Animer une réunion et un débriefing
Week-end des bénévoles PEA 2019
sylvain@asso-pea.ch
Qui suis-je ?
Moi c'est Sylvain je suis développeur web et membre de PEA depuis longtemps, je fais partie des groupes web, accueil, VD, comité, charte, communication, etc et j'aime bien poser devant des fonds flous, le chocolat, et les répliques de la Cité de la peur et de la Classe américaine
Qui a déjà participé à des réunions PEA ?
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Qui a aimé y participer ?
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Même quand elle a duré plus de 3h ?
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Et qu'il y avait pas d'alcool ?
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Réunion peut rimer avec inefficacité
C'est pas une rime, mais quand même
Réunion peut rimer avec frustration
C'est pas une rime riche, mais quand même
Problème du bénévolat : pas de mesure du temps
Soyons efficaces
Utilité des réunions
- Sociabilisation
- Dynamisation
- Synchronisation
- Planification
ndlr: il s'en passe des choses à Sion
Séparer l'aspect social
Pour se concentrer ensuite sur les points à l'ordre du jour
Établir un ordre
du jour
Si possible en avance
Fixer une heure de fin
Pas plus de 2h !
Désigner
un-e secrétaire
- Prend le PV (pour les personnes absentes / pour référence)
- Ajoute les points à l'ordre du jour sur demande
- Communique le PV au groupe après la réunion
Désigner
un-e facilitateur-trice
- Anime la séance
- Distribue le temps de parole (attention aux discriminations !)
- Cherche à comprendre le besoin derrière chaque point
- Surveille le temps
- Cherche à extraire des points d'action
Garder une trace des points d'action
- Chaque point est assigné à une personne
- Les points sont passés en revue au début de chaque réunion
- Utiliser un outil comme Trello
Garder une trace des points d'action
https://trello.com/
Résumé pour une réunion efficace
- Envoyer l'ordre du jour en avance et permettre d'y ajouter des points
- Créer un espace de sociabilisation avant la réunion
- Désigner un-e secrétaire
- Désigner un-e facilitateur-trice
- Définir une heure de fin
- Passer en revue les points d'action actuels
- Traiter les points les uns après les autres
- Envoyer le PV au groupe, rappeler les points d'action
Animer un débriefing
Pourquoi débriefer ?
Pour s'améliorer, s'adapter et se féliciter
Comment débriefer efficacement ?
Pour un débriefing, vous aurez besoin de...
- 1 action
- 10 personnes maximum (idéalement)
- 1 facilitateur-trice
- 200g de post-it verts
- 200g de post-it rouges
- 10 stylos
- 1 chronomètre
- 1 ou 2 heures (fixer à l'avance !)
1. Accueil et rappel de l'action à débriefer
Idéalement le débriefing se fait quelques jours/semaines après l'action
2. Distribution
des post-it et stylos
Donner à chaque personne des post-it verts et rouges
3. Écriture des post-it
- 3 minutes (chronométrage par la personne qui s'occupe de la facilitation)
- Dans le silence
- Post-it rouge : point à améliorer
- Post-it vert : point qui s'est bien passé
- Quelques mots par post-it
4. Présentation des post-it
- Chacun-e présente ses points à tour de rôle
- Pas de discussions !
- 1 min max par personne
- Post-it verts d'un côté, rouge de l'autre
5. Regroupement des post-it
- Mise de côté des post-it verts
- Regroupement des post-it rouges dans des « thèmes »
- Chacun-e vote des thèmes à discuter avec ~3 coches
6. Points d'action
- But : discuter pour trouver des points d'action
- Commencer avec le thème qui a le plus de votes
- Rappeler les post-it dans le thème
- Discuter pour trouver des points d'action pour éviter que ce problème se reproduise
- Continuer pour chaque thème jusqu'à arriver au bout du temps imparti
7. Retranscription des points d'action et partage
Relire le débriefing avant la prochaine action !
Résumé débriefing
- Définir un-e facilitateur-trice
- Rappeler l'action
- Distribuer post-it et stylos
- Écriture des points positifs et négatifs (3 min)
- Présentation des points à tour de rôle (1 min max / personne)
- Regroupement des points négatifs en thèmes
- Vote pour les thèmes (~3 coches / personne)
- Définition de points d'action pour chaque thème
- Communication et mise en place des points d'action
Merci ! 🧜♂️
https://slides.com/sylvainroflmao/animation-reunion