Kurssin visio ja alustava suunnitelma

Herätys & Aamupala
-  tuotannon elinkaari ja palaset
 

1. Idea, odotukset >  Miksi kaupunkitapahtuma?

Ideointi, Visio, KOHDERYHMÄ JA STRATEGIA
- Miksi, kenelle ja miten haluamme tehdä?
- Kohti nerokasta suunnitelmaa --> strategia
 

2. Kenen kanssa ja miten ? > Ryhmä

- RYHMÄN MUODOSTAMINEN - ORGANISAATIO
- HENKILÖKOHTAISET RESURSSIT
- MOTIVAATIO
- PÄÄTÖKSENTEKO & VASTUUNJAKO
- SISÄINEN VIESTINTÄ
- AJANHALLINTA
 

3. Kaupunkitila, tapahtumapaikka

2. kerta

Resurssien hankinta

- yhteistyökumppanuudet

- apurahat

- useimmiten olleellisia resursseja: ruoka, jätehuolto, teltat ja katokset...

Tapahtuman arvot ja niiden viestiminen

Palaute ja arviointi 

Uuden tapahtumatuotannon käynnistäminen & dokumentointi

3. kerta

​

Ulkoinen viestintä/markkinointi

Turvallisuus & tapahtumien luvat

Kurssin loppuarviointia

Aamupala

syödään yhdessäaamiasita

aika

ideasta toteuttamiseen, toteuttamisesta tapahtumaan ja sen jälkeen

tuotannon elinkaari ja palaset

tuotannon elinkaari ja palaset

Mitkä asiat vaikuttavat aikatauluun?

• tapahtuman koko
  - kävijämäärä​
  - tapahtumapaikan koko
  - ohjelmasisällön määrä/haastavuus
  - suunnitelmien/ideoiden määrä
  - tekijöiden määrä

• resurssit (raha, henkilöresurssit yms.)
  - onko jo rahaa vai hankitaanko sitä vielä
  - tarvittavan rahan/ välineistön määrä mitä pitää hankkia
• tapahtumapaikka
  - esim. pitääkö kaikki puitteet rakentaa itse vrt. katutapahtuma & baaritila

Aamupala perheelle vs. aamupala sukulaisille 10 hlö vs. aamupalatapahtuma kaupunginosalle

tuotannon elinkaari ja palaset

Ehdotus (isomman) Tapahtuman aikataulusta

tapahtuma

tapahtuman ohjelman rakentaminen & markkinointi

ideointi & toiminta-suunnitelman teko

tekijäryhmän muodostus

purku

kiitokset

arviointi

rahoitus ja resurssien löytäminen

talkoolaisten haku

tapahtuman rakennus

”reilusti aikaisemmin”

lähtöidea
ryhmän muodostaminen  
haaveet & tapahtuman ideointi

> ryhmän roolien määritys

ideoista tapahtumasuunnitelman tekoon 
> eri osa-alueiden suunnittelu & aikataulutus

idea tapahtuman budjetista
> rahoitustavat
> yhteistyökumppanit

> kuka tekee, mitä tekee & milloin?

markkinointi- ja viestintäsuunnitelma
> missä ja miltä viestintä näyttää?
> kuka tekee, mitä tekee & milloin?

"aikasemmin"

- tapahtumapaikan varaaminen & suunnittelu
- markkinointi alkaa "ennakkoilmoitus/save the date!"

- ohjelman suunnittelu ja bookkaaminen
- tapahtumalupien hakeminen & turvallisuuden suunnittelu

tapahtuman rakenteiden suunnittelu 
- hankintojen teko / lainaamisesta sopiminen 
(esim. äänentoisto, bajamajat, aidat, lavapalat, pöydät, sähköjohdot, tuolit, termarit yms.)
- alueen toimivuuden suunnittelu
- ohjelman sijoittaminen tapahtumakartalle

graafisen ilmeen suunnittelu ja toteutus
- tehdäänkö/teetetäänkö kylttejä?
- julisteen teko? 
- visuaalinen markkinointi somessa

"vähän ennen ennen tapahtumaa" 
(esim. noin 3 viikkoa ennen)

- Markkinointi käy kuumana viimeistään tästä lähtien tapahtuman alkuun asti

- Ennakkotiedote medialle?

vapaaehtoisten/ työntekijöiden/ talkoolaisten/ esiintyjien ohjeistus ja aikataulun kertominen  - työajat, työohjeet, turvallisuusohjeet, saapumisohjeet, 
- tärkeimpien yhteystietojen jakaminen, markkinointiohjeet (miten kaikki voi auttaa markkinoinnissa)
- rakennus ja purkuaikataulu jne.)

