Informatie Management

met

InProces

Brein

• 20 jaar focus op overheid / semi-overheid
• Lean
• 20 skilled professionals  (HBO/Academisch)
• 25 consultants implementatie
• Focus op software development / innovatie
• ISO/27001 (d.m.v. eigen management systeem)
• NEN/2082
• DigiD / eHerkenning gecertificeerd

De Zaak

"een hoeveelheid werk met een welgedefinieerde aanleiding en een welgedefinieerd resultaat, waarvan kwaliteit en doorlooptijd bewaakt moeten worden".

(Bron: RGBZ)

Zaak behandelen

klantvraag

intake

behandelen

besluiten

leveren

Casemanager / verantwoordelijke

regiseren van de zaak

Behandelaar

uitvoeren vand e werkzaamheden

Traditionele zaaksystemen

• Beschrijven werkprocessen
• Monitoren werkprocessen tbv externe diensten
• Koppelen met DMS functionaliteit
• Is een begeleidend systeem naast primaire ICT voorzieningen

Zaaksystemen door de jaren heen

 

• 2000 - OL2000
• 2002 - EGEM
• 2005 - Andez 1
  • Frontoffice - broker - Backoffice
• 2007 - Andez 2
  • Frontoffice - dunne midoffice - Backoffice
• 2008 - GovUnited
  • Frontoffice - dikke midoffice - Backoffice

Lessons learned implementatie

1. Feestje van I&A
2. Niet multi-tenant
3. Intern gericht
4. Usability
5. Draagvlak management
6. Top X zaaktypen
7. Begeleiding door ICT Techneuten
8. Verwachtingsmanagement / onderschatting
9. Te veel koppelingen

Lessons learned Techniek

1. Ontbreken standaard case-library
2. Ontbreken standaard producten catalogus
3. Ontbreken (aansluiting op) organisatiemodel
4. Best of breed ipv all-in-one
5. Ontbreken geïntegreerde outputgenerator (documenten, publicaties)
6. Vast datamodel
7. On premise / Security
8. Geen privacy by design

Ontbrekende case-library

1. DSP staat in de (intranet) kast of ontbreekt
2. Procesbeschrijvingen in Protos of andere BPM tool
3. Geen standaardisatie
4. Kosten

Best of breed vs all-in-one

1. Architectuur verschillen
2. Koppelingen chaos
3. Kloppelingen chaos
4. Kosten

Ontbreken outputgenerator

1. Externe sjablonen generator
2. Separaat contentbeheer voor Website
3. Separaat contentbeheer voor KCC
4. Separaat contentbeheer voor Intranet
5. Separaat contentbeheer voor bestuur

 

Oplossing:

1. Centraal vastleggen van content
2. Genereren van output door centrale voorziening welke put uit alle bronnen

Vast datamodel

1. Vast datamodel
2. SQL gebaseerde databases
3. Performance bij grote omvang (audittrails)

 

Oplossing:

1. Dynamische data-modelering
2. Multi-model
   1. Documentbased (NoSQL)
   2. Graph database
3. Big-data

Enterprise Content Management

InProces ECM

• Proces management (intern / extern)
• Dossiervorming / substitutie
• Organisatiestructuur / routering / autorisatie
• Producten catalogus
• Kennismanagement
• KCS
• Website
• Burgerloket/Ondernemersloket
• Zaakmanagement
• Objectmanagement
• VTH
• Multi-organisatie

InProces ECM

website

loket

zaken

kcs

bestuur

private cloud

applicatie clusters

database clusters

internal datasources

external datasources (land. voorz / open data)

public cloud

applicatie clusters

database clusters

Gegevens modelleren

• Alle data is gebaseerd op gestructureerde beschrijvingen van die data.
• Data wordt opgeslagen in de database in de vorm van entiteiten .
• Een entiteit-beschrijving heet een schema
• Een entiteit bevat groepen met gegevenselementen.
• Een groep van gegevenselementen noemen we een fieldset .
• Een gegevenselement noemen we een field.
• Een field bevat gegevens van een bepaald datatype

content en context

• Content is Engels voor inhoud
• InProces is Enterprise Content Management
• Dus elk soort inhoud dat waardevol is kan worden beheerd met InProces
• Content kun je alleen beheren door het in de juiste context te plaatsen. dan worden gegevens informatie, en informatie kennis
• Een document (b.v. een advies) heeft alleen waarde als we weten waar dat advies voor geldt , bv. voor de zaak Aanvraag bouwvergunning van de heer Jansen
• De context van het advies wordt vastgelegd door een relatie te maken tussen het document en de zaak.
• De document entiteit wordt beschreven met schema "document"
• De zaak wordt beschreven met schema "zaak"
• De relatie wordt beschreven met schema "zaak-document"

technische weergave

Proces management

1. Basis is case-definition
2. Subprocessen
3. Businessrules

Output genererator

• Document creatie
• Publicaties op website
• Publicaties op intranet
• Publicaties op KCS
• Publicaties naar apps (vergaderingen, meldingen)

Output genererator

• InProces Markup Language
• String parser
• Voegt gegevens samen tot gewenste output