La tecnología y su entorno
Unidad 4: Proyectos Empresariales
4.1 Gestión de proyectos de innovacción
La gestión de proyectos es la disciplina de organizar y administrar recursos de manera tal que se pueda culminar todo el trabajo requerido en el proyecto dentro del alcance, el tiempo, y coste definidos.
Un proyecto es un esfuerzo temporal, único y progresivo, emprendido para crear un producto o un servicio también único.
Por gestión de la innovación se entiende, hoy día, la configuración de procesos fiables y repetibles, que fomenten una cultura y un clima de la identificación de problemas, solución de problemas, aportación de nuevas ideas, asunción de riesgos, fallos rápidos y prototipado.
A través de esta cultura/clima, y con un liderazgo comprometido y suficientes recursos, las ideas más prometedoras pueden llevarse a la realidad
Para apreciar el grado de orientación de una empresa a gestionar proyectos de innovación, se pueden observar tres criterios:
• La forma en que los proyectos son coordinados en portafolios.
• La forma en que los proyectos son dirigidos oficialmente por directores de éstos.
• La forma en que son desarrolladas las competencias de los directores de proyectos.
¿QUÉ ES UN PROYECTO?
El término proyecto viene del latín proiectus y tiene diversos significados. En esta clase entenderemos por proyecto esencialmente al conjunto de actividades (tareas que deben ejecutarse) coordinadas e interrelacionadas que tienen un inicio y un fin definidos, y que utiliza recursos (personal, información, capital de trabajo, hardware, servicios, equipamiento, etc.) limitados y previamente establecidos para lograr un objetivo específico.
La gestión de proyectos es una disciplina desarrollada en las últimas décadas para aplicar técnicas y herramientas a las actividades y recursos que conforman un proyecto para lograr sus objetivos. Ésta contempla cinco fases clave:
- Definición
- Planificación
- Ejecución
- Control/Evaluación
- Finalización o cierre
1. Definición.
En esta etapa se sientan las bases para que el proyecto pueda desarrollarse correctamente.
Es fundamental que su director establezca claramente su alcance, es decir lo que se espera lograr.
El director debe llegar a un entendimiento lo más claro posible con el mandante respecto del resultado esperado, así como el tiempo, recursos y equipo de trabajo requeridos.
En esta negociación se deben concordar también los mecanismos de gestión para lograr los objetivos y la forma en que será evaluado su avance.
2. Planificación.
Una vez definido el alcance del proyecto y el equipo de trabajo, se pasa a la etapa de planificación, donde se elabora un mapa detallado para lograr los objetivos concordados.
El proyecto se desglosa en actividades, se definen sus interrelaciones, se estiman los recursos y tiempos requeridos para cada tarea.
El equipo debe identificar las variables que podrían afectar el proyecto, estudiar los riesgos y la forma de minimizarlos.
3. Ejecución.
En esta etapa se ejecuta el plan elaborado según la secuencia y utilizando los recursos definidos.
La ejecución requerirá adaptaciones a los imprevistos y cambios, teniendo en mente el objetivo final y los requerimientos de costo, tiempo y calidad.
Es la fase más compleja,pero una buena planeación tiende a reducir su dificultad.
4. Control/Evaluación.
En paralelo con la ejecución del proyecto el equipo debe definir e implementar métricas que permitan conocer su evolución, que con una alta probabilidad será diferente a lo planificado.
Por ejemplo, su grado de avance, resultados parciales, recursos utilizados, tiempos de desarrollo, etc.
Con esta información la iniciativa debe ser reevaluada perió- dicamente y el equipo deberá hacer los ajustes necesarios.
Una de las posibilidades de esta reevaluación es manifestar la necesidad de cerrarlo anticipadamente por sus bajas posibilidades de éxito.
Esta es una decisión difícil de tomar en la práctica, pero es fundamental para evitar que proyectos no viables sigan requiriendo recursos escasos y valiosos de la compañía.
5. Finalización o cierre.
Al finalizar una iniciativa de innovación exitosa, normalmente sus resultados son transferidos a operaciones de modo que sea explotada comercialmente.
Junto a lo anterior es importante que la organización almacene el nuevo conocimiento logrado y aprenda de la experiencia.
Se recomienda que el equipo elabore un reporte de los resultados reales versus lo planificado y entregue retroalimentación para futuras iniciativas.