juuri ennen & tapahtuman veto

- hankintojen nouto esim. ruokatarjottavat, lainateltat ja äänentoisto

tapahtuma-alueen rakennus ja somistus
- huom! Muista tehdä ohjeet etukäteen rakennukseen & purkuun (mitä tehdä, mistä löytää välineet, kuka tekee ja millä aikataululla)
-sähköjen vetäminen
-tekniikan ja lavojen rakentaminen?
-alihankkijoiden opastus alueella
-tekniikan testaus, soundcheck

- Artist hospitality (esiintyjien opastus ja muonitus)

-tapahtuman veto (kaikki tietää roolinsa) > tavoitteena että kenenkään ei tarvitse soittaa järjestäjälle perusasioita

-tapahtuman aikainen viestintä
-tapatuman dokumentointi

Tapahtuman jälkeen

aikataulutettu purku

tavaroiden palautus

siivous

jälkitiedotus

palautteen kerääminen ja läpikäyminen

ryhmän keskinäinen palaute ja kiitokset

yhteistyötahojen kiittäminen

taloudellisen tilanteen tarkastaminen + laskut yms..?

Miksi kaupunkitapahtumia?
 

visio

Miksi Juuri sinä haluat tehdä kaupunkitapahtumia?
 

visio

• MIKSI SE KIINNOSTAA? Vai kiinnostaako?
• HALUAMMEKO VAIKUTTAA JOHONKIN? JOHONKIN TIETTYYN? Oppia jotain?
• MIKSI KAUPUNKITAPAHTUMIEN TEKO TUNTUU TÄRKEÄLTÄ/MIELEKKÄÄLTÄ?

KENELLE haluat tehdä TAPAHTUMIA?

KOHDERYHMÄ!

KYSY KAVERILTA

Käydään jatkokehittelemässä muiden ideat

VALITSE 10 PARASTA

RYHMÄ

AJANHALLINTA

KUINKA VIESTIMME TOISILLEMME ?

RYHMÄN MUODOSTAMINEN - ORGANISAATIO

PÄÄTÖKSENTEKO & ROOLITUS

HALU TEHDÄ?

HENKILÖKOHTAISET RESURSSIT

Mistä löytää vapaaehtoisia?

• Kaverit
• muut organisaatiot/harrastusryhmät (esim. turvapaikanhakijat)
• sähköpostilista
• sosiaalisen median rekryt
• nettisivujen kautta
• Muiden tapahtumien kautta  
• mitä muuta?

Miten löytää tyypit?

Vapaaehtoisten tehtävien paketointi tärkeää
Määritellään ainakin....
- mitä ja milloin pitää tehdä
- tarvitseeko aikaisempaa kokemusta?
- Saako perehdytyksen hommaan?
- Kuinka paljon sitoutumista vaatii?
- Mitä voin saada itselleni tästä?

- Aikaisempia esimerkkejä toiminnasta?
- Milloin tavataan ja mistä lisätietoa

Mitä usein käytän:
rekryilmoitukset ja pienet tapahtumat "sisäänheittona" ja
rekrytointityökaluna

linkki >> rekryilmoitusesimerkkiin
 

RYHMÄN & roolien MUODOSTAMINEN - ORGANISAATIO

• Toteutetaanko yhdessä luotua ideaa vai vanhaa muiden keksintöä?

• Ketä otetaan mukaan ja millä perustein: osaamisen vai halun perusteella?

• Toimintatapojen muodostaminen kertoen vai kuunnellen ja yhdessä tehden?

Miksi ottaa koko tekijätiimi mukaan ideointiin mukaan?

>Yhteinen visio 
>yhteiset työskentelytavat
>yhteinen suunnitelma
=sitoutuminen (kaikki kokee tapahtuman omakseen)

- miten luodaan yhteiset visiot ja toimintatavat? Esim. sessiot  

Esimerkkijä mahdollisista rooleista

• promoottori /ohjelmatuottaja
• vapaaehtoiskoordinaattori
• viestintätiimi (nettisivupäivittäjä, somettaja, tiedotteiden kirjoittaja & lähettäjä, tekstien kirjoittaja - nettisivut, fb-tapahtuma, haastatteluiden järjestäjä, sisäinen viestijä > turvallisuusohjeet, graafikko, muu markkinointi - esim. videot, julisteiden levityksen organisointi, lehtimainokset)
• (yhteistyö)kumppanivastaava/varainhankinta
• vastaava tuottaja
• turvallisuusvastaava, lupien hakija
• talousvastaava
  
  Muita mahdollisia: Artist hospitality, toimistosihteeri... mitä muuta?

