Universidad Nacional de Piura

Facultad de Ingeniería Industrial

Escuela Profesional de Ingeniería Informática

TITULACIÓN​ ​ PROFESIONAL​ ​ POR​ ​ SERVICIOS PRESTADOS​ ​ EN​ ​ LA ESPECIALIDAD

INFORME​ ​ POR​ ​ PRESTACIÓN​ ​ DE​ ​ SERVICIOS​ ​ EN​ ​ LA ESPECIALIDAD DENOMINADO:

IMPLEMENTACIÓN​ ​ DEL​ ​ ERP​ ​ SIGRE​ ​ EN​ ​ LA​ ​ CENTRAL​ ​ PIURANA​ ​ DE​ ​ PEQUEÑOS PRODUCTORES​ ​ DE​ ​ BANANO​ ​ ORGÁNICO

Responsable: José Miguel Amaya Camacho

Piura - 2018

Introducción

El propósito de este informe es describir la implantación del ERP SIGRE en La Central Piurana de Pequeños Productores de Banano Orgánico - CEPIBO:

• Los problemas que se presentaron.
• Los procesos que se llevaron a cabo.
• Los beneficios que se obtuvieron.
• La forma en que este sistema informático cambió el pensamiento de los​ ​ trabajadores​ ​ y ​ ​ el​ ​ estilo​ ​ de​ ​ trabajo​ ​ en​ ​ la​ ​ institución.

CEPIBO

• Agrupa asociaciones de pequeños productores de banano orgánico, brindándoles la logística y el soporte administrativo para exportar sus productos.
• Se maneja como una empresa agro exportadora tradicional, pero con el comportamiento de una asociación que debe responder a las demandas sociales de sus integrantes y cumplir ciertos requisitos que exigen sus clientes dentro del marco del Comercio​ ​ Justo​ ​ y ​ ​ la​ ​ economía​ ​ solidaria.

Descripción de la Realidad Problemática

• CEPIBO estaba conformada por 12 asociaciones, con operaciones en ambas márgenes del río Chira y en Tumbes.
• Cuenta con 3 certificaciones para la exportación del banano: Orgánica, Fair Trade(Comercio Justo) y Global GAP.
• CEPIBO emplea trabajadores agrupados en cuadrillas a cargo de un jefe de planta para el proceso de producción del banano.

• El proceso de cosecha, saneamiento y empaque del banano se realiza en las empacadoras las cuales están ubicadas cerca a las parcelas de los productores.
• CEPIBO entrega créditos a los productores sin ningún tipo de intereses, tiene la figura de adelanto por la producción en lugar de un crédito propiamente dicho y se entregan en 70% en abono orgánico y​ 30%​ ​ en​ ​ efectivo.
• El premio de comercio justo es un incentivo económico que se otorga por cada caja de banano exportado que tenga la certificación Fair Trade.

Definición del Problema

• Forma de trabajo manual en que los datos y la información no fluían en forma rápida, segura y eficiente en toda la organización.
• Tenían sistemas informáticos en cada una de las áreas, que funcionaban de manera aislada.
• La gerencia sabía que la empresa crecía, pero que no se tenía información actualizada ni herramientas de gestión automatizadas por lo que no podían mantener un nivel competitivo.

Análisis Funcional

• A nivel tecnológico:
  • Existían 4 sistemas informáticos operativos en las áreas de producción, contabilidad, logística​ ​ y ​ ​ RR.HH​ ​ que​ ​ tenían​ ​ poca​ ​ comunicación​ ​ y ​ ​ nula​ ​ integración​ ​ entre​ ​ sí.
  • Se utilizaban algunos aplicativos para procesar la información correspondiente a entidades​ ​ externas​ ​ a ​ ​ la​ ​ organización.

• A nivel operativo:
  • CEPIBO contaba con 3 almacenes, ninguno de ellos contaba con aplicativos informáticos y menos conexión a internet.
  • No se tenía un catálogo detallado y categorizado de los artículos.
  • No​ ​ se​ ​ llevaba​ ​ un​ ​ control​ ​ exacto​ ​ de​ ​ las​ ​ entradas​ ​ y ​ ​ salidas​ ​ de​ ​ los​ ​ artículos​ ​ en​ ​ los​ ​ almacenes.
  • En el área de RR.HH se tenían algunos errores con respecto al cálculo de las remuneraciones de​ ​ los​ ​ trabajadores.

