La parte del ordenador en la que se almacena información se denomina memoria y podemos hablar de dos tipos de memoria fundamentalmente: la memoria principal o memoria RAM y la memoria secundaria.
La información --> archivos o ficheros
Un fichero consiste en un conjunto de bytes almacenados de forma organizada en un dispositivo de almacenamiento secundario (disco, CD, DVD, …).
En los ficheros la información se almacena en unas unidades llamadas registros, cada uno de los cuales a su vez consta de varios campos.
Existen diversas maneras de recorrer los ficheros y de acceder a un registro que se encuentra en una determinada posición del mismo.
1. Acceso secuencial: Para acceder a un registro que se encuentra en una determinada posición es necesario pasar por los registros que se encuentran en el fichero antes de él.
2. Acceso directo: Es posible acceder a un registro que se encuentra en cualquier lugar del fichero sin necesidad de pasar por los registros previos, sólo conociendo su posición dentro del fichero.
Los ficheros se les clasifica por diferentes criterios:
Según el método de acceso permitido:
1. Ficheros secuenciales: Solo permiten el acceso secuencial para acceder a un determinado registro.
2. Ficheros relativos: se puede acceder mediante acceso directo o empleando acceso secuencial.
3. Ficheros indexados: son ficheros que además de existir un fichero propiamente dicho con los datos, existe un fichero índice. El índice almacena la información relacionada con la posición que ocupan los registros en el fichero - acceso directo.
Según su forma de utilización:
1. Ficheros de entrada: almacenan información para ser introducida en la memora del ordenador y luego procesarla.
2. Ficheros de salida: contienen información procesada y que normalmente va ser mostrada al usuario mediante periféricos.
3. Ficheros de entrada / salida: introducen información, procesan información y el resultado es almacenado en ellos mismos.
Según su uso:
1. Ficheros maestros: son permanentes que contienen información esencial para la aplicación que los utiliza.
Existen tres tipos de ficheros maestros:
1.1. De constantes: contiene información que apenas varía con el paso del tiempo. Ej: nombres y códigos de provincias - serán consultados muy frecuentemente y apenas sufrirán inserciones, actualizaciones o borrado de registros.
1.2. De situación: estos ficheros contienen en todo momento la información actualizada. Ej: fichero de artículos que vende una empresa.
1.3. Históricos: contienen información referida al pasado. Ficheros que sólo sufrirán inserciones de nuevos datos y consultas, más no borrado. Ej: fichero de artículos vendidos.
2. Ficheros de movimientos: son aquellos que contienen información que modifica el contenido de los ficheros maestros, por lo que se realiza una actualización. Una vez llevada a cabo esta actualización, su contenido ya no tiene ningún fin.
3. Ficheros de trabajo o temporales: son aquellos que crea el ordenador para almacenar los resultados intermedios de un proceso.
Si hay datos repetidos en varios lugares, algo típico de los ficheros que de las bdd, se pueden producir inconsistencias.