Chapitre 1

Méthodologie de Gestion de projet

BSIO2 - SI7 - Intégration et adaptation d'un service

BTS SIO - AMEP Route de Redoute - Année scolaire 2016-2017 préparé par Axel Féliot

Présentation du module SI7

"Ce module permet de construire les savoirs et les savoir-faire liés à l'intégration d'un service dans l'organisation et à son maintien en condition opérationnelle à partir de la mobilisation complémentaire des compétences spécifiques aux deux parcours."

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Contenu du module SI7

Séquence 1 : La gestion de projet

Séquence 2 : La gestion de parc

Séquence 3 : La continuité de service

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Introduction à la gestion de projets

Définition de base

Un projet est un ensemble de ressources humaines, matérielles et financières investies ensemble dans une entreprise temporaire afin d’atteindre un seul but spécifique et unique.

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Les opérations

Processus répétitif pour un effort continu

 

Initiatives permanentes qui produisent des résultats répétitifs , des ressources allouées à faire le même ensemble de tâches et produisent une sortie standard . 

Les projets

Investissement temporaire avec un début et une fin

 

Produit un extrant (résultat, produit ou service) unique

Introduction à la gestion de projets

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Caractéristiques d'un projet

• Constitue une partie (« building block ») de la stratégie de croissance de l’entreprise;
• Est une solution à un problème ou une réponse à une opportunité;
• Est unique;
• A des objectifs et une étendue  spécifiques et diversifiés;
• A des contraintes de temps/budget/ressources;
• Est souvent multi-disciplinaire;
• A un client, le promoteur.
• Un objectif clairement établi
• Une durée déterminée qui comprend un commencement et une fin
• Habituellement, la participation de plusieurs services et spécialistes
• En général, l’exécution d’un travail jamais effectué auparavant
• Des exigences précises en matière de temps, de coûts et de rendement

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Les projets et la stratégie d'entreprise

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1. Les intervenants

• Le(s) promoteur(s) ou porteur(s) de projet
• Le gestionnaire et son équipe
• Le(s) mandataire(s)
• Les utilisateurs

Les éléments d'un projet

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1. Les intervenants

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1. Les intervenants et leurs préoccupations

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La maîtrise d'ouvrage (MOA)

Qui est-ce ?

• L’entité qui constate un besoin
• L’entité qui désire réaliser un projet pour répondre à un besoin

Responsabilités avant le projet

• Sélection du projet
• Étude de faisabilité
• Décision de réaliser

Responsabilités pendant

• Choix du(des) mandataire(s)
• Approbation des plans d’exécution
• Surveillance de l’exécution

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Responsabilité après

• Évaluation

Risques et profits du promoteur

• Investit les fonds requis pour la réalisation
• Assume les risques
• Tire son profit de l’exploitation de l’extrant du projet

 

La maîtrise d'ouvrage (MOA)

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La maîtrise d'oeuvre (MOE)

Qui est-ce ?

• L’entité qui a la charge de conduire le projet
• Peut être interne, ou externe à contrat

 

Responsabilités avant le projet

• Coordination et communication entre les parties prenantes
• Peut être consultée pendant l'Étude de faisabilité
• Fait approuver le budget du projet par la MOA

 

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Responsabilités pendant

• Communication entre parties prenantes
• Pilotage de l’exécution
• Gestion du changement et des incidents

Responsabilité après

• Clôture du projet

Risques et profits du gestionnaire de projet

• Met en jeu son éthique et sa crédibilité professionnelle
• Responsable de la bonne conduite du projet
• Doit être couvert par une assurance professionnelle
• Tire son profit de la réussite potentielle du projet

La maîtrise d'oeuvre (MOE)

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Le Mandataire

Qui est-ce ?

