祝!チーム応援ライセンス

2018/5/16

 

合同会社アクアビット

長井 祥和

自治会こそITが必要!

自己紹介

 

合同会社アクアビットという

会社を経営しております。

 

のエバンジェリストでもあります。

 

長井 祥和(ながい よしかず)

と申します。

さらに!

 

某自治会の総務部長を

務めていた経験もあります

今回はその時の経験から

 

自治会こそITが必要!

 

との視点でお話したいと思います

先に就任したのは

 

エバンジェリスト?

それとも総務部長?

答えは総務部長

 

総務部長のほうが先でした

私が総務部長になった時

私の中で旬なツールは

 

   は2011年11月21日に

リリースされました

 

 

奇しくもその日は

私の結婚12周年記念日(*^▽^*)

私が総務部長に就任したのは

 2012年4月

 

初めて受注した

kintone案件が実稼働を

始めたのも同じ月

私にとっては

思い入れが深いです

ところが

私が総務部長に就任した当時

 

某自治会には情報体制が

まったく備わっていませんでした

渉外用のメールアドレスも

メーリングリストも

一斉同報の仕組みも

ファイルサーバーも

ホームページも

 

そして、、、グループウェアも

・・・何もない

私が最初に取り掛かったのは

      を導入すること

なぜなら

グループウェアがないと

自治会の運営は大変だから

ここで自治会について

おさらいを

地球 → 日本 → 各都道府県 → 各市町村 

各自治会・町内会

(役員)

自治会員・町内会員のみなさま

自治会がやるべきことは多い

 

・自治体からの配布物(回覧・掲示)   
・自治会の会報(作成・配布・回覧・掲示)
・イベント企画・運営          

・防犯・美化・会員間調整        
・自治会館・掲示板など共有物運営・保守 
・定例役員会              
・近隣自治会との協力          

 

その他その他・・・ 

自治会で作成する書類も多い

 

定例会議のレジュメ・議事録・資料

自治会員への配布物

自治会資料(地図・名簿・規約)

などなど

 

その中のいくつかには

定例会での議決が必要なものもあります

そんな大変な自治会なのに

 

 

 

 

2012年4月の私は、

新たな開発案件に参画しはじめていて

毎晩の帰りが終電近くなってました

      がないと

自治会の作業をこなすのは

とうてい無理だと思いました

 

 

      は無料なので予算も不要でした

導入を提案し

運用開始まで進められました

某自治会は、

一年ごとに役員が総交替しており

私も総務部長を離任

 

のはずが

毎年、新役員への招待や設定、説明は

なりゆき上、私が行うことに

昨年秋

     が2019年4月で

サービス終了するとのお知らせが

 

 

さっそく、

代替サービスの選定に入りました

自治会にITを入れること

 

とは

・自治会の仕事量の多さ

  →仕事をしながらこなすことは困難→ITが必要

・作業が明確

  →導入する目的が決めやすく削減時間も算出可能

・社会の中でIT(クラウド)への認知

  →我々を取り巻く環境がITなしでは考えられない

・情報の速度を高める要請

  →紙ベースの情報流通は遅い。要改善

前向きに考えると

・プライベートな空間=自治会

  →IT(クラウド)にデータを管理させることへの不安

・営利目的ではなく、収入が固定

  →支出への理解が得られにくい

・年齢層がまちまち

  →ITを導入した場合の不公平が生じる(特に高齢者)

・担当者が流動

  →役員が年毎に入れ替わり定着しにくい

後向きに考えると

ツールの選定基準(20近いツール)

 ・     からの移行が容易で

  あること

 ・現→新役員の操作性の統一

 ・サービスの継続性・サポート

 

を重視しました

・今回、まず役員限定で検討

  →役員の負担軽減に焦点を絞る

・安価で効果を望めるツールの選定

  →有償・無償を問わず広く選定(20近いツール)

  →サービスの継続性に重点を置く

・使用する機能の洗い出し

  →いくら高機能でも使いこなせなければ

   意味がない

検討

 実は、   は不採用寸前でした

 

 

一番不利だったのは価格

役員30名×月額500円=年間18万円

営業収入のない自治会には負担

 

 そして     の機能の多くが使いこなせない

 可能性が高い

 

 

 

   のかわりに採用寸前だった

のは別ツール

 

 

そのツールの機能は掲示板のみ

 

シンプルで高齢者にも使える

インターフェース

実は、私もこちらのツール推し

(すみませんサイボウズさん)

 

 

 

 

 

価格プランもアカウント数無制限で低額提示でした

自治会の活動で重要なのは

会合で何を決めるか

 

会合の場になってから

提案と議論が行われる

 

事前に議題や論点が整理されれば

会合では議論に集中できる

 

極論ですが、

 

自治会に必要なツールは

掲示板だけでも十分

某自治会では

自治会員に年間活動を承認頂く場

年一度の総会

 

 

事前に自治会員が情報を共有できていれば

総会を含め活動はより円滑に行くはず

 

・全自治会員がアカウントを持てる

・掲示板に焦点を合わせている  

 

 

その二点が

   の対抗ツールに備わっていた

 

 

 

結論からいうと  

を採用することになりました

採用の決め手

・サービスの安定性    

 ・     からの移行が容易

さらに議決の前日、

チーム応援ライセンスが発表された

 

 

 

価格でも有利に!

 

 

    が多機能すぎて

使いこなせない懸念

   

 

あえて掲示板に限定して使う

 

結果

 

当初は     で旧→新役員へ

引き継ぎを行い、徐々に    へ

移行していく予定です

 

最後に

 

 

      エヴァンジェリスト

の自己主張がしたい!

自治会に必要な機能は

掲示板だけ?

 

いえいえ、自治会に必要な機能はまだあります!!そしてツールも!

 

それこそが     !!(断言!!)

会員名簿/会員履歴  

・備品設備管理/履歴  

・周辺自治会とのやり取り

・自治体からの配布物管理

 

など、自治会には    で

一元管理した方がよい情報が多数

この度発表された

チーム応援ライセンスの

対象サービスには

   も含まれています

 

 

 

 

 

 

 

https://npo.cybozu.co.jp/team/

 

 

 

 

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      の機能がこの価格で!

 

会員管理アプリの

テンプレートをはじめ

豊富なアプリも事前に

用意されています

 

私は   エバンジェリスト

 

自治会に   を導入する

お手伝いをしたいと思っています

 

今年度の経済産業省の

IT導入支援業者にも

弊社は    導入業者として

採択して頂きました

 

 

もしご興味をお持ちの方は

kintone Caféなどの勉強会なども

開いていますので

お気軽にお声がけ下さいませ。

ご清聴

ありがとうございました!

 

合同会社アクアビット

自治会には情報共有が必要

By Yoshikazu Nagai

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