Mistä saada Resursseja?
Muutamia esimerkkejä

muut tarvittavat resurssit

Varainhankinta & YHTEISTYÖKUMPPANIT
Mistä & Miten?

TIEDÄ MITÄ TARVITSET ENNEN KUN HUOLEHDIT!
mitä konkreettisesti tarvitaan -> tee lista tarpeista eli lopulta budjetti! (telttoja? mediahuomiota, ruokaa, työvoimaa, tietoa) ?

MISSÄ MUODOSSA?
lainatavaraa, saatua tavaraa, saatua rahaa,  tietotaitoa, työntekijöitä, talkoolaisia, harjoitustilaa, ruokaa?

KETKÄ?

esim. järjestöt, yhdistykset, yritykset & kaupungin organisaatiot

Budjetista: tee realistisia arvioita ja lisää vähän joustoa niin että budjetti on turvallinen. Pysy kärryillä paljonko rahaa on käytetty ja seuraa budjettia. Muokattavia budjettipohjia voi löytää netistä esim. täältä  

MiKä Maksaa Ainakin? 

• työntekijäkulut
• tapahtumapaikka?
• tapahtuman infra: katokset, telttapainot, äänentoisto, tekniikka, liikennemerkit, sähköt yms.
• Ruoka (voiko hyödyntää kauppojen ruokahävikkiä?)
• Tee minitutkimusta ja kysy apua järjestäjiltä, jotka tehneet vastaavanlaista tapahtumaa ennenkin.

MIkä yhteistyökumppani sopii tapahtumalleni? MISTÄ NIITÄ LÖYTÄÄ?

MIkä yhteistyökumppani sopii tapahtumalleni? MISTÄ NIITÄ LÖYTÄÄ?

AUTTAVIA KYSYMYKSIÄ JA TEHTÄVIÄ:

tee omista+ryhmän verkostoista mindmap tai kaavio
-> näistä voi löytyä apua kun mietitään yhteistyökumppaneita / tulevaisuudessa markkinointia /ohjelmaa

• asuinpaikka, missä aiemmin ehkä asunut?
• harrastukset + mahdolliset työpaikat + koulut mitä käynyt?
• muita verkostoja esim. paikat missä tottunut käymään yms?
• ystävien/puolison yms. työpaikat, harrastukset, muut verkostot?
• onko aiempia kumppanikontakteja?
• mitä muuta?
   

Esimerkki-MAija

• Ravintolassa töissä
• Harrastaa tanssia ja karaokea
• Lapset päväkodissa
• Asuu Kalliossa
• Aviomies paikallisradiolla töissä

TUNNE RYHMÄSI ja hyödynnä verkostojasi

Onko tapahtumalla aiempia verkostoja/tekijöitä/kumppanuuksia?
Muista aina ensin hyödyntää nämä! Dokumentoi työsi ja auta seuraavia tekijöitä

MIkä yhteistyökumppani sopii tapahtumalleni?
MISTÄ NIITÄ LÖYTÄÄ? >> KOHDERYHMÄ

• Mitä tapahtuman kohderyhmä harrastaa/kuluttaa/mistä kiinnostunut?
  Löytysikö esim. jotain yrityksiä joilla sama kohderyhmä?

• Onko tapahtumalla jotain mitä nämä yhteistyökumppanit voisivat haluta? (kohderyhmä, tuotteita, resursseja, status, verkostot)

Miten Lähestyä kumppanuuksia?

• Mitä tarvitsette? Määrittele tämä ensin
• Mitä yhteistyökumppanit haluavat? > tutustu ideoitujen yhteistyökumppanin toimintaan ja arvoihin + muihin projekteihin
• Kerro mikä voisi olla yhteistyön fokus, miksi he olisivat kiinnostuneita (esim. arvot, kohderyhmän tavoittaminen, kaupallinen tavoite, vaihtokauppa, hyväntekeväisyys )
• Ole ylpeä projektistasi, mitään ei tarvitse kerjätä
• Vältä massapostitusta, kerro mielummin harvemmalle kohdennettu ja persoonallinen ideasi
• Onko tapahtuman ohjelma + ideologia + muut yhteistyökumppanuudet synkassa yhteistyökumppanuuden kanssa>> saako olla "tuplakumppaneita" esim. useampi saman alan yritys. Ole läpinäkyvä toiminnastasi. 
• Ehdota yhteistyökumppanille tapaamista ja yhteiskehittelyä (sitouttaminen ja motivointi - samat lainalaisuudet kuin ryhmän muodostamisessa)
• Varaa aikaa tarpeeksi, mitä suurempi summa sitä enemmän aikaa