Mitä tapahtuu

jos työllä ei ole tekijää?

Miksi tekijät uupuvat?
Miksi on tylsää?
MIKSI ODOTAN ETTÄ TÄMÄ ON JO OHI?

KRIISI

Ryhmä

KOHTI NAUTINNOLLISTA VAPAAEHTOISTYÖTÄ
TOP 7 VINKIT RYHMÄN MUODOSTAMISEEN & SITOUTTAMISEEN & KRIISEILYYN

• Otetaan kaikki tekijät mukaan tekemään päätöksiä
• Lähdetään liikkeelle siitä mitä kukin haluaa tehdä, ei vain mitä osaa tehdä
• Jaetaan vastuuta sopivasti "ei liikaa eikä liian vähän" haasta  miettimään mikä on sopivasti, usein emme tiedä. HUOM! Vapaaehtoishommassa saa tehdä niin paljon kuin tahtoo mutta on sitouduttava siihen mitä lupaa - tämä kannattaa kertoa jokaiselle.
• Jokaisen on tehtävä realistinen aikataulu ja määriteltävä mitkä asiat kuuluvat kenellekin ja milloin tehdään. Jos tehtävät eivät kuulu kenellekään, kukaan ei niitä hoida.
• Roolitus ja aikataulu kannattaa tehdä heti ideoinnin jälkeen.
• Jos muutoksia tapahtuu, kerro niistä avoimesta. Älä katoa. Vapaaehtoisprojektin tulee olla joustava. Älä silti lähde uhrautumaan ja tekemään toisten tekemättömiä töitä jollet halua.
• Muista kehuminen ja luottamus kaikessa tekemisessä. Luottavainen ja positiivinen ilmapiiri ruokkii itseään.
   

motivaatio

aikataulutus

vastuunjako

sitoutuminen

roolitus

valta

avoimuus

joustavuus

Ryhmä

kehuminen &luotto!

Vetäjä? Koordinaattori? Pomo?

Ryhmä

Eri mallit organisaatioille

-> valitkaa ryhmäsi kanssa sopivin organisaatiorakenne 

Sisäisen viestinnän kanavat

yhdessä sovittu

meille sopiva tapa toimia

mitä jokainen myös osaa ja haluaa käyttää

ja mistä jää jälki seuraavillekin tekijöille

Linkkejä sisäiseen viestintään
Kokemuksia näistä?

• Google Drive (dokumenttien säilyttäminen ja jakaminen/ kommentointimahdollisuus)
• Facebook ja suljetut FB-ryhmät 
• Slack (toimiva keskustelualusta missä lähettää myös tiedostoja)
• kokoukset
• Whatsapp
• Sähköposti
• FB - Messenger nopeaan viestimiseen
• intra?
• puhelut
• Dropbox (dokumenttien säilyttäminen ja jakaminen)

Ideasta strategiaan

Kuka tekee / Mitä tekee / Milloin

MÄÄRITTELE HETI

visio

MUISTA ANTAA AIKAA HAAVEILULLE!

SIIRRY SITTEN SYSTEMAATTISEEN IDEAN MUODOSTAMISEEN JA STRATEGIAAN

Strategiassa tärkeää pitää myös mukana:
Tapahtuman ydin muutamalla sanalla (punainen lanka)

Miten erotumme muista tapahtumista?

Onko tapahtumalla tilausta?
Vahvuudeksien + heikkouksien tiedostaminen

-> Tämä on myös pohja tulevalle markkinoinnille

Mikä tapahtumapaikka sopii tapahtumalleni?
Miksi, mikä siihen vaikuttaa?

Miten tapahtumapaikka keskustelee tapahtuman ohjelman ja luonteen kanssa?

KAUPUNKITILA

Kohderyhmä - mistä kohderyhmä on kiinnostunut?

Arvot - esim. etsitäänkö yllättävä vai turvallinen & tuttu paikka? 

Tapahtumaidea - pitääkö tilan mahdollistaa jotain tiettyä?

Logistiikka - miten paikalle pääsee & sopiiko se kohderyhmälle?

esteettömyys?  - miten soveltuu esim. liikuntarajoitteisille?

Rahalliset & muut resurssit - mihin on varaa? Voiko pyytää ilmaiseksi/lainaan?

muuta?

KAUPUNKITILA

1. Sijoita tapahtumanne johonkin kaupunginosaan edellisen kalvon näkökulmia hyödyntäen

2. Johonkin tiettyyn tapahtumapaikkaan (olemassa oleva)

KAUPUNKITILA