ecm vs gestão de documentos
afinal, o que é gestão de conteúdo?
goiânia, brasil, november 20TH, 2014
evolução do ser humano e da informação
mas, o que é um documento?
então, um documento pode ser...
IMAGEM
DOCUMENTOS DE TEXTO
PLANILHAS ELETRÔNICAS
GRÁFICOS, DESENHOS, APRESENTAÇÕES
EMAILS, MULTIMIDIA, VIDEOS
OU SEJA, UM DOCUMENTO É...
... TODA INFORMAÇÃO REGISTRADA, INDEPENDENTE DA FORMA OU DO SUPORTE, PRODUZIDA NO DECORRER DAS ATIVIDADES DE UMA INSTITUIÇÃO OU PESSOA.
TODO ESSE CONTEÚDO PODE SER DEFINIDO COMO
CONHECIMENTO CORPORATIVO.
tipos de conteúdo
Limit[f[x],x->2,Direction-> -1]
Limit[f[x],x−>2,Direction−>−1]
informação não estruturada
informação estruturada
1010 1110 1010 0010 0101 0001 1001
4d25 3f5a 69de 1eaf
tipos de conteúdo
informação não estruturada
informação estruturada
toda informação que pode ser utilizada por humanos
toda informação que pode ser processada por sistemas
ciclo de vida do documento
create
store
retrieve
distribute
dispose
gestão eletrônica de documentos
também conhecido por ged, pode ser descrito como um conjunto de tecnologias que permitem às organizações gerenciar seus documentos em formato digital. Ressaltando que esses documentos pode ter origens diversas como papel, microfilme e outros..
gestão eletrônica de documentos
records management
core ged
document management
workflow
cold
document imaging
document imaging
popularmente conhecido como, digitalização de documentos, permite conversão de documentos em meios analógicos para o meio digital. Esse processo é composto pela: preparação, digitalização, indexação e arquivo do documento.
document management
permite o gerenciamento de documentos eletrônicos implementando as funcionalidades de gerenciamento de versão, gerenciamento de uso e controle de segurança. além disso, deve permitir a conversão de formato do documento eletrônico auxiliando na publicação do objeto.
records management
o records management, controla o ciclo de vida de um documento, seja ele analógico ou digital. o ciclo de vida contempla desde sua criação até seu descarte.
cold
é o acrônimo de computer output to laser disc, e, trata-se da capacidade de gerenciar relatórios em texto puro permitindo a recuperação amigável.
workflow
realiza o gerenciamento dos fluxos de trabalho baseado em documentos, permitindo que processos manuais sejam transferidos para o meio digital.
enterprises content management
são estratégias, métodos e ferramentas usadas para capturar, gerenciar, armazenar, preservar e distribuir conteúdos e documentos relacionados a processos organizacionais.
enterprises content management
ou seja, o ecm é...
um modelo formalizado de organização e armazenamento dos documentos organizacionais, e de, outros conteúdos, que são produzidos no decorrer dos processos organizacionais.
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a evolução da gestão eletrônica de documentos
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gestão eletrônica de documentos + a agilidade e dinamismo da web 2.0
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o ecm é voltado para toda organização.
sendo assim podemos dizer que o ecm é...
por que implementar uma
ferramenta de ecm?
porque gerenciar conteúdos não é mais suficiente.
acessar as versões corretas de registros/documentos é crucial, mas as organizações devem ir além. os conteúdos devem ser gerenciados a fim de alçar os objetivos do negócio. e, nessa estratégia que estão as ferramentas de ecm.
a implementação de uma ferramenta de ecm visa atender 4 importantes necessidades:
colaboração
continuidade
custo
compliance
deve ser visto com uma oportunidade de melhorar os processos básicos do negócio e não somente como um aumento de custos do negócio. as estratégias de ecm devem ser implementadas em áreas chave. a fim de facilitar o cumprimento da politicas compliance.
compliance
é normalmente focado em garantir o funcionamento da infraestrutura de ti de um organização. isso por que todo conhecimento das organizações em geral é baseado em documentos eletrônicos. Assim, o Ecm torna-se chave para permitir a continuidade. as tecnologias de ecm permitem a criação de repositórios centralizados onde toda informação vital residirá.
continuidade
é a arte de trabalhar em grupo. o ponto chave da colaboração efetiva é a utilização de uma série de tecnologias que permitam que se trabalhe quando e onde for necessário. quando se trabalha com colaboração deve-se ficar atento a gestão de documentos, conhecimentos e compliance.
colaboração
o ecm pode ter um custo incial alto, mas isso não se compar ao custo de não ter o seu conteúdo gerenciado. em geral esse custo não é mensurado até que seja tarde. entender os custos envolvidos com perdas de vários tipos, permite a visão do valor agregado ao investimento em ecm.
custo
ciclo de vida do documento - contexto ecm
ecm a evolução do ged
como já citado, o ecm trata-se de um conjunto de estratégias que extende técnicas do ged e agrega outras mais, que serão apresentadas a seguir...
