Wie ben ik?

• Kris Vanhemelryck
• Freelance journalist
• Communicatie- en teamcoach
• 12 jaar ervaring als eindredacteur en project manager bij het communicatieplatform Klasse
• Docent online publiceren (JOU), digitale tools & apps en personal branding (COM)
• Linkedin

Wie ben ik?

Wat leer je hier?

• Wat is projectmatig werken?
• Agile & Lean
• Scrum als Agile framework
• Hoe plan je je werk?
• Hoe hou jezelf en je team gemotiveerd?
• Tools voor project management

Inhoud vak

Hoe word je geëvalueerd?

• Schriftelijk examen

Evaluatie

Wat moet je kennen/weten?

• Hoor/werkcolleges + presentaties
• 'Scrum in actie' (SIA) - praktijkgids voor geslaagde projecten
• Pinterest-boards over project management en Scrum
• 'The Agile Agency' (AA) - Bart Vermijlen

Studiemateriaal 

• Wie elke les steevast op de achterste rij gaat zitten, zingt de volgende keer een liedje van Laura Lynn
• Snapchat-gesprekken die je luidkeels becommentarieert worden integraal met de hele groep gedeeld  
• Wie koffie wil drinken, brengt er ook eentje voor mij mee (beetje melk, beetje suiker)
• Zit je overdreven te kletsen, dan krijg je 10 minuten de microfoon in handen
• Sharen mag: #weareMEB #projectmanagement

Afspraken

Wat is een project?

 FEIT
Je hebt 3 manieren om een opdracht / taak of probleem aan te pakken

1. Improviseren

• Plotse gebeurtenis
• Snelle, ad hoc reactie noodzakelijk
• Uitkomst is onzeker
• Werkwijze is chaotisch
• Veel vrijheid voor de uitvoerder

2. Routine

• Herhaaldelijke werkzaamheden volgens een steeds terugkerend patroon 
• Goed voorspelbaar resultaat
• Je bent bekend met het probleem en werkt volgens een duidelijke en vaste procedure
• Nauwelijks vrijheid voor de uitvoerder

3. Projectmatig werken

• Voor nieuwe werkzaamheden met een eenmalig en tijdelijk karakter 
• Redelijk voorspelbaar resultaat
• Uitvoerder ontwerpt eigen plan van aanpak
• Werkwijze wordt geleidelijk duidelijk

Welke werkwijze is hier het meest geschikt?

Improvisatie

Via projecten
 

Naar routine

Een project is een tijdelijke samenwerking van een aantal mensen - meestal uit verschillende vakgebieden - om binnen een vastgestelde tijd een vooraf vastgesteld doel te bereiken met een vastgesteld budget

4 kenmerken

1. Tijdelijk, met vaste start- en einddatum
2. Levert een eenmalig, uniek resultaat op
3. Krijgt een eigen budget/middelen
4. Vereist eigen organisatievorm en projectteam om het project te doen slagen

Waarmee moet je rekening houden als je een project opzet?

5 beheersaspecten: GOTIK

• Geld
• Organisatie
• Tijd
• Informatie
• Kwaliteit

MEB Teamchallenge

• Met welk aspect heb je het meest rekening gehouden bij de start van de challenge?
• Met welk het minst?
• Wat was in jouw ogen het belangrijkste aspect achteraf?
• Wat het minst belangrijke?

Stakeholders

Stakeholders zijn personen of groepen die invloed hebben op een project, afdeling of organisatie en/of er door worden beïnvloed

5 belangrijkste stakeholders

1. Opdrachtgever / klant
2. Project manager
3. Project team
4. (Toekomstige) eindgebruikers
5. Het management / de baas

De Morgen-app

• Wie is de opdrachtgever?
• Wie is de eindgebruiker?
• Wie zit er idealiter in het project team?
• Welk belang hebben ze bij het project? Wat moet het voor hen opleveren?
• Kan je nog 2 andere stakeholders noemen?

Scope creep

De omvang van je project vergroot tijdens de uitvoering

Time

Money

Scope / functionality

The Iron Triangle

Projectmatig werken

Hoe pak je dat aan?

Traditioneel: 6 fases

AA 20

Nadelen?