• A nivel operativo:
  • No se llevaba un control estricto del material utilizado en el campo para el proceso productivo.
  • No se conocían los costos exactos que demandaba producir una determinada cantidad de cajas​ ​ de​ ​ banano​ ​ en​ ​ una​ ​ empacadora​ ​ específica.
  • No se tenía un catálogo detallado de los productos finales para las ventas, en este caso cajas de banano.
  • No se tenía un control preciso sobre los servicios prestados por terceros en el proceso productivo​ ​ y ​ ​ menos​ ​ de​ ​ los​ ​ costos​ ​ de​ ​ los​ ​ mismos.

• A nivel operativo:
  • La generación de las liquidaciones de compras tenían algunos errores y demoras.
  • El pago de los obreros se hacía por quincena y no se conocía en tiempo real sus horas trabajadas.
  • No se tenía la exportación automática del archivo para el pago vía telecrédito a los trabajadores.
  • Problema de coordinación entre RRHH y Producción, debido a que a pesar de estar estrechamente ligadas en el proceso de cálculo de planillas de los obreros, no se habían definido claramente las funciones de los usuarios en el ingreso de los datos.

Desarrollo e Implementación del Proyecto

Se buscó un sistema integrado con las siguientes características:

• Integral, modular, base de datos centralizada, ingreso único de datos, multifuncional, que funcione en tiempo real, entre otras características.

Y se tenían las siguientes expectativas:

• Definir y mejorar correctamente los procesos de la gestión, reducir costos de operación, mejorar eficiencia, entre otros.

ERP, el Software Elegido

• Conjunto de paquetes de software que ayudan a integrar, controlar y mejorar todos los procesos de negocio de una empresa ya que engloba a todos los departamentos.
• Con una misma herramienta se consigue tener una visión global del negocio, lo que facilita una mejor perspectiva para la gestión y para la toma de decisiones, sin olvidar​ ​ que​ ​ permite​ ​ la​ ​ optimización​ ​ de​ ​ los​ ​ recursos​ ​ disponibles.

Proceso de Selección del Tipo de Sistema ERP

• Cinco etapas: creación de un comité de selección en la empresa, recopilación de la información, valoración de soluciones, estudio de propuestas y presupuestos​ ​ y,​ ​ finalmente,​ ​ la​ ​ toma​ ​ de​ ​ la​ ​ decisión​ ​ final.
• ¿Aplicación a medida, o ERP "paquetizado"?
• ¿Compra del ERP a una multinacional o a un proveedor local?
• Análisis de costos y definición de criterios de aceptación.
• Finalmente se seleccionó al ERP SIGRE.

Arquitectura del ERP SIGRE

• Bullet One
• Bullet Two
• Bullet Three

Módulos del Sistema

• Módulo​ ​ Almacén, Módulo​ ​ Aprovisionamiento
• Módulo​ ​ Auditoría, Módulo​ ​ Campo
• Módulo​ ​ Compras, Módulo​ ​ ​ Comercialización
• Módulo​ ​ Contabilidad, Módulo​ ​ Finanzas
• Módulo​ ​ Operaciones​ ​ OT, Módulo​ ​ Presupuesto
• Módulo​ ​ Producción, Módulo​ ​ de​ ​ RRHH
• Módulo​ ​ Seguridad, Módulo​ ​ Sistema​ ​ de​ ​ Información​ ​ Gerencial

Gestión del Proyecto

• La gestión se realizó siguiendo los Fundamentos en Dirección de Proyectos del Project Management Institute (PMI).
• Así como prácticas innovadoras de la empresa determinado por el responsable y la supervisión tomando en cuenta normas como NTP-ISO/IEC 12207:2006 Procesos de Ciclo de Vida del Software.
• Y aplicando también algunas técnicas usadas en las metodologías ágiles, especialmente SCRUM.

Gestión de Riesgos

• Riesgos iniciales: infraestructura dificulta la implantación, incremento en el tamaño de la aplicación informática, posible pérdida de apoyo de jefes de área y usuarios, cambios sin previo aviso, resistencia al cambio de usuarios, falta de definición de funciones.
• Riesgos en la implantación: paquetes de software que no cubren las necesidades básicas, mala migración de datos, involucración parcial de la empresa, capacitación insuficiente, uso ineficiente de los consultores, administración del cambio no ejecutada o insuficiente.

