OBJET DU MARCHE

Dématérialiser les demandes de congés actuellement sur support papier et informatiser le système de gestion des congés afin de le faciliter.

EXISTANT

• CONTEXTE

• FONCTIONNALITES EXISTANTES

• AXES D'AMELIORATIONS

CONTEXTE

• La société fictive SA comprend 1000 collaborateurs qui sont majoritairement équipés d’un poste de travail informatique.
• La Direction Générale de l’entreprise est en train de mettre en place la certification ISO 14001 (management de l’environnement).

FONCTIONNALITÉS EXISTANTES

• Actuellement , les salariés effectuent leurs demandes de congés sur papier .
• Le Responsable hiérarchique vérifie le planning du service et en fonction valide ou non la demande de congé.
• La demande est transmise au service RH qui vérifie la validité administrative puis archive ces demandes .

FONCTIONNALITÉS EXISTANTES

• Il gère également les contestations.Une demande de congé représente 4 copies ( une par acteur ) .
• Il y a en moyenne 10 demande de congé par année et par salarié.
• Chaque demande coûte en 1 heure.homme en productivité , ce qui est l'équivalent d'un coup moyen de 400 000 €/ an.
• En cas de contestations , une recherche est effectuée sur le congé concerné.Les demandes doivent être sauvegarder pendant 5 ans , il s'agit en plus de données sensibles .

AXES D’AMÉLIORATIONS

Le nombre important de papier utilisé entraîne un impact négatif sur l'environnement ainsi qu'une mauvaise image de l'entreprise.

Une demande de congé prend une heure homme au niveau des ressources.

Les demandes sont parfois perdues.

AXES D’AMÉLIORATIONS

• Les fonctionnalités existantes sont fastidieuses et impliquent une baisse de productivité ainsi qu'un manque de flexibilité des ressources.
• De plus , les risques de pertes de données sont conséquents.
• Nous envisageons de sécuriser les données , informatiser les systèmes via la mise en place d'un progiciel.

SPÉCIFICATIONS APPLICATIVES

Description  :

Salarié :

•  saisir demande de congés
•  être averti sur les congés posés
•  consulter l'historique
•  modifier et/ou annuler les congés
•  consulter le planning du service

Exigences fonctionnelles

Exigences fonctionnelles

Manager :

•  consulter le planning du service
•  valider les congés pour transmission au service RH

Exigences fonctionnelles

Service RH :

•  consulter le solde des congés
• exporter les congés au format CSV (Excel)
• valider ou refuser les congés demandés

Exigences fonctionnelles

Administrateur :

• enregistrer un salarié
• affecter le salarié à un autre service
• créer un service dans l'application

Description des fonctions recherchées :

• Le salarié doit pouvoir effectuer une demande de congés en renseignant une période (date début et fin) ainsi qu'un type (RTT, congé payé, congé exceptionnel).
• Au moment de valider un récapitulatif de sa demande comprenant la période et le nombre de jours posés, lui sera montré.
•  Le salarié sera notifié par mail avec un récapitulatif de sa période de congé validé (date début et fin).

• Une fois la demande faite, le salarié pourra modifier une demande (dates, type) par le biais de son historique, tant qu'elle n'est pas encore validée.
• Le salarié pourra consulter l'historique de ses demandes sous forme de tableau.
• Chaque demande mettra en avant la période concernée, le type de congé, le nombre de jours déduits, le service concerné, ainsi que le statut.

•  Le salarié pourra consulter le planning du service auquel il appartient. Ce planning sera sous forme de calendrier et contiendra les congés validés de ses collègues (date début, date fin, nom du salarié).

RH

• Le service RH pourra recevoir les demandes de congés sous forme de ticket comprenant le nom du salarié concerné, son pool de jours restants, la période souhaitée, ainsi que le nom du manager et de son service.

RH

• Le service RH pourra valider ou refuser cette demande, ce qui notifiera automatiquement le salarié via un mail comprenant le récapitulatif de sa demande ainsi que le statut accordé à celle-ci.

RH

• Le service RH pourra consulter les demandes archivées. Elles seront sous forme de tableau qui contiendra les congés des collaborateurs (date début, date fin, nom du salarié, service, nom du manager, type de congé et statut). Il pourra y effectuer une recherche par le biais d'un tri multicritères. (nom, n° de demande, dates, service, statut).

RH

• Le service RH pourra communiquer ses données à d'autres applications déjà mises en place grâce à un export Excel.

RH

• Le service RH pourra communiquer ses données à d'autres applications déjà mises en place grâce à un export Excel.

RH

• Le service RH pourra paramétrer par défaut et selon le type de salarié, un nombre de jours de congés par type.

ADMIN

• L' administrateur pourra définir et attribuer des rôles et des droits. (type de rôles, type de droits et définition associée).

ADMIN

• L' administrateur pourra définir et attribuer des rôles et des droits. (type de rôles, type de droits et définition associée).
  

ADMIN

• L'administrateur pourra paramétrer l'application et gérer l'ensemble du pool des utilisateurs (ajout, suppression) qui sera sous forme de liste comprenant nom du salarié, service, rôle, identifiant, mdp crypté, et toutes informations déjà utilisées par l'entreprise dans le cadre d'autres applications.

Exigences techniques

IHM postes IE   9 + Chrome & Firefox

connexion avec un identifiant unique et un mot de passe

capacité de stockage :

données conservées 5 ans

10 demandes en moyenne par an

Exigences techniques

La base doit contenir les demandes de congés

Champs :

date de demande

nom

prenom

service

période de congés

type de congé CP – RTT – RC

reprise des anciennes données sur format papier depuis 5 ans