• L’entité qui exécute le projet
• Interne, ou externe à contrat (appelé alors Sous-Traitant)

 

Responsabilités avant le projet

• Planifier le projet en détail
• Créer la liste des tâches
• Établir l’échéancier
• Répartir le budget
• Vérifier la disponibilité des ressources

 

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Le Mandataire

Responsabilités pendant

• Exécuter le projet
• Produire et livrer l’extrant
• Respecter les termes du mandat
  

Responsabilité après

• Participer à la clôture du projet (rapports)

Risques et profits du gestionnaire de projet

• Tire ses revenus et ses profits de l’exécution efficace du mandat
• Assume les risques prévus au contrat
  

 

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• Bénéficiaires de l’extrant du projet
• Déterminent la réussite ou l’échec
• Devraient être impliqués dès le début

 

Les utilisateurs

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Interractions entre intervenants

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Les éléments d'un projet

2. Les contraintes

Coût

• Réaliser le projet en respectant le budget

Temps

• Réaliser le projet dans les délais prescrits

Qualité

• Livrer l’extrant selon les spécifications du promoteur

 

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2. Les contraintes

Les éléments d'un projet

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Les éléments d'un projet

3. Le cycle de vie du projet

Pour qu'il soit géré dans un contexte de qualité, un projet doit suivre différentes phases au terme desquelles des points de contrôle doivent être définis.

Chaque étape fait l'objet d'un livrable et d'une validation à partir d'un document spécifique. Cela permet de maîtriser la conformité des livrables à la définition des besoins ainsi que de s'assurer de l'adéquation aux objectifs de coûts, de qualité et de délai.

Ces étapes de validation permettent de déceler les non conformités au plus tôt et de s'adapter aux nouvelles contraintes dues aux aléas non prévus initialement. La maîtrise du temps alloué à chaque tâche est primordiale et l'analyse des risques est indispensable. 

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Les éléments d'un projet

3. Le cycle de vie du projet

Découpage PMI

1. La définition
2. La planification
3. L’exécution
4. Le suivi et contrôle
5. La clôture

 

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Découpage MERISE (3C)

1. La phase préparatoire ou Cadrer
2. La réalisation ou Conduire
3. La fin de projet ou Conclure

 

A chaque étape, il peut être décidé d'arrêter le projet si la maîtrise d'ouvrage estime que les objectifs ne pourront pas être tenus.

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Les éléments d'un projet

3. Le cycle de vie du projet

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Le cycle de vie d'un projet

1. La phase de définition du projet

But

• Prendre une décision relative à la réalisation d’un projet

Activités

• Identification d’un besoin
• Identification d’un projet comme réponse au besoin
• Définition du projet : paramètres clés
• Analyse de faisabilité

Sous la responsabilité du promoteur

Souvent qualifiée de Phase préparatoire ou d'Avant-projet

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1. La phase de définition du projet

Le cycle de vie d'un projet

À la fin de la phase de définition

• Décision du promoteur de réaliser le projet ou non
• Choix du(des) mandataire(s) par le promoteur

ou/et

• Lancement de l'appel d'offres
• Recherche de financement

 

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Le cycle de vie d'un projet

2. La planification du projet

But

• Planifier l’affectation des ressources à l’exécution du projet

Activités

• Déterminer le travail à faire
• Établir l’échéancier (calendrier)
• Répartir le budget
• Affecter les ressources

Sous la responsabilité du mandataire et du chef de projet

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À la fin de la planification

• Mise au point de documents formalisant le projet et indiquant les conditions organisationnelles de déroulement du projet.
• Approbation du plan d’exécution par le promoteur
• Mise en route du projet par le mandataire 

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2. La planification du projet

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Buts

• Produire l’extrant et le livrer au promoteur
• Respecter les contraintes ($, T, Q)

Activités

• Direction et coordination
• Contrôle de l’avancement (T)
• Contrôle des coûts ($)
• Contrôle de la qualité (Q)
• Gestion des changements

Sous la responsabilité du mandataire et du chef de projet

Le cycle de vie d'un projet

3. L'exécution, suivi et contrôle du projet

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À la fin de l’exécution

• Approbation de l’extrant par le promoteur
• Fin du projet par le mandataire
• Préparation par le chef de projet pour la phase de clôture

 

 

Le cycle de vie d'un projet

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3. L'exécution, suivi et contrôle du projet

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Le cycle de vie d'un projet

4. Clôture du projet

But

• Dégager les leçons techniques et de gestion que l’on peut tirer du projet complété