10-vuotias Arabian Katufestivaali etsii yhteistyökumppaneita!

Arabian Katufestivaali toteutetaan kokonaan vapaaehtoistyönä, emmekä siksi tulisi toimeen ilman upeita yhteistyökumppaneitamme. Aiempina vuosina mukana ovat olleet mm. Tikkurila, Finlayson, Helsinki Capital Partners, Geezers, Helen Sähköverkko ja Raikastamo.

Tapahtuma kerää yhteen joka vuosi entistä suuremman kattauksen kaupunkikulttuuria, katutaidetta, esiintyjiä, ruokakojuja ja kirpputoreja, ja 10-vuotisjuhlavuonna tiedossa on vielä entistä kokonaisvaltaisempi kulttuurikokemus. Uskomme arvopohjaisiin kumppanuuksiin. Yhdessä määriteltyjä arvojamme ovat yhdessä tekeminen, ekologisuus, epäkaupallisuus sekä uskonnollinen ja puoluepoliittinen sitoutumattomuus. Yhteistyökumppaneille tarjoamme:

• Näkyvyyttä sosiaalisessa mediassa ja muussa markkinoinnissa ennen tapahtumaa

• Kymmenien tuhansien kaupunkilaisten huomion tapahtumapäivänä

Miten sinä haluaisit näkyä Suomen suurimmassa kaupunkitapahtumassa?

Ota yhteyttä, niin jutellaan lisää mahdollisuuksista!

Esimerkki Arabian Katufestivaalin yhteistyökumppanipohjasta,jota muokattu aina yhteistyökumppanista riippuen + lisätty valmis ideariihi

Muista nämä

• Erotu muista tällä:
  Ota yhteistyökumppani mukaan ideointiin mutta kerro jo ensikättelyssä joku konkreettinen yhteistyöidea mistä lähteä työstämään
• Muista määritellä yhteistyökumppanin kanssa yhteiset tavoitteet mitä voidaan lopuksi arvioida!
• Pidä yhteistyökumppani ajantasalla projektistasi
• Muista kiittää ja kysyä palautetta

sekalaista sakkia

Ruokamyynti

• Teltat ulkotapahtumaan! Muista AINA telttapainot ja asianmukainen sitominen
• Mistä lainaksi/vuokralle?
  >> Kaupunginosa yhdistykset, partiolaiset, yritykset, muut ulkotapahtumat. Kätevimpiä helposti koottavat pop up-teltat.
  > hyvää vuokratavaraa myös omalle tapahtumalle jos varaa ostaa muutama!
• Jos lainatavara rikkoutuu korvataanko> Tehdäänkö sopimus etukäteen? Helppokäyttöisiä muokattavia sopimuspohjia netissä.
• Liikennemerkkejä, aitoja, lavarakenteita voi vuokrata Helsingin kaupungin Staralta (linkki tapahtumajärjestäjille)

• Myyntipaikan hintaan liittyy tapahtuman koon + muiden myyjien määrä
• Myyjien ottaminen saattaa vaikuttaa tapahtumalupaan ja sen hintaan
• Ruokamyyjiltä vaaditaan alkusammutuskalusto ja heidän on kunnioitettava hygieniasäädöksiä
• Kysy tarkkaan mitä myyjä vaatii: vesi, sähkö + muut  fasiliteetit
• Huolehtivatko itse jätehuollosta?