Fase de Implantación

• Elaboración de un análisis de las necesidades y demandas de la empresa, y tuvo como resultado un documento elaborado por el equipo de implantación:
  • En este se fijaron los plazos y condiciones de la implantación.
  • Objetivos del proyecto.
  • El alcance funcional, los costos totales, los recursos necesarios, las necesidades concretas de la organización, el desarrollo de nuevos módulos,​ ​ la​ ​ capacitación​ ​ y ​ ​ el​ ​ mantenimiento,​ ​ entre​ ​ otros​ ​ detalles.

• Instalación del ERP:
  • Instalación y configuración del sistema operativo Linux Centos 5.5 para albergar la base de datos​ ​ del​ ​ ERP.
  • Instalación​ ​ y ​ ​ compilación​ ​ de​ ​ la​ ​ base​ ​ de​ ​ datos​ ​ Oracle.
  • Instalación​ ​ del​ ​ esquema​ ​ de​ ​ la​ ​ base​ ​ de​ ​ datos​ ​ del​ ​ ERP.
  • Instalación​ ​ y ​ ​ configuración​ ​ del​ ​ servidor​ ​ que​ ​ contiene​ ​ los​ ​ ejecutables​ ​ y ​ ​ datos​ ​ del​ ​ ERP.
  • Configuración​ ​ del​ ​ router​ ​ para​ ​ permitir​ ​ accesos​ ​ al​ ​ sistema​ ​ desde​ ​ el​ ​ exterior

• Instalación del ERP:
  • Prueba​ ​ de​ ​ la​ ​ base​ ​ de​ ​ datos.
  • Ejecución​ ​ del​ ​ ERP​ ​ probando​ ​ los​ ​ módulos​ ​ para​ ​ verificar​ ​ su​ ​ correcta​ ​ funcionalidad.
  • Prueba​ ​ de​ ​ acceso​ ​ remoto​ ​ al​ ​ sistema​ ​ a ​ ​ través​ ​ del​ ​ terminal​ ​ server.
  • Creación​ ​ y ​ ​ configuración​ ​ de​ ​ Datos​ ​ Maestros.
  • Configuración​ ​ de​ ​ módulos.
  • Migración de datos, esto solamente cuando era necesario y se hizo con sumo cuidado debido a​ ​ que​ ​ había​ ​ mucha​ ​ inconsistencia​ ​ con​ ​ los​ ​ datos anteriores.

• Capacitación de los usuarios:
  • Definición de ERP como una herramienta de gestión que permite integrar los procesos de la
    empresa.
  • Definición de la forma de trabajo integrada.
  • Explicación​ ​ de​ ​ los​ ​ pilares​ ​ del​ ​ SIGRE:
    • Planificación
    • Ejecución
    • Control
  • Forma de acceso e ingreso al sistema.
  • Explicación general del entorno del SIGRE.

• Capacitación de los usuarios:
  • Explicación​ ​ general​ ​ de​ ​ los​ ​ conceptos​ ​ contables​ ​ que​ ​ maneja​ ​ el​ ​ sistema
  • Explicación​ ​ general​ ​ de​ ​ los​ ​ conceptos​ ​ del​ ​módulo​ ​ de​ ​ almacén.
  • Explicación​ ​ general​ ​ de​ ​ los​ ​ conceptos​ ​ del​ ​ módulo​ ​ de​ ​ finanzas.
  • Explicación general del manejo de los demás módulos.

Problemas Presentados Durante la Implantación

• No se había entendido el alcance del proyecto.
• No se analizaron puntos críticos.
• No se analizaron a profundida el funcionamiento de los sistemas informáticos.
• Se pudo haber hecho una mejor campaña de información con los usuarios.
• No se hizo un análisis previo para conocer si el tipo de hardware existente era el adecuado para​ ​ trabajar​ ​ con​ ​ el​ ​ ERP.

• Debió existir mayor capacidad para estandarizar al máximo los procesos de negocio y sistemas​ ​ de​ ​ trabajo​ ​ para​ ​ adaptarlos​ ​ al​ ​ ERP.
• No se identificaron correctamente las zonas de trabajo donde los procesos de cambio pudieron haberse hecho más rápidamente, esto debido a que por exigencias del contrato se empezó​ ​ trabajando​ ​ en​ ​ un​ ​ área​ ​ que​ ​ no​ ​ era​ ​ operativa​ ​ sino​ ​ receptora​ ​ de​ ​ información.

