Como fazemos: metodologias de trabalho coletivo.
Metodologias e Processos para Autogestão
Janeiro 2022
Atividade do Encontro 1: Quem Somos
Metodologias e Processos para Autogestão
- Modelo Adotado
- Reunião Semanal
- Reunião Carnal
- Tomada de Decisão
- Entrada de Cooperad@
- Recisão de Cooperad@
Adaptando Metodologias e Processos (Reflexão)
Atividade: Metodologias e Processos para Autogestão
Índice
Nome da Metodologia
Tipo de Metodologia (Rotina, Sazonal ou Esporádica)
Área aplicada (Contabilidade, Gestão Interna, Técnica)
Breve Descrição (Descrever em duas linhas)
Fluxo ideal (Descrição dos passos para execução da metodologia)
Controle de Exceções (Situações adversas)
Ferramentas Envolvidas
Resultado Final (Objetivo)
Atores Envolvidos
Início da prática
Versão atual
- Luta pela Terra
- Articulação indígenas e povos tradicionais
- Agroecologia
- Economia Solidária
- Saúde
- Comunicação
- Educação
Desafios
Atividade: Mapeamento Coletivo
Metodologia
M1: Reunião Semanal
TM: Rotineira
AM: Gestão Interna
Videoconferência em média de 1,5 h com tod@s que estão trabalhando na cooperativa para acompanhamento das frentes de trabalho, informes, tomadas de decisão, questões emergenciais e acolhida de nov@s integrantes.
Fluxo ideal:
1 - Participantes acessam a plataforma de videoconferência com a câmera aberta no horário combinado
2 - É criado um documento colaborativo para relatoria da reunião
3 - Cada participante insere seu nome na lista de presença no documento colaborativo
4 - É construída a pauta da reunião conjuntamente
5 - Discussão de cada ponto da pauta:
5.1 - A pessoa que sugeriu o ponto introduz o assunto e apresenta as questões em debate
5.2 - Qualquer participante pode solicitar a fala que é concedida de acordo com a ordem de solicitação
5.3 - Encaminhamentos deliberados sobre o ponto de pauta são anotados na relatoria da reunião
6 - Ao final da reunião uma cópia do documento colaborativo é salvo no histórico das reuniões registrando a data de realização da mesma.
Controle de Exceções:
E1 - Participantes não notificam atraso ou ausência na reunião
E2 - Participante não insere o nome na lista de presença
E3 - Adiamento ou Cancelamento da Reunião Semanal:
E3.1 - Ausência de Pontos de Pauta
E3.2 - Necessidade de entregas de trabalhos
Reuniao Semanal
M1: Reunião Semanal
TM: Rotineira
AM: Gestão Interna
Resultado Final: As frentes de trabalho receberam apoio da cooperativa nas questões necessárias, informes são partilhados e decisões pendentes deliberadas e registradas na relatoria da reunião.
Atores Envolvidos: Cooperad@s e Parceir@s
Início da Prática: 05/2011
Ferramentas Envolvidas:
Jitsi (Videoconferência),
Etherpad (Documento Colaborativo),
Funciondalidade Deck da plataforma Rios (Memoria das Reuniões)
Reuniao Semanal
M2: Encontro Carnal
TM: Sazonal
AM: Gestão Interna
Encontro presencial ou híbrido com duração de 3 ou 4 dias onde as temáticas importantes ao grupo são conversadas e tomadas decisões referentes a questões individuais, pactos coletivos, frentes de trabalho e planejamento da cooperativa para o próximo semestre.
Fluxo ideal:
1 - Participantes constroem durante as reuniões semanais a pauta e o local da reunião
2 - A logística para participação dos cooperados também é construída em frentes de trabalho e conversadas nas reuniões
3 - No dia combinado os participantes se encontram no local do encontro
4 - É organizada a divisão de atividades incluindo compra de alimentos. preparação das refeições e limpeza dos espaços
5 - O encontro tem seus momentos de acordo com a programação acordada:
5.1 - Um ponto é iniciado por quem está mais a frente da questão
5.2 - A relatoria diária é feita em um documento colaborativo
5.3 - Pontos em aberto são debatidos e encaminhamentos deliberados são registrados na relatoria
6 - Ao final da reunião uma cópia do documento colaborativo é salvo no histórico das reuniões registrando a data de realização da mesma.