Pour la MOA

• Performances du gestionnaire de projet et du mandataire
• Plan d'exploitation de l’extrant
• Analyse de la rentabilité du projet

Pour la MOE

• Performance de la planification
• Evaluation critique du choix et de l'affectation des ressources
• Rentabilité du mandat

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Le cycle de vie d'un projet

4. Clôture du projet

Activités du promoteur

• Clore tous les dossiers en cours
• Archiver les documents importants

Activités du chef de projet

• Revue de performance personnelle et de l'équipe et Distribution des récompenses
• Clore la facturation et les bons de commandes

Activités du mandataire

• Clore tous les dossiers en cours
• Archiver les documents importants
• Libérer et réaffecter les ressources

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Cas pratique : Renouvellement d’un parc d’ordinateurs

Le service de facturation de votre entreprise doit renouveler son parc de 10 postes de travail, qui sont désormais amortis et obsolètes. Les employés du service se plaignent de lenteurs. En tant qu'unique informaticien de la compagnie, le VP vous confie ce projet. Il vous communique les caractéristiques attendues des stations:
Ram 8 GO (le logiciel de facturation est très gourmand)
Station de travail compacte (environnement de travail confiné)
La station doit être équipée de carte Wifi.
Il affirme que le budget du projet est "illimité", car il compte le financer par un crédit à 3 mois sans frais
Toutefois, il vous demande de faire attention, ce service est jugé "critique" : un employé ne peut rester plus de 2h sans poste de travail. Il aimerait que le projet soit terminé avant le 15  octobre 2015.

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Cas pratique : Renouvellement d’un parc d’ordinateurs

En tant que chargé de projet, vous devez réaliser les activités suivantes :

Identifier pour ce projet :

• les intervenants;
• les contraintes propres à ce projet;
• les risques associées à un tel projet.

Proposer un plan d'exécution

Estimer un budget pour ce projet

Établir un échéancier de projet

Lister les ressources à affecter au projet.

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La méthodologie de projet

La gestion de projet est une démarche visant à organiser de bout en bout le bon déroulement d’un projet.

 

Lorsque la gestion de projet porte sur un ensemble de projets concourant à un même objectif, on parle de gestion de programme.

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La méthodologie de projet

• Démarche en 5 phases
• Démarche de jalonnement
• Démarche de cycle en V
• Démarche de découpage en tâches (PERT)
• Démarche de découpage en activités (WBS)
• Démarche par motif de conception (méthodes Agile)

 

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1. Démarche en 5 (6) phases

1. L'étape d'Observation (rencontre des membres)
2. L'étape de Cohésion (équipe soudée)
3. L'étape de Différenciation
4. L'étape d'Organisation
5. L'étape de Production
6. L'étape de Révision (clôture de projet)

La méthodologie de projet

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2. La démarche de jalonnement

Les jalons permettent de faire le point sur le projet et de n'engager la phase suivante que si tout va bien.

Le jalonnement se préoccupe moins du contenu que de l'appréciation du résultat de chaque phase, sur lequel le client est amené à se prononcer.

 

Phase = résultat = jalon

 

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3. La démarche de cycle en V

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4. La démarche de découpage en tâches

On aborde le projet par un découpage en sous-ensembles élémentaires, c'est à dire par activités à fonction simple : les tâches.

La méthodologie de projet

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5. La démarche de découpage en activités (WBS)

Work Breakdown Structure (WBS) consisite en un découpage hiérarchique en activités.

 

Le découpage doit se poursuivre jusqu'au niveau optimal nécessaire pour :

• connaître la durée de l'activité,
• connaître les ressources responsables,
• connaître le coût de l'activité.

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6. La démarche par motif de conception

Approche de la gestion de projet selon des principes et pratiques issus de l'expérience du chargé de projet.

Par exemple, la méthodologie AGILE, décrite dans le Agile Manifesto ,comprend 12 grands principes de gestion de projet de développement logiciel, tous articulés de 4 valeurs : 

• Les individus et leurs interactions plus que les processus et les outils
• Des logiciels opérationnels plus qu’une documentation exhaustive
• La collaboration avec les clients plus que la négociation contractuelle
• L’adaptation au changement plus que le suivi d’un plan

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