Giải đáp chi tiết: Hồ sơ nhân sự cần những gì theo quy định mới nhất
Từ khâu tuyển dụng đến nghỉ việc, mọi thông tin của nhân viên đều cần được lưu trong hồ sơ nhân sự. Nhưng cụ thể một bộ hồ sơ nhân sự cần những gì? Bài viết này sẽ giúp bạn nắm rõ từng hạng mục và cách quản lý chuyên nghiệp hơn.
4.2 Sắp xếp hồ sơ nhân sự hợp lý, dễ tra cứu
Sau khi phân loại, việc sắp xếp hồ sơ theo một hệ thống logic sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm không gian lưu trữ và rút ngắn thời gian tìm kiếm tài liệu.
-
Sắp xếp theo mã số nhân viên: Mỗi nhân viên được gán một mã định danh duy nhất. Toàn bộ hồ sơ cá nhân được lưu trữ trong cùng một file hoặc thư mục mang mã số này, giúp tra cứu nhanh chóng và tránh nhầm lẫn.
-
Theo Alphabet: Sắp xếp theo tên nhân viên (tên, họ) để tra cứu nhanh.
-
Sắp xếp theo phòng ban/bộ phận: Phù hợp với doanh nghiệp có cơ cấu tổ chức rõ ràng. Hồ sơ được nhóm theo từng đơn vị như phòng Kinh doanh, Marketing, Kế toán...
Lưu ý:
Trong mỗi tập hồ sơ, các giấy tờ nên được sắp xếp theo trình tự thời gian (từ mới nhất đến cũ nhất) hoặc theo thứ tự ưu tiên pháp lý (Hợp đồng lao động luôn đặt lên đầu).
Đối với các doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý nhân sự, có thể kết hợp các chỉ mục (index) và thẻ (tags) để liên kết các tài liệu điện tử để dễ dàng tìm kiếm và quản lý hồ sơ.
4.3 Lưu trữ và quản lý hồ sơ nhân sự
Quản lý lưu trữ hồ sơ nhân sự nên kết hợp cả hai hình thức: lưu trữ vật lý và số hóa tài liệu để đảm bảo tính an toàn, bảo mật và khả năng truy xuất linh hoạt.
1. Lưu trữ hồ sơ giấy: Sử dụng tủ hồ sơ chuyên dụng có khóa, phân loại rõ ràng bằng nhãn dán hoặc bìa màu. Đảm bảo khu vực lưu trữ luôn khô ráo, thoáng mát tránh ẩm mốc và côn trùng. Phòng lưu trữ cần được kiểm soát ra vào nghiêm ngặt.
2. Số hóa hồ sơ nhân sự: Chuyển đổi tài liệu giấy sang dạng điện tử và lưu trữ trên hệ thống quản lý tài liệu số (DMS) hoặc phần mềm hrm . Việc số hóa giúp tra cứu nhanh chóng, tiết kiệm không gian vật lý và dễ dàng sao lưu dự phòng.
3. Phân quyền truy cập: Giám đốc nhân sự có quyền truy cập toàn bộ thông tin, chuyên viên nhân sự truy cập theo phạm vi phụ trách, quản lý phòng ban chỉ xem hồ sơ nhân viên trực thuộc.
4. Sao lưu và bảo mật: Thực hiện sao lưu định kỳ (hàng tuần/tháng) cho dữ liệu điện tử lên cloud hoặc ổ cứng ngoài, mã hóa dữ liệu quan trọng và cài phần mềm diệt virus để bảo vệ dữ liệu. Đối với hồ sơ giấy, nên có bản sao lưu trữ để phòng ngừa những rủi ro từ bên ngoài.
5. Kiểm tra và cập nhật: Tiến hành kiểm kê định kỳ 6 tháng 1 lần. Cập nhật thông tin thay đổi như địa chỉ, tình trạng hôn nhân, bằng cấp mới kịp thời. Ghi chép lịch sử xuất nhập hồ sơ trong sổ theo dõi hoặc hệ thống để truy vết khi cần thiết.
PHẦN MỀM NHÂN SỰ PARADISE HR
Địa chỉ: 08 Hoàng Minh Giám, Phường 9, TP. Hồ CHí Minh
Điện thoại: 0942368979
Email: cuongvd@phanmemtinhluong.com
Website: https://phanmemtinhluong.com/
Facebook: https://www.facebook.com/PhanmemnhansuParadise
Maps: https://maps.app.goo.gl/Q25UVmGzLEoaaYhj7
Social:
https://wakelet.com/wake/HCkCSlZE7IFbJCPG3iLDy
https://x.com/nngoclan1991/status/1978322910239510864
https://reedsy.com/discovery/post/0fe8446cb3
https://band.us/band/100148226/post/4
Article:
https://www.behance.net/gallery/236600037/H-so-nhan-s-cn-nhng-gi-va-cach-ti-uu-qun-ly