Controle de Exceções:
E1 - Participantes não podem estar presentes no encontro
E2 - Participante precisa sair antes do último dia
E3 - Pandemia inviabiliza encontros presenciais
E3.1 - Pontos de pauta ultrapassam horário planejado
E3.2 - Necessidade de entregas de trabalhos atroplelam a pauta
Encontro Carnal
M2: Encontro Carnal
TM: Sazonal
AM: Gestão Interna
Resultado Final: O coletivo teve momentos de trabalho presencial, onde foi possível decidir sobre questões sensíveis a qualquer área do Cooperativa ou da Frentes de Trabalho de acordo com uma programação definida coletivamente. Questões referentes a mudanças nas regras de funcionamento interno foram debatidas e deliberadas coletivamente. As frentes de trabalho receberam apoio da cooperativa nas questões necessárias, informes são partilhados e decisões pendentes deliberadas e registradas na relatoria do encontro.
Atores Envolvidos: Cooperad@s e Parceir@s
Início da Prática: 05/2011
Ferramentas Envolvidas:
Espaço Físico do Encontro
Jitsi (Videoconferência),
Etherpad (Documento Colaborativo),
Funciondalidade Deck da plataforma Rios (Memoria das Reuniões)
Encontro Carnal
M3: Tomada de Decisão
TM: Rotineira
AM: Gestão Interna
Uma questão é trazida para o grupo e uma decisão precisa ser tomada. Questões que estão relacionadas as frentes de trabalho são tomadas pelo grupo responsável. Para questões mais complexas é incluído um momento na pauta da pŕoxima reunião semanal onde o grupo dedica um tempo para entender a melhor a questão que é apresentada pela pessoa que trouxe o ponto ou o Grupo de Trabalho onde a questão surgiu. São analisados caminhos possíveis e projetados cenários e impactos referentes a cada decisão. Caso exista um consenso e/ou tod@s se sintam confortáveis com um caminho coletivo a decisão e registrada na pauta e executada. Caso exista divergências no grupo, nenhuma decisão é tomada, mais informações são colhidas para um novo momento de conversa onde será feita uma reanálise dos cenários e decisões possíveis. Quando o grupo não consegue decidir através dos momentos na reunião semanal a decisão é postergada para uma conversa no encontro carnal.
Fluxo ideal:
1 - Participante ou Grupo de Trabalho organiza a questão, possíveis caminhos e vantagens e obstáculos em cada cenário.
2 - Os participantes da Reunião Semanal opinam sobre o ponto, elaborando novas questões e trazendo suas experiências.
3 - Quem apresentou a questão sugere um caminho ou colhe sugestões dos participantes
4 - Um caminho é apontado pelo grupo como melhor opção após a avaliação dos demais cenários.
5 - Nenhum dos participantes tem objeção a escolha feita
6 - Ao final do processo, a questão, as opções, análises e decisão tomada são registradas no documento colaborativo da relatoria da reunião semanal.
Controle de Exceções:
E1 - Participantes não possuem informações suficientes para decidir
E2 - Participante não concordam com nenhum dos caminhos apresentados
E3 - Participantes preferem caminhos diferentes
E4 - O Tempo do ponto de pauta encerra sem uma decisão tomada
Tomada de Decisão
M3: Tomada de Decisão
TM: Rotineira
AM: Gestão Interna
Resultado Final: O participante ou Grupo de Trabalho apresentou uma questão pertinente que precisa ser pensada coletivamente durante uma reunião semanal, o problema foi entendido através de informações relevantes ao contexto, opções foram apresentadas e o grupo definiu em consenso um caminho a seguir avaliando os cenários possíveis.
