemeinsam auch die nachgelagerte Digitalisierung gemeinsam entwickelt werden. Dieser Abgleich ist aktuell nicht möglich, damit ist eine Digitalisierung blockiert!