Jätehuolto (lähde:hel.fi)

• Järjestä tapahtuma-alueelle riittävä määrä jäteastioita ja käymälöitä.
• Huolehdi nurmikoiden ja istutusten suojauksesta.
• Huolehdi tilaisuuden aikaisesta siivouksesta + loppusiivouksesta.
• Suosi juoma- ja ruoka-astioiden osalta ensisijaisesti pestäviä kestoastioita jos kertakäyttöastioita huolehdi että ne ovat biohajoavia eikä muovisia. 
• Järjestä erilliskeräys käyttäessäsi maatuvia tai kierrätyskelpoisia kertakäyttöastioita.
• Tiedota jätehuoltojärjestelyistä sekä tapahtumassa työskenteleville että yleisölle.

Linkki: YMPÄRISTÖ-OPAS TAPAHTUMAJÄRJESTÄJÄLLE

(hyödyllisiä vinkkejä jätehuollosta, logistiikasta esim. julkisen liikenteen muutokset )

Apurahat & Avustukset

Kattava hakukone apurahatahoihin: http://www.aurora-tietokanta.fi
AURORA -tietokannasta voit etsiä tieteen, taiteen ja kulttuurin rahoitusmahdollisuuksia.

Helsingin kaupungin omat avustukset:
https://www.hel.fi/kulttuurin-ja-vapaa-ajan-toimiala/fi/avustukset/kulttuurin-avustukset/

Lyhyt vinkkipankki aPURAHOJEN hakuun

• Aloita haku ajoissa - hyvä hakemus vie aikaa, mutta ei ole lainkaan mahdotonta tehdä. Harjoitus tekee myös mestarin.
• Lue hakukriteerit tarkasti jos/kun joku jää epäselväksi lähetä rohkeasti sähköpostia tai soita hakutaholle
• Tutustu ehdottomasti projekteihin, jotka saaneet aiemmin myönteisen päätöksen 
• Älä lähetä samaa hakemusta eri tahoille - mieti mitä asiaa hakutaho painottaa (esim. Koneen säätiöllä rohkea avaus, rajojen ylittäminen, yllättävät kohtaamiset, uutuusarvo, monialaisuus, taiteen itsearvoinen asema)

Hakemuslomake

• perustiedot  
• tiivistelmä projektista

Työsuunnitelma

Budjetti

Muut liitteet

- esim suositukset

- cv:t

VINKKIPANKKI - APURAHAT

• Hakemuslomakkeen, työsuunnitelman ja budjetin on oltava täysin synkassa toistensa kanssa ja kerrottava samaa tarinaa
  >> käytännössä lomakkeessa ja budjetissa pitää olla kaikki mitä laajemmassa työsuunnitelmassakin mutta tiivistetysti tai numeroina, kaikkien osasten tulee toimia myös itsenäisinä kokonaisuuksina. Ne eivät täydennä toisiaan vaan kertovat samat tiedot.
• Määrittele hakemukseen muut haettavat apurahat, koska ne haetaan ja onko jo jotain jo myönnetty.
• Onko mahdollista saada jotain lausuntoja tai suosittelijoita vakuuttavuudeksi? Pyydä nämä hyvissä ajoin.
• Muista tarkastaa ohjeet vielä säätiön sivulta ennen lähettämistä. Tarkasta myös esim. kuinka isot liitteet saamat olla. Voiko liitteissä näkyä esim. jo visuaalista ilmettä tai kuvaa esityspaikasta.

Koskee kaikkia Elementtejä yms. muuta yleistä

TEKSTIVinkkejä

•  Kiinnitä huomiota siihen miltä teksti näyttää. Voiko tekstiä taittaa, vaihtaa fonttia, tehdä korostuksia, käyttää luettelomerkintöjä yms…? Älä kuitenkin sekoita liikaa elementtejä. Tärkeintä saada teksti näyttämään vieläkin selkeämmältä. Väliotsikointi työsuunnitelmassa on yleensä hyvä jäsennystapa.
• Muista tekstissä: selkeä, ytimekäs ja napakka, havainnollinen, uskottava, toteuttamiskelpoinen, innostava (tarina vie mukanaan). Kappaleen/hakemuksen alkuun tärkeimmät asiat.
• VÄLTÄ: turhia sanoja (kerro konkreettisesti), ylisanoja ja superlatiiveja, turhia adjektiiveja, passiivia, konditionaalia, verbejä kuten aikoa, pyrkiä yms. (pyrimme että projekti on….) Älä tee olettamuksia siitä että rahottajasi tuntisi projektiasi tai työskentelytapaasi. Kerro kaikki selkeästi.