Finalización de la Implantación

Los​ ​ siguientes​ ​ procesos​ ​ se​ ​ finalizaron​ ​ y ​ ​ están​ ​ funcionando​ ​ correctamente:

• Activo​ ​ Fijo, Almacén, Operaciones OT, Presupuesto, RR.HH, Compras, Finanzas, Aprovisionamiento, Campo, Comercialización, Producción, Contabilidad.

Impactos del ERP SIGRE en CEPIBO

• En​ ​ los​ ​ sistemas​ ​ de​ ​ trabajo​ ​ y ​ ​ en​ ​ los​ ​ procesos​ ​ de​ ​ negocio.
• En​ ​ las​ ​ normas​ ​ y ​ ​ procedimientos​ ​ existentes.
• En​ ​ la​ ​ forma​ ​ de​ ​ informar​ ​ y ​ ​ de​ ​ cómo​ ​ obtener​ ​ la​ ​ información.
• En​ ​ las​ ​ relaciones​ ​ con​ ​ los​ ​ clientes​ ​ y ​ ​ productores.
• Y​ ​ finalmente​ ​ en​ ​ la​ ​ cultura​ ​ organizacional​ ​ de​ ​ la​ ​ empresa.

Conclusiones

• El ERP no es solo un software, es una revolución que involucra todos los procesos internos.
• La complejidad del nuevo ERP provoca que la integración de los sistemas de la empresa lleve tiempo.
• Si la información no es depurada y los procesos de negocio no se adecuan al nuevo modelo de trabajo entonces solo se automatiza la información y los procesos​ ​ no​ ​ mejoran.
• No​ ​ se​ ​ obtendrán​ ​ beneficios​ ​ en​ ​ la​ ​ implantación​ ​ si​ ​ no​ ​ hay​ ​ cambio​ ​ cultural​ ​ en​ ​ la​ ​ organización.

Recomendaciones

• La fase de validación de los requerimientos a alto nivel, se debe realizar con los usuarios de cada​ ​ módulo.
• Debe quedar como responsabilidad de la empresa la modificación de los procesos administrativos y flujos de información.
• Un ERP debe habilitar y establecer nuevos procesos para la gestión de los negocios y crear confianza en que la información que fluye por los procesos de la organización es oportuna, veraz​ ​ y ​ ​ segura.

• Para la implantación de un ERP se deben establecer mecanismos de control que administren y​ ​ minimicen​ ​ los​ ​ riesgos.
• Se debe tener un equipo que permita que los  procesos de negocio se conduzcan de forma adecuada, que se apoye la re-ingeniería de procesos, que se apoye la nueva tecnología y que se​ ​ administre​ ​ de​ ​ forma​ ​ correcta​ ​ la​ ​ gestión​ ​ del​ ​ cambio.
• Se debe elegir a un responsable por cada área encargado de coordinar la implementación del ERP.

• Para implantar un ERP es necesario conocer el giro de la empresa, tener una visión general de​ ​ la​ ​ misma​ ​ y ​ ​ conocer​ ​ la​ ​ operatividad​ ​ de​ ​ cada​ ​ área.
• Para que un ERP funcione correctamente se tienen que definir las tablas maestras y hacer las configuraciones de los parámetros de los módulos.
• El área de logística debe estar muy involucrada en la implantación del módulo de contabilidad a través del módulo de almacén, ya que la información contable depende en gran​ ​ medida​ ​ del​ ​ ingreso​ ​ y ​ ​ salida​ ​ de​ ​ materiales​ ​ del​ ​ almacén.

Bibliografía

• Angela Natalia Rojas Tobar. (2011). Implantación de una herramienta ERP software libre y desarrollo del anexo transaccional para la Empresa de Distribución de Leche Andina para Imbabura​ ​ (tesis​ ​ de​ ​ grado).​ ​ Universidad​ ​ Técnica​ ​ del​ ​ Norte,​ ​ Ecuador.
• Uzai Arcos Rodríguez. (2010). Implantación de Sistemas ERP en las PYMES (tesis de grado).​ ​ Universidad​ ​ Veracruzana,​ ​ México.
• Elena Flores-Chamba. (2014). Alternativas De Implementación De Un Sistema Erp En Una Pyme​ ​ Agroindustrial​ ​ Peruana​ ​ (tesis​ ​ de​ ​ grado).​ ​ Universidad​ ​ de​ ​ Piura,​ ​ Perú.

Muchas Gracias