SLACK
Smart bruk av Slack?
-
Bakgrunn
-
Personlig tilpasning
-
Innhold
-
Åpenhet
-
Retningslinjer
-
Deres tips & triks/diskusjon
Agenda
Kollokviet er et tiltak på dette!
Bakgrunn
Enkelte synes det er vanskelig å få oversikt i Slack
Åpenhet er viktig
I workshop for samhandling mellom MRS teamene ble det identifisert bl.a. følgende:
Ikke glem at slack gjør oss enormt mye mer effektive og smidige enn alternativet...
Bakgrunn - del 2
Men vi kan bli bedre!
Slack har massivt med konfigurasjonsmuligheter, vi ser på hvordan man kan tilpasse sin slack for å få bedre oversikt.
Personlig tilpasning
Enkelte synes det er vanskelig å få oversikt i Slack.
Hvordan holde god oversikt over et høyt antall kanaler?
Personlig tilpasning: kanaler
Rydd opp! Arkiver ubrukte kanaler.
Forlat ikke-relevante kanaler
Del opp i seksjoner!
Personlig tilpasning:
Varsling
Følge en tråd uten å delta?
Slutte å få varsler for en tråd
Styring av varsler for
en kanal
Personlig tilpasning:
Varsling
Ikke forstyrr!
Personlig tilpasning:
Påminnelser
Følge opp en melding senere:
Få påminnelse: /remind
Skriv til deg selv!
Planlegg fremtidige meldinger
Personalig tilpasning: VIP
Definer VIP personer for prioritert oppfølging
Vil da som standard overstyre pausede varsler
Stjeler forhåndsvisning av lenker mye fokus? Slå det av i innstillinger:
Profile picture > Preferences > Messages & media > Inline media & links: uncheck Show images and files from linked websites and Show text previews of linked websites
Personlig tilpasning: diverse
Det er massivt med
konfigurasjonsmuligheter
Personlig tilpasning: diverse
Potensielt forbedret søk ved å sortere etter nyeste innlegg istedenfor de mest relevante
Hvordan putter vi innhold inn i slack på en god måte?
innhold
- Bruk den best egnede kanalen for din melding
- Trengs en rydding i hvilke kanaler vi har?
- Ikke bruk en kanal som en chat, start tråder og følg opp med meldinger i tråden
- Vurder å lage en Readme canvas i kanaler om hvordan kanalen skal brukes
- Arkiver kanaler når behovet for dem ikke er der lenger
innhold: kanaler
- Før du lager en ny tråd, sjekk om den allerede finnes
- Diskuter et tema i en tråd, ikke i kanalen! Du plager alle andre med uleste meldinger når du skriver i kanalen. I en tråd kan de som ønsker følge med.
-
En sak = en tråd
- og ikke stjel en annens tråd med nytt ikke-direkte relatert spørsmål
- Hold den første posten kort og konsis, store lange poster stjeler mye av skjermplassen i kanalen - skriv detaljene i en ny melding inne i tråden
innhold: Tråder
- Inkluder nok informasjon, eks. relevant kontekst, lenker, versjonsnummer - men hold det konsis og kortfattet. KISS
- Nummerer/bokstavifiser flere tilhørende spørsmål/påstandarder, slik at den som svarer kan referere til hva den svarer på
- Krysskobling! Link sammen tråder, ADO work items, PRs osv. Dette er gull verdt for å få kontekst. Spesielt for senere.
innhold:
hvordan skrive en god melding
-
Bruk gjerne formattering
- Lenker: det er mye enklere å lese en melding om Upgradenotes for v26 enn å ha hele den lange og grisete lenken https://dev.azure.com/hemit/MRS4/_wiki/wikis/856991d5-b768-4f3f-bb57-e122497725a8/2904/Kjerne-serviceversjon-26
- Formater gjerne variabler som kode, og kodeeksempler over flere linjer i kodeblokker. Det er mye mer behagelig å lese. Bruk snippets for større kodeblokker! Prioriter lenke til kode i devops der det går!
innhold:
hvordan skrive en god melding
- Bruk emojies!