Työsuunnitelma

Hakulomake

• Hakulomakkeen tiivistelmän teksti ei saa olla kopioitu hakemuksen työsuunnitelmasta - > näyttää huonolta. Kerro mielummin toisin sanoin.
• Apurahahakemuksen hakulomake on toimittava omana kokonaisuutenaan kertomaan mistä on kysymys, milloin on toteutus ja mihin tarvitaan rahaa yms.
• Tarkasta vielä kerran että lomakkeessa ja työsuunnitelmassa (+budjetissa ei ole ristiriitaisuuksia). Lomakkeessa tulee olla kaikki sama info kuin työsuunnitelmassa mutta vaan tiivissä muodossa.

TYÖSUUNNITELMA (JATKUU EDELLISELTÄ SIVULTA)

• esittele projektin toteuttajat ja mahdollisesti työnjako:
  Tekijät kannattaa esitellä lauseella tai kahdella, ei vain nimeä ja työnkuvaa. CV:t mukaan liitteeksi tarvittaessa (riittää että niissä keskitytään muutamaan viime vuoteen, olennaisiin meriitteihin ja tekemiseen, onko saatu jotain apurahoja, Cv:ssä  tai henkilön esittelyssä kannattaa mainita ihmisen motivaatio miksi haluaa tehdä projektia)
• yhteistyötahot ja verkostot (ja yhteistyönmuoto lauseella tai muutamalla, heittele yhtestyötahoja vaikket tietäisikään vielä varmistuuko ne)
• projektin vaiheet milloin tehdään mitäkin (voi eritellä projektin esim. eri vaiheisiin tai kirjoittaa kuukausikohtaisen suunnitelman)
• riskien hallinta ja tunnistaminen (ei piruja paperille vaan se mitkä ovat vahvuudet ja mahdollisuudet ja miten riskit vältetään.
• Työ/toteutusuunnitelmassa on hyvä olla otsikko ja ingressi. Ingressi tai työsuunnitelman ensimmäinen lause/lauseet tulee kertoa tiivistetysti ”kaikki” -> luo mielikuvan koko projektista. Muista että hakemuksen lukijat lukevat parhaimmillaan satoja tekstejä.

MUUT Liitteet

Budjetti

• Budjetissa pitäisi näkyä kokonaisbudjetti ja selkeästi myös eriteltynä kululaskelma mihin juuri tämä haettava apuraha menee projektissa
• Muista että tulojen ja menojen on täsmättävä eli tuloja ja menoja on oltava samanverran!
• Myös budjetti pitää olla synkassa työsuunnitelman kanssa  = Työsuunnitelmassa ei saa olla mitään tietoa mikä ei esiinny budjetissa

• budjetti ja työsuunnitelma on myös usein hakemuksen liitteitä. Muista nimetä liitteet aina esim. liite 1 budjetti! Liitteiden nimeämisellä saattaa olla ohje säätiöllä/hakutaholla
•  Katso mitä liitteitä vaaditaan:
  usein cv:t , suosittelut, yms.

Muutamia hyödyllisiä linkkejä Varainhankintaan

• Joukkorahoitus - https://mesenaatti.me/onnistunut-joukkorahoituskampanja/  
• Lippujen myynti: https://about.holvi.com
• Kulttuurialan verkostot: http://docplayer.fi/10766955-Halonen-katri-toim-kulttuuri-kokoaa-kulttuuritapahtumien-muuttuvat-verkostot-isbn-978-952-5797-21-3.html 

VISIOIDEN JA ARVOJEN PÄIVITTÄMINEN >apukysymyksiä

1. Minkä värinen tapahtuma on?
2. Mikä adjektiivi tai mielikuva kuvastaa tapahtumaa?
3. Mitä tapahtuma arvostaa elämässään?
4. Jos tapahtuma olisi ihminen mitä se rakastaisi tehdä?
5. Mitä tapahtumasi osaa tehdä parhaiten?
6. Kenen kanssa tapahtuma tykkää hengailla? > Kohderyhmää.