Eisen eindgebruikers veranderen, scope dus ook

Projecten raken zelden op tijd af

Testen bij klanten en stakeholders gebeurt pas in laatste fase

Uitgebreide documentatie nodig

Weinig overleg tussen teamleden 

The 'Masterpiece Mentality'

AA 17

Enter: Lean & Agile

Lean

{slank, lenig}

AA 59

Oorsprong: TPS (Toyota Production System)

Lean thinking: 5 basisprincipes

• De klant staat centraal. Bedenk goed wat waarde heeft voor hem/haar. Daar kom je achter door het hem te vragen.
• Vervolgens bekijk je de waardestroom; hoe komt je product tot stand? Elimineer stappen die geen waarde toevoegen.
• Produceer in een continue stroom, met zo min mogelijk wachtmomenten en voorraden: flow
• Maak niets totdat de klant het gevraagd heeft: pull
• Streef naar perfectie.

Doel?

Maximale waarde creëren voor je klant met zo min mogelijk verspilling

Just in time: precies op tijd leveren wat klant nodig heeft

Kanban: visualiseer wat nodig is

Lean in de supermarkt

AA 64

Lean at the eye clinic

AA 64

Agile

{wendbaar}

• Mensen en hun onderlinge interactie zijn belangrijker dan processen en tools

• Werkende producten zijn belangrijker dan allesomvattende documentatie

• Samenwerking met de klant is belangrijker dan contractonderhandelingen

• Inspelen op verandering is belangrijker dan een plan volgen

AA 7

Agile Manifesto (2001)

• individuals | interactions
• working software
• customer collaboration
• responding to change

• processes and tools
• documentation
• contract negotiation
• following a plan

Stacy-model

Complex is everything that lies between chaos and order

Drop the Masterpiece Mentality

AA 17

Agile family

• Extreme Programming

• Extreme Manufacturing

• Crystal

• XP

• Scrum

• ...

Wat bindt Agile projecten?

Je deelt 1 groot project op in korte 'sprints'

Elke sprint levert een werkend (deel)product of 'Minimal Viable Product' (MVP) op dat waarde heeft voor je klant

Voorbeeld MVP: explainer video Dropbox 

'Wizard of Oz'-frontpage Zappos

Kickstarter-campagne

Een Agile-proces is iteratief (herhalend) en incrementeel (groeiend)

Een Agile-proces houdt rekening met scope creep van bij de start

Gedetailleerde planningen zijn alleen effectief voor de korte termijn

Prioriteiten stellen is belangrijker dan
tijd inplannen:

Stop starting, start finishing

Agile teams zijn klein (5-9 mensen) en hebben een gemeenschappelijk doel. Ze beschikken over alle professionele disciplines om het project te doen slagen.

Agile teams plannen, organiseren en voeren het werk zelf uit

Het team leert en stuurt voortdurend zelf bij

Klanten en stakeholders geven geregeld feedback, voor een beter eindresultaat 

Communicatie gebeurt zo veel mogelijk face-to-face
in 1 ruimte: stop writing, start talking

Het team maakt zichtbaar waaraan gewerkt wordt en wat de voortgang is (visueel!)

Let's play!

The Magic Ball Game

Spelregels

• Doel: verzamel zo veel mogelijk 'magische ballen'
• Een bal wordt pas magisch als elk teamlid de bal aangeraakt heeft
• Je mag de bal nooit samen aanraken
• Je kunt de bal niet doorgeven aan de persoon direct links of rechts naast je
• Een bal die op de grond valt, mag je niet oprapen
• Wie als eerste de bal pakt (the magic wizard), moet ook op het einde dezelfde bal aanraken. Pas dan wordt de bal magisch. 

PDCA: The Deming Cycle

Samengevat

• Je hebt 3 manieren om een probleem aan te pakken: improvisatie, routine en projectmatig werk
• Wie projecten opzet, moet rekening houden met GOTIK, (soms tegengestelde) belangen van de stakeholders en scope creep
• Lean is maximale waarde creëren voor je klant met zo min mogelijk verspilling
• Agile is ontwikkeld als tegenreactie op de traditionele projectaanpak (waterfall)
• De principes van het Agile Manifesto en de PDCA-cycle gebruik je als leidraad voor al je project- en teamwerk

To do

• Lees hoofdstuk 1 van 'Scrum in actie'
• Bekijk de TED-talk met Jeff Sutherland, founding father of SCRUM

Meer weten?

• Lees 'The Lean Startup'