據點系統規劃

據點資訊系統

據點管理

  • 方案申請
  • 活動公開
  • 服務對象紀錄
  • 報表登錄
  • 核銷申請
  • 訊息管理

業務科

  • 方案審查
  • 訪視記錄
  • 場堪記錄
  • 訊息管理
  • 核銷確認

業務科既有管理的挑戰

  • 遊戲規則的說明與解釋
    • 1.0 ~ 3.1 ~ 5.0  
    • 老據、社據、功能型......etc
  • 據點本身的管理
  • 詢問訊息即時回覆的壓力
  • 眾多表單與報表的人工彙整需求
  • 新政策說明與宣導的困難
  • 核銷對帳困難
  • 業務人力流動頻繁

資訊系統的系統挑戰

  • 「又一個新系統」
  • 據點填寫資料的意願與成本
  • 不斷變化的行政規則
  • 不斷變化的據點工作

系統預計完成目標

  • 加速申請與審查
  • 讓據點盡可能迅速上手與成本降低
  • 減少業務科重複性人工
  • 增加市府對據點掌握程度與管理能量

加速申請與審查

  • 申請直接線上填報,將能事先確認的審查條件先行確認
  • 審查員只需要針對實質內容審查
    不再需要逐一確認繁瑣公式與費用上限
    (系統自動提示與檢核)

讓據點盡可能迅速上手

  • 據點可綁定承辦人 line 帳號登入,省去記憶密碼
    (但有需要時仍可使用帳號密碼登入)
  • 據點可藉由系統與市府承辦人對話溝通
  • 所有申請條件、可申辦項目,
    以系統自動檢核、表單化
  • 據點可查詢過去申請記錄

讓據點盡可能迅速上手

  • 避免人工重複登錄資料
    • 如長輩有敬老卡
      可以整合敬老卡直接登錄與打卡

減少業務科重複性人工彙整

  • 不用再人工彙整報表了
    • 業務科每個月少複製貼上兩百次 excel

增加對據點掌握程度與管理能量

  • 活動統一彙整且結構化
    • 未來可以以使用者所在地為中心,
      查詢特定日期有哪些地方有活動
    • 包括共餐、各類課程活動

增加對據點掌握程度與管理能量

  • 訊息「公告」機制
    • 打造一個公告機制,可以迅速掌握所有據點,
      是否已經收到市府發送的訊息。
    • 據點也可隨時透過系統傳送訊息給承辦

增加對據點掌握程度與管理能量

  • 用訊息機制來作為據點跟承辦人溝通架構
    • 仍可以主要以 line 來通知
    • 所有承辦與據點的訊息往返可記錄於系統
    • 未來就算更換承辦人,仍有機會看到過去的討論紀錄

      當然,如果使用電話聯繫的就還是沒辦法記錄。XD

Q & A

據點系統規劃

By TonyQ Wang

據點系統規劃

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