El tiempo es uno de los recursos más importantes de los que se dispone. Otros recursos son: la información, las personas, el dinero, etc. Si se hace un uso inteligente de todos los recursos, salvo el del tiempo, no se logra sacar el máximo provecho de ninguno de ellos. Si se consigue controlar el tiempo adecuadamente, se estará aprovechando al máximo y se podrá, asimismo, sacar el mayor partido posible a los otros recursos. Esto hace del tiempo el recurso más valioso.
Las experiencias personales con respecto al tiempo llevan a la siguiente conclusión: no se tiene suficiente tiempo, pero la realidad es que todo el mundo tiene todo el tiempo disponible: 24 horas por día.
Por tanto, el problema no es tanto la falta de tiempo, sino el uso que se hace de él.
Comprender esto es el primer paso en el desafío de aprender a gestionar bien el tiempo y, por tanto, a cada uno:
Las respuestas habituales ante la falta de tiempo son:
Gestionar el tiempo significa dominar el propio tiempo y trabajo, en lugar de ser dominado por ellos. Es una de las claves para alcanzar los objetivos y metas propuestos.
La gestión del tiempo es una herramienta de management que permite manejar y disponer plenamente del tiempo de trabajo, evitando en lo posible toda interrupción que no aporte nada a los objetivos de la organización.
El gestor se ha de formular: ¿Cuál es la mejor manera de usar su tiempo en este momento?...
Y la respuesta adecuada debe de ser “Seleccionar la mejor inversión que se puede hacer en cada momento con su tiempo”
El tiempo hay que gestionarlo de manera que los horarios acerquen a donde se quiere llegar y a quien se quiere ser. Consiste en dar a las acciones una coherencia nos permita acercarse a la meta elegida, utilizando para ello dos herramientas conceptuales básicas:
Los objetivos son concreciones específicas acerca de los resultados deseados con los cuales el gestor se siente comprometido. Ayudan a la auto motivación y autodisciplina, ya que dan la razón de ser y el sentido a lo que se hace. Para que un objetivo esté bien formulado debe de ser relevante, específico, medible, alcanzable y con fecha de cumplimiento.
Además han de ser claros, concretos, concisos y consistentes con el resto de políticas y objetivos de la empresa.
Es fundamental que el gestor conozca cuáles son sus objetivos, saber qué espera la empresa, el departamento, el superior, de él, para que pueda centrarse en las tareas importantes y trabajar para la consecución de los mismos: es su punto de partida.
En la gestión diaria de su tiempo, el gestor se encuentra con algunos frenos, que él mismos se pone, pensamientos o frases que se dice a él mismo, tales como:
Y que lejos de ayudarle, le llevan a estar más estresado y hacer más patentes, la “insuficiencia” de tiempo, la presión de lo urgente y la mala asignación que hace de su tiempo.
La mejora de la gestión del tiempo, ha de pasar por las siguientes tres fases:
En esta fase previa se debe aprovechar para reconocer que algo falla en la gestión del tiempo y analizar las principales causas de pérdida del tiempo. Solo siendo conscientes de ello, se puede realmente sentir deseos de mejorar y apostar por ello. Para eso es mejor elegir un momento del trabajo en el que no se esté demasiado agobiado y se pueda dedicar un tiempo, tanto al análisis como a definir las estrategias y herramientas que se van a emplear.
Es muy importante que una vez que haya decidido mejorar en esta habilidad, el gestor ponga de su parte, no solo durante esta etapa de implantación, sino a lo largo de su trayectoria profesional, especialmente en aquellos momentos de mayor carga laboral.
El gestor debe de alentarse a él mismo y animarse a conseguir las mejoras propuestas.
Se muestran a continuación algunos modelos o definiciones relativas al tiempo, basados en la optimización del uso que se hace del tiempo y recursos.
1. MODELO ESTÍMULO-RESPUESTA
Según se responde ante los estímulos que se nos plantean en la vida, se actúa de manera reactiva o proactiva.
Las personas reactivas esperan a que las cosas se arreglen solas y no son capaces de tomar decisiones; responden ante estímulos siempre de la misma manera, impulsadas por emociones, sentimientos, circunstancias, condiciones, o por el mismo ambiente.
En cambio, los proactivos son capaces de romper ese modelo porque tienen libertad interior, es decir, tienen la capacidad de elegir cómo reaccionar ante ciertas situaciones, pudiendo así, tomar decisiones más prudentes. Afrontan la vida personal y profesional tomando la iniciativa.
Ante una situación difícil, hay que hacer una pausa y, a continuación, utilizar las 4 herramientas con las que todo el mundo nace
Cuanto más se ejercitan estas herramientas, más proactivo es uno y mayor control sobre la vida se tiene. Algunas pautas a seguir para llegar a ser más proactivos, son:
Sin objetivos no se puede saber qué hacer y sin planificación no se sabe cuándo hacerlo.
Una vez que se tienen claros los objetivos y se han priorizado las tareas a realizar en base al modelo de la Matriz de Administración del tiempo, se debe de adecuar las actividades a los objetivos, es decir, se debe de planificar y programar la realización de estas tareas.