- Ikke la noe stå å rope i et tomt rom, vis at du er der!
- Når man får en kultur for å belønne folk sin deling med positive reaksjoner får man også flere som deler mer
Innhold:
hvordan respondere
- Unngå interne diskusjoner i eksterne kanaler, dra i gang interne tråder og krysskoble trådene med lenker.
Start Huddle fra tråd!
Meldinger som legges i Huddle kommer da i tråden og man har mer kontekst for ettertiden.
Innhold: huddles
- Har sine bruksområder, som personlige samtaler, men i utgangspunktet:
-
Unngå!
- Det er vanskelig å finne igjen
- Fremmer ikke åpenhet
- Vanskeligere å tagge inn andre som kan bidra
- Når det oppstår en direktemelding:
- Start alltid med å spørre om dette kunne vært en åpen tråd
- Stopp galskapen!
- Eksempelvis foregår det mye feilrapportering på direktemeldinger. Neste person som opplever samme feil drar ingen nytte av dette!
innhold: Direktemeldinger
- Bruk kun for Readme i kanaler
- Ikke bruk for dokumentasjon, til dette har vi wiki i devops
Innhold: canvas
Bruk KI som hjelp for å få ovversikt og finne frem
- Summarize channel
- Summarize thread
- Søk - kommer!
- Huddle-referat er slått av da slack ikke forstår norsk tale
innhold: KI
Man kan ha nyttige innspill, selv om man ikke er en naturlig del av samtalen.
åpenhet
Så over til åpenhet.. Det er nettopp dette som gjør slack til et effektivt verktøy!
Selv om man ikke er utvikler, så kan man følge en tråd mellom to utviklere - og likevel komme med et innspill som kan gi verdi.
Foreslår bruk av DS tråder
- Teammedlemmer skriver skriftlig status før statusmøtet
-
Dette gjør selve statusmøtet mer effektivt
- Bruker notisblokkikon for å synliggjøre det som trengs mer diskusjon etter at alle har gitt status
- Fraværende personer kan gi og se status
- Kan også ligge åpent for alle interreserte utenfor teamet
Åpenhet: DS tråder
Forslag til team-kanal struktur, for fiktivt team "turbo":
#team-turbo Det meste legges her for å fremme åpenhet
#team-turbo-ds Kun DS-statustråder
#team-turbo-privat I tilfelle informasjon som ikke bør ligge åpent "katta daua"
Start diskusjon nå!
Åpenhet: team kanaler
mer lesestoff
Det er laget retningslinjer for bruk av Slack i vår avdeling basert på en risikovurdering.
Retningslinjer
- Slack skal ikke brukes til å dele sensitiv informasjon (eks. personopplysninger, pasientdata, bedriftssensitiv informasjon, passord, API-nøkler). Vi bruker Hemit offisielle kanaler til dette (Teams, e-post). Dette hverken skriftlig, muntlig eller på video/skjermdeling.
- Utvidelser av verktøyet, spesielt fra tredjeparter, holdes til et absolutt minimum. Risikovurdering foretas av representant for Hemit sikkerhetsteam.
Retningslinjer
- Brukere skal inviteres med en jobb e-post adresse, ingen private adresser skal brukes
- Man skal opptre med fornavn og etternavn, og helst profilbilde, slik at ingen kan være tvil om hvem som opptrer i vår Slack
- Slack skal ikke brukes til permanent oppbevaring av filer og dokumentasjon, det finnes andre egnede løsninger for dette
Retningslinjer
- Informasjonsflyt med andre organisasjoner:
- Koblinger skal kun gjøres mot kun kjente offentlige aktører eller samarbeidspartnere, og holdes på et fornuftig minimum
- Man skal være ekstra forsiktig med hva som deles utenfor vår egen organisasjon, det vil si i koblede kanaler og med eksterne brukere (person fra annen organisasjon)
- Kanaler hvor det finnes brukere fra andre organisasjoner skal merkes tydelig med dette, og prefixes #ext-
Retningslinjer
- Noe mer som bør inn?
Retningslinjer
Deres tips & tricks
evt diskusjon