Määrittele koko ryhmän kanssa arvot, visio ja missio muutamalla sanalla/lauseella.  Linkki: Vinkkejä brändin määrittelyyn >>

Markkinointi & Tiedotus

Tiedottaminen
Viranomaisille, medialle, yleisölle

Markkinointi

pyritään tavoittamaan kohderyhmä ja valloittamaan se puolelleen

Tapahtumissa usein KÄytettyjä Markkinointi-/tiedotus keinoja

• Facebook-tapahtumat
• Sosiaalisen median postaukset ja kilpailut
• Julistemarkkinointi (2 aaltoa hyvä vinkki!)
• Ennakkotapahtumat
• Sähköpostilistat
• Menokoneet
• Tiedotteet > lehtijutut, radiohaastattelut
• Sähköiset näytöt esim. lähikirjastossa

Markkinointisuunnitelma

• Samat lainalaisuudet kun strategian suunnittelussa
• tunnista:
  - tapahtuman ydin muutamalla sanalla
  - arvot & motiivit
  - kohderyhmä
  - miten erotutaan kilpailijoista
  - tiedostetaan vahvuudet ja heikkoudet
  
  Näistä syntyy>>>Punainen lanka markkinointiin

1. Alkukartoitus ja markkinoinnin ydin

Markkinointisuunnitelma

2. konkreettiset tavoitteet

Mitä halutaan saavuttaa markkinoinnilla?
- Esim. lipunmyyntitavoite, kävijätavoite, positiivinen palaute? Helsingin Sanomien huomio?

Mihin halutaan panostaa markkinoinnissa?
- (Sosiaalinen media, yllätyksellisyys? Nuoren yleisön huomio?)

Miten markkinointi näyttää myös tapahtumalta itseltään? 

- luonne & arvot & kohderyhmä

Henkilö + aika + raharesurssit mahdollisimman tarkasti
- mitä voidaan tehdä näissä puitteissa? Tee kunnianhimoisia mutta realistisia suunnitelmia

Miten tehdään päätöksiä? - Pienemmän tiimin vai koko ryhmän voimin?

Markkinointisuunnitelma

3. TOIMINTASUUNNITELMA

tapahtuma

idea

alkukartoitus
& tavoitteet

toimintasuunnitelma

4. toteutusvaihe & seuranta

tavoitetaanko oikeita henkilöitä?

Edetäänkö aikataulussa?

Tietääkö kaikki mitä tehdään?

5. Arviointi

Mikä onnistui?
Mitä voisi tehdä toisin?

Tiedon dokumentointi seuraavia tapahtumia varten

MITÄ MARKKINOINTI- / TIEDOTUSKANAVIA VALITA?

Tutustu kohderyhmäsi toimintaan!
 

MISTÄ KOHDERYMÄSI ON KIINNOSTUNUT?
harrastukset, paikat, muut tapahtumat, kiinnostuksen kohteet, mitä muuta?
-> löydä kanavat näiden perusteella.
 

Miksi he olisivat kiinnostuneita osallistumaan? Kysy kohderyhmältä!

MITÄ MARKKINOINTI / TIEDOTUS KANAVIA VALITA?

Mitä kanavia kohderyhmäsi seuraa?
Mitkä olisivat toimivia viestintätapoja?
Nettisivut, some (esim. FB, Instagram, twitter, snap chat > mitä asioita täältä etsivät?), uutissivustot, paikallislehdet, muut lehdet, ilmoitustaulut, postituslistat, tapahtumat, lehtimainokset, julisteet, lentolehtiset, kilpailut
-> tee valmis pressilista
-> luo menokonetunnuksia ja lista ilmoitussivuista

MISSÄ VOIN TIEDOTTAA?

