Protocolo

Solicitações e Autoatendimento - GVcollege

Por Michele Flores

O QUE É

Módulo que permite aos alunos e responsáveis abrir solicitações diversas de forma presencial ou pelo portal.

O atendimento por ser feito por um setor ou até mesmo no formato de autoatendimento

Conteúdo

- Cadastros básicos

- Parâmetros

- Serviço de protocolo

- Abertura web e presencial

- Fluxos de atendimento

- Autoatendimento

- Notificações

- Relatórios

CADASTROS BÁSICOS

1 Setores

Cadastrar no sistema, todos os setores envolvidos para o atendimento de um protocolo

2 Situação

Cadastrar as situações pelas quais um protocolo aberto deve passar

3 Serviço

Cadastrar todas as solicitações, com seus valores e fluxos a serem seguidos

Setores

- Cadastro de setores de serviços.

- Os setores serão utilizados na criação dos fluxos.

- Podem haver setores por unidade ou compartilhados.

- Define-se níveis de permissão para cada setor criado

- Define-se também os usuários que pertencem a aquele setor.

Situação

- Cadastro de situação de protocolo

- As situações são utilizadas no cadastro dos parâmetros e no cadastro dos serviços

- Não há limitador de situações

- Para as situações, é possível gerar avisos no portal

Serviço

- Cadastro de serviço de protocolo

- As regras de atendimento e abertura dos serviços são definidos aqui

- O compartilhamento de serviços, é definido individualmente por protocolo

- É possível abrir serviços por curso

Portal

- Habilitar a exibição do menu protocolo no portal do aluno

- Configurar os templates de autoatendimento

- Definir a mensagem dos boletos e a conta padrão para registro dos títulos

Definição base de como o protocolo funcionará para a unidade.

Parâmetros

Termo, parcela padrão e situações nativas.

Este tipo de protocolo será aberto e atendido pelo próprio aluno, sem necessidade de intervenção de outro usuário

Autoatendimento

Permite criar regras e enviar e-mails em diferentes situações do protocolo

Notificações

Permitem o acompanhamento de todos os protocolos abertos na instituição. É possível filtrar por situação, tipo de serviço, unidade, etc. Existem os relatórios padrões e o sistema ainda permite a customização de modelos.

Relatórios

- A abertura de protocolo pelo desktop pode ser feito exclusivamente pela secretaria

- O protocolo deve sempre estar vinculado a um aluno

- Todo o protocolo aberto seguira as configurações prévias de fluxo e de cobrança

- O protocolo irá entrar na fila de atendimento normalmente

Abertura de Protocolos

- A abertura de protocolo pelo portal pode ser feita pelo aluno ou responsável

- Todo o protocolo aberto seguira as configurações prévias de fluxo e de cobrança

- O protocolo irá entrar na fila de atendimento normalmente

- Caso o protocolo seja do tipo autoatendimento, o protocolo já pode ser retirado após finalizado pelo próprio porta

- O acompanhamento do atendimento por ser atualizado através do menu "Protocolo"

- No menu protocolos, os usuários do GVcollege com as permissões, acessam a tela para realizar o atendimento

- Cada protocolo seguirá a seu regramento, como por exemplo exigir pagamento

- O usuário só atende os protocolos se estiver vinculado ao fluxo vinculado

- Existem protocolos que exigem entrega e protocolos que não. Sempre que tentarmos avançar um fluxo incorreto, o sistema irá exibir avisos do fluxo correto.