taxonomia
provê uma estrutura formal à informação, baseada nas necessidades individuais do negócio. a categorização do conteúdo automatiza o arquivamento do conteúdo (imagens, e-mails, etc.) para recuperação futura.
repositórios
os conteúdos estruturados e não estruturados são o coração dos sistemas de ecm. são onde os dados e investimentos estão. a chave é possuir a informação disponível assim que ela é armazenada.
storage
as tecnologias de storage (discos óticos, magnéticos, fitas, microfilmes, raid, papel) provê opções para armazenar o conteúdo on-line, near-line ou off-line para acesso rápido, de acordo com as necessidades de recuperação.
integração de conteúdo
permite que conteúdos dissipados pareçam e atuem como se tivessem em um repositório único.
busca e recuperação
um dos maiores benefícios de um sistema robusto de ecm e a capacidade de recuperar o que foi armazenado, ATRAVÉS de indexação, taxonomia e serviços de repositório localizando a informação facilmente no sistema.
publicação
permite o envio do conteúdo para onde e quem seja necessário, através de ferramentas que permitem o envio via impressora, e-mail, web services, portais, sms, rss, etc..
segurança
restringe o acesso ao conteúdo, durante a criação, gerenciamento e publicação, através de tecnologias de digital rights MANAGEMENT, assinatura digital e chaves de acesso.
colaboração
permite que usuários individuais, como funcionários ou parceiros de negócio, facilmente criem e gerenciem times e projetos, independentes das localizações geográficas. tecnologias que facilitam a colaboração, criação de conteúdo por grupos e tomada de decisão.
armazenamento a longo prazo
o conteúdo que deve ser preservado por décadas, deve ser gravado em mídias como papel e microfilme, para que seja atingida a longevidade necessária. o ecm possui ferramentas que auxiliam esse processo.
tecnologias ecm
tecnologias ecm
conforme falamos o ecm, trata-se da evolução do ged, tanto no aspecto visibilidade na organização deixando o foco departamental para o organizacional e, além disso, visando as particularidades advindas da web e novas tecnologias em gestão de documentos
tecnologias ecm
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business process management
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gerenciamento de e-mail
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web content management
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digital asset management
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enterprise report management
business process management
é a evolução do workflow voltada ao contexto web. baseia-se na implantação de frameworks utilizados para desenvolver, implementar, monitorar e otimizar multiplos tipos de automação.
gerenciamento de e-mail
os e-mails devem ser classificados, armazenados e consistentemente destruídos seguindo os padrões do negócio, assim, como qualquer documento ou registro.
web content management
auxilia os processos de criação, revisão, aprovação e publicação de conteúdo. Também conhecido como content management systems
digital asset management
similar ao ged, tem seu foco na armazenagem, auditoria e usos de documentos em mídias ricas.
enterprise report management
é a evolução do cold atualizando-o para o cenário enterprises.
mercado ecm
pesquisa realizada pela gartner 2010
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a marca microsoft é tida como LÍDER devido a grande aceitação do sharepoint, em sua versão 2010.
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um dos pontos que garantiram esse sucesso é a interdependência e interoperancia entre suas ferramentas, como - sharepoint, suite office, exchange e sql server
mercado de ecm - 2010
mercado nacional de ecms
EM ENTREVISTA À REVISTA DOCUMENT MANAGEMENT (BATIMARCHI, 2009), OS EXECUTIVOS DOS PRINCIPAIS PLAYERS DO MERCADO DE ECM INSTALADOS NO BRASIL CITAM QUAIS AS TENDÊNCIAS DO MERCADO PARA OS PRÓXIMOS ANOS. DESTES DESTACAM-SE ALGUNS, COMO ANDRÉ BUSNARDO, DIRETOR DE VENDAS INDIRETAS DA ORACLE BRASIL, E EDUARDO KFOURI, GERENTE-GERAL DA OPENTEXT, QUE CITAM A UTILIZAÇÃO DA WEB 2.0 E ENTERPRISE 2.0 COMO FERRAMENTAS INTEGRADAS A SOLUÇÃO DE ECM O MAIOR TÓPICO PARA O FUTURO.
KFOURI ADICIONA AINDA A IMPORTÂNCIA NO GERENCIAMENTO DE EMAILS, BASTANTE IGNORADO PELAS ORGANIZAÇÕES, ENTENDIMENTO QUE É COMPARTILHADO TAMBÉM POR CARLOS CUNHA, DIRETOR-GERAL DA ECM BRASIL.
mercado nacional de ecms
O DIRETOR-PRESIDENTE DA XEROX BRASIL ACREDITA QUE O PONTO FUNDAMENTAL NO FUTURO DO ECM SERÁ A INTEGRAÇÃO DAS SOLUÇÕES DE GESTÃO DE CONTEÚDO COM AS FERRAMENTAS BASE DE NEGÓCIO DOS CLIENTES, COMO ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP) E BUSINESS INTELLIGENCE (BI), ALÉM DO AUMENTO NA ACEITAÇÃO DAS SOLUÇÕES FORNECIDAS NO FORMATO SAAS.
mercado nacional de ecms
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obrigado!!