Tiedotteet & Tiedottavat tekstit

Luodaan markkinoinsuunnitelman ja punaisen langan mukaisesti

VINKKI:

- Kannattaa kirjoittaa yhteistyössä jonkun muun kanssa - ymmärtääkö ulkopuolinen ensisilmäyksellä mistä kyse?

- Hio useamman päivän aikana valmiiksi

TIEDOTE

1. Houkutteleva otsikko
2. Asia tiivistettyvä yhteen kappaleeseen + Miksi kyseistä mediaa voisi kiinnostaa
3. Tiedote tekstinä + (LIITTEENÄ)

4. Linkitä MAHD. kuvat&VIDEOT mukaan
5. Kerro yhteystietosi ja kuinka ottaa yhteyttä

TIEDOTTEEN LÄHETTÄMINEN

Tiedote-esimerkki linkin takana

https://tasmateatteri.com/medialle/

SOME=SOSIAALINEN MEDIA

Edelleen -> Mieti miten kohderyhmäsi käyttää sosiaalista mediaa

MIETI PUNAISTA LANKAA JOKA JULKAISUSSA

Yleisesti:

• Lyhyt, simppeli viesti kultaa somessa.Muista tämä myös esim. tapahtumakutsussa

• hyvä kuva toimivampi kuin hyvä teksti, hyvä video saa jakoja enemmän kuin hyvä tiedote

• Kohderyhmän tunteminen avainasemassa

• Kampanjat ja kilpailut -> tunne säännöt

Graafikko

Helppokäyttöinen graafisen suunnittelun työkalu: www.canva.com

TURVALLISUUS 

Kuinka turvallista tulisi kävijällä olla?
Mitä haluamme taata kävijälle?

"Tapahtuma on onnistunut kun kaikki ovat hengissä" 

Vaikka jotkin asiat saattaisivat tuntua mitättömiltä ja holhoamiselta, on sääntöjen ja lupien taustalla ajatus ihmisten turvallisuudessa. 

LUPALINKKEJÄ

Todella kattava opas haettavista luvista Helsingissä:
http://www.visithelsinki.fi/fi/ammattilainen/tapahtumajarjestajat/tapahtumajarjestajan-ohjeet/tapahtumajarjestajan-ohjeet

Nopea läpileikkaus uudistuksista kaupungilla:

https://www.hs.fi/kulttuuri/art-2000004823485.html

Poliisin ohjeita ja lomake ilmoitus yleisötilaisuudesta
http://www.poliisi.fi/luvat/ilmoitus_yleisotilaisuudesta
Teoston selitys tapahtumiin tarvittavista luvista:

https://www.teosto.fi/kayttajat/tarvitsenko-luvan/tapahtumat-festivaalit-konsertit-muut
Teoston lupapolitiikasta yleisölle avoimissa tilaisuuksissa:https://www.teosto.fi/teosto/artikkelit/tapahtumalupa

Yleisimpiä lupia

Sähköinen tapahtumailmoitus (kaupunki)

- Maanomistajan lupa (kaupunki vai yksityinen?)
- Pelastussuunnitelma (yli 200 hlö) pelastusviranomaisille suunnitelma tulee myös hyväksyttää poliisilla eli liittää poliisin lupahakemukseen

- Melulupa - kaupungin tapahtumailmoituksessa nykyään

tapahtumailmoitus poliisille

Tekijänoikeusluvat - teosto, gramex yms..

Muita yleisiä huomioitavia:

- Ruoan myynti
- Alkoholin annistelu

- ilmoitus ympäristökeskukseen (yli 500 hlö tapahtua)

vinkkejä

- Aloita hyvissä ajoin ja ota selvää mitkä luvat tulee hakea

- selvitä deadline eri luville (usein noin 1kk-14 vrk ennen tapahtumaa)

- Selvitä ja ota puhelin käteen > ohjeet ovat usein suuntaa-antavia eivätkä oikeasti niin tiukkoja miltä vaikuttavat lomakkeissa.
- Kysy vinkkejä kollegoilta

- Muista, että käytänteet voivat muuttua! Tarkasta aina oman kaupunkisi ajankohtaiset ohjeistukset lupapolitiikan suhteen.