Planificación:
Planificar es traer el futuro al presente para actuar sobre él…ahora
Planificar permite:
Las cosas no ocurren solas, hay que hacer que ocurran y para eso hay que programarlas.
La programación sirve para:
Algunos consejos útiles para programar adecuadamente la agenda, son:
Las condiciones que han de darse para llevar a cabo una buena programación, son:
Dentro del proceso de Planificación y Programación, es recomendable la elaboración de un Plan de acción, en el cual se han de listar las distintas actividades a realizar, organizadas por proyectos y con fecha de cumplimiento.
Una vez listadas todas las actividades a realizar, se han de priorizar las mismas en base al cumplimiento de los objetivos, según su grado de importancia y urgencia.
La agenda es un instrumento de planificación y organización, por lo que es bueno sacarle el máximo partido.
La tecnología actual, que además incorpora casi a diario innovaciones útiles, permite disponer de agenda electrónica disponible en cualquier parte: en el móvil, PDAs, tablets, aplicaciones de internet, etc.
Puntos a tener en cuenta:
En muchas ocasiones se demoran las tareas que se han de realizar. Esto puede deberse a que:
Las posibles salidas a este problema de aplazamiento de tareas son:
La asertividad es un modelo de relación interpersonal que consiste en conocer los propios derechos y defenderlos, respetando a los demás. Para ser asertivo hay que llevar a cabo los siguientes pasos básicos que consisten en:
Cuando las cosas no discurren como se había pensado o era de esperar, a menudo se debe a que se presentan interrupciones o impedimentos que trastocan los planes.
El gestor es responsable de algunos de estos impedimentos, pero de otros, el responsable es el ambiente que le rodea. Estos factores perturbadores del tiempo disponible, son los llamados ladrones del tiempo.
Los ladrones del tiempo presentan un doble impacto negativo: son derrochadores y fragmentadores de tiempo, puesto que hacen pasar de lo productivo a lo improductivo, desequilibrando la asignación de prioridades.
Se expone a continuación los ladrones de tiempo más representativos, y algunos consejos para paliar su acción negativa:
Las visitas tanto internas como externas, suelen ser una fuente común de interrupciones. ¿Cómo librarse de las visitas o hacer que duren lo menos posible?
Tanto las llamadas recibidas, como las emitidas, son unos de los principales ladrones de tiempo. Sin olvidar que es un instrumento necesario, se puede intentar ganar tiempo y mejorar la calidad de las prestaciones telefónicas tratando de:
Llamadas recibidas:
Llamadas emitidas:
Una reunión mal preparada y controlada puede hacer perder una gran cantidad de tiempo, especialmente cuando se tienen varias al día o a la semana.
Respecto a la mejora de la gestión de las reuniones, es interesante tener en cuenta los siguientes puntos:
El gran abanico de posibilidades de comunicación actual, tanto interna como externa a la empresa, aporta grandes ventajas a la hora de facilitar la comunicación con compañeros, clientes, proveedores, etc, pero también supone un ladrón de tiempo cada vez más patente, que realmente llega a “enganchar”.
A fin de evitar quedar absorbidos y atrapados por la comunicación 2.0 se puede:
Buscando la optimización del tiempo y de los recursos que se utilizan en el día a día, es necesario trabajar de manera organizada y ordenada, empezando por el puesto de trabajo.
Sobre el escritorio se debería de tener sólo:
Cada vez son más las empresas que apuestan por filosofías como las “5S”, buscando conseguir una empresa limpia, ordenada y un grato ambiente de trabajo.
El método de las 5S, es una técnica de gestión japonesa basada en cinco principios simples.
El objetivo es lograr lugares de trabajo mejor organizados, más ordenados y más limpios de forma permanente, para conseguir una mayor productividad y un mejor entorno laboral.
Cada 'S' tiene un objetivo particular:
Por otra parte, la metodología pretende:
Tomar varias veces un mismo papel sin decidir qué se va a hacer con él, es un buen ejemplo de una gestión ineficaz.
Cuando llega un documento, o e-mail, solo hay 4 posibles maneras de tratarlo:
Se ha de manejar cada papel/ e-mail una única vez.
Delegar es la mejor forma de liberar tiempo y el mejor modo de potenciar el desarrollo de cada uno de los miembros del equipo.
El gestor ha de plantearse: “¿Qué debo de dejar de hacer de lo que habitualmente hago?”
La respuesta adecuada sería que ha de delegar todo aquello que pueda realizar uno de sus subordinados.
Si bien, para llevar a cabo una buena delegación se debe de:
¿Qué tareas no se deben de delegar?:
A la hora de gestionar su tiempo, el gestor ha de tener en cuenta estos aspectos:
1.-“LA GESTIÓN DEL TIEMPO COMO HABILIDAD DIRECTIVA”
Ana Mengual Recuerda
David Juárez Varón
Francisca Sempere Ripoll
Alejandro Rodríguez Villalobos
2.- "Administración del tiempo"
Mauro Rodríguez Estrada
2da Edición