Atores Envolvidos: Cooperad@s e Parceir@s
Início da Prática: 05/2011
Ferramentas Envolvidas:
Jitsi (Videoconferência),
Etherpad (Documento Colaborativo),
Tomada de Decisão
M4: Entrada de Cooperad@
TM: Eventual
AM: Gestão Interna
A cooperativa identificou a possiblidade de agregar um novo membro ao grupo. Este membro inicia um trabalho de três meses atuando em uma ou mais frentes de trabalho para conhecer melhor a cooperativa e o grupo avaliar a colaboração e afinidade dele com a proposta da cooperativa. O novo participante tem acesso a uma sala de acolhida e participa das reuniões semanais contribuindo e participando das tomadas de decisões referentes a sua frente. Ao final deste período o grupo se reune primeiro sem a participação do novo participante para avaliar como foi o trabalho coletivo. Uma nova reunião é marcada com tod@s e o novo membro para ouvir dele como foi trabalhar este tempo e se ele tem interesse em fazer parte do grupo. Neste momento são ponderadas as questões que envolvem a sociedade os benefícios e responsabilidades desta decisão. Com a confirmação de interesse mutuo o novo membro entra oficialmente na cooperativa na próxima assembléia. A cooperativa paga a quota parte (valor simbólico de 200 reais), atualiza seu estatuto e o novo cooperado recebe acesso a todos arquivos e salas da organização.
Controle de Exceções:
E1 - A pessoa não se adapta ao funcionamento da Cooperativa
E2 - A cooperativa não avalia positivamente o trabalho da pessoa em avaliação
E3 - Os Grupos de Trabalho envolvidos não conseguem ter uma boa avaliação do novo participante
E4 - O novo membro tem interesse em colaborar mas nao se cooperar
Entrada de Cooperad@
M4: Entrada de Cooperad@
TM: Eventual
AM: Gestão Interna
Resultado Final: O coletivo identifica um potencial um@ nov@ colaborador@, aproxima @ mesm@ para trabalhos pontuais e após três meses avalia coletivamente e em conjunto com a pessoa o interesse mútuo em integrar a sociedade. Após este processo avança a parte burocrática, acesso aos documentos e salas virtuais de trabalho da EITA.
Atores Envolvidos: Cooperad@s e nov@ Parceir@
Início da Prática: 05/2014
Ferramentas Envolvidas:
Jitsi (Videoconferência),
Etherpad (Documento Colaborativo),
plataforma Rios (Grupos de Trabalho)
Entrada de Cooperad@
M5: Saída de Cooperad@
TM: Eventual
AM: Gestão Interna
Um@ colaborador@ informa ao grupo seu desejo de se desligar da cooperativa. Os grupos de trabalho em que ela participa conversam em uma reunião semanal para ajustar ao novo cenário. A pessoa informa aos parceiros externos seu desligamento e indica alguém da EITA que irá assumir o contato. Os acessos aos documentos e arquivos da Cooperativa, na próxima assembleia é atualizado o site, estatuto e a quota parte paga @ ex cooperad@.
Controle de Exceções:
E1 - Grupos de Trabalho não recebem os contatos externos antes do desligamento
E2 - O desligamento não é amigável
E3 - Existem questões pendentes nos trabalhos que dependem exclusivamente da pessoa
E3.1 - Pontos de pauta ultrapassam horário planejado
E3.2 - Necessidade de entregas de trabalhos atroplelam a pauta
Saída de Cooperad@
M5: Saída de Cooperad@
TM: Eventual
AM: Gestão Interna
Resultado Final: A pessoa que solicitou se desligar da cooperativa repassar os contatos e informações de trabalho para os participantes do seu grupo de trabalho que se organizam pra trabalhar sem ele. O acesso os dados e plataformas internas da EITA são retirados, a quota parte paga e na assembleia seguinte a parte burocratica é atualizada
Atores Envolvidos: Cooperad@s e Parceir@s
Início da Prática: 12/2016
Ferramentas Envolvidas:
Jitsi (Videoconferência),
Etherpad (Documento Colaborativo),
Saída de Cooperad@
Adaptando Metodologias
Reflexão:
- Alguns destes processos acontecem no seu coletivo ou grupo?
- Como eles funcionam hoje?
- Parte destas metodologias poderia melhorar suas práticas?
Exercício
Metodologias:
- Liste metodologias que você considera importante para a gestão interna do grupo
- Aplique o modelo adotado para descrever uma das metodologias listadas no item anterior