GESTIÓN EFICIENTE DE COMPRAS

VIAJES EN LA EMPRESA

¿Qué estaba pasando?

¿Qué cambios se estaban produciendo?

¿Cuál podía ser la tendencia?

BLOQUES DE COSTES

Gestión de viajes y movilidad para la empresa

COSTE DEL SERVICIO

COSTE DE GESTIONAR EL SERVICIO

Tipos de servicios

Alojamiento - Transporte

Restaurante - Coche de alquiler

Bloques en la gestión

Seleccionar proveedor y tarifas

Gestionar la reserva

Gestión administrativa: contabilizar, conformar, pagar.. .

DEL PRODUCTO/SERVICIO

CARACTERÍSTICAS CLÁSICAS VS ACTUALES

Menos alternativas
Tarifas estáticas / oficiales
Importancia de los acuerdos privados

Multitud de alternativas
Tarifas dinámicas
“yield management”
Importancia de la eficacia en
la búsqueda comparativa

DEL MERCADO

CARACTERÍSTICAS CLÁSICAS VS ACTUALES

Tolerancia al tiempo de respuesta
Poca capacidad comparativa
Confianza
Mayor planificación, antelación

Menos tiempo/ lo quiero ahora
Múltiples opciones comparativas
Desconfianza / comparo
Menor planificación, ya

DE LA TECNOLOGÍA

CARACTERÍSTICAS CLÁSICAS VS ACTUALES

Mono canal
Cambios de tarifa manual
Evolución muy lenta, estática

Multicanal
Cambios de tarifa por algoritmos
Evolución en tiempo real /
tiempo clave

Factores esenciales de compra

GESTIÓN DE COSTES

TIEMPO

SEGURIDAD

POLÍTICAS DE COMPRA PROPIAS

objetivos principales

REDUCIR COSTE SERVICIO

REDUCIR COSTE GESTIÓN

CONSEGUIR EL MENOR TIEMPO DE RESPUESTA

MAXIMIZAR LA CONFIANZA Y LA SEGURIDAD

INTEGRACIÓN CON LA POLÍTICA DE COMPRAS

Factores complementarios

INFORMACIÓN ESTRUCTURADA

CONTROL/PRESUPUESTO/ANÁLISIS

UNA PERSONA AL TELÉFONO

INTEGRACIONES CON LOS PROCESOS

ADMINISTRATIVOS FINANCIEROS DE LA EMPRESA

UNA NECESIDAD,
una solución

Imagina una empresa que vende por toda España y exporta a varios países por todo el mundo.

Varios de sus empleados tienen que viajar durante las próximas semanas

PEDRO, DIRECTOr GENERAL

Tiene que viajar a Madrid esta misma tarde
por una reunión de última hora

Eva, export manager

La empresa participará en una feria en Dubái dentro de
dos semanas. Necesitará vuelos, hotel, coche de alquiler...

JESÚS, TÉCNICO
DE EXPORTACIÓN

Está de viaje de negocios en Estados Unidos y
necesita desplazarse de Nueva York a Seattle

SONIA, TÉCNICO COMERCIAL

Realiza visitas a clientes de distintas ciudades.
La semana que viene viaja a la zona noreste del país

Mientras tanto, en el back office...

Director general

Su felicidad pasa por que
no se desvíen los presupuestos

Directora financiera

Quiere que los costes estén
bajo control

Director de compras

Le preocupan los gastos y
demanda información analítica

Secretaria

Reclama agilidad
en las respuestas

Directora de
Recursos Humanos

Quiere saber en cada momento dónde está su personal

... Y en el back office

Director general

Su felicidad pasa por que
no se desvíen los presupuestos

Directora financiera

Quiere que sus costes estén bajo control

Director de compras

Le preocupan los gastos y
demanda información analítica

Secretaria

Reclama agilidad
en las respuestas

Directora de
Recursos Humanos

Quiere saber en cada momento dónde está su personal

Qué ha pasado en esos

2

minutos

SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL

Desde los procesos de búsqueda de un servicio hasta los procesos financieros y administrativos

PERSONAL
TRAVEL
MANAGER

PERSONAL TRAVEL MANAGER

Controla el sistema en todo momento y en cada paso.
Interviene manualmente para mejorar los procesos, los resultados.
Es el rostro humano de Octopus, en permanente contacto con el cliente.

Es el gestor del sistema

La deslocalización de Octopus permite al PTM operar desde cualquier punto del planeta.

ACCIÓN ITINERANTE

CÓMO FUNCIONA

(Siete módulos para el éxito)

CONTRATACIÓN Y COMPRAS

La inteligencia de Octopus integra los acuerdos en todo el mundo con
centrales, cadenas hoteleras, rent a car o compañías aéreas, entre otros.
Establece la operativa de contratación con los operadores turísticos.

tiempo real

COMPARADOR

Compara todas las opciones
Ordena las mejores propuestas
(y sus alternativas)

Recibe la petición

Conecta con proveedores

Analiza el mercado en

POLÍTICA DE COMPRAS

Política de empresa
Define los parámetros de la compañía
de forma cuantitativa y cualitativa.
Política de usuario
Incorpora los parámetros específicos de
cada viajero de la empresa.

GESTOR DE PROPUESTAS

El usuario obtiene la información estructurada y personalizada.
Siempre bajo la atenta supervisión del Personal Travel Manager: analiza las propuestas y, si es preciso, añade otras alternativas.

GESTOR DE RESERVAS

Después de procesar las reservas, captura
la información y la integra en el sistema
El SIE entra en acción:
· El Sistema de Información Estructurada (SIE) realiza
un seguimiento de los consumos y servicios de
la empresa.
· Clasifica la información en la forma y modo en que
desea verla el usuario: datos de usuarios, costes,
ubicación del personal en tiempo real.
· Facilita la revisión de la política de compras
en cada momento.

DOCUMENTACIÓN
PARA EL VIAJE

Una vez aceptada la reserva, se crea
la documentación necesaria del viaje.
Se estructura de la forma más cómoda para el usuario.

En el móvil o tablet.

En el ordenador.

En persona (mensajería).

lñk

DOCUMENTACIÓN: ENTREGA POR TRES VÍAS

Adaptado a la empresa
Compatible con los sistemas de pago de la empresa y su política financiera.
La facturación se genera en la forma más útil y eficiente para el cliente.
Puede integrarse con el propio sistema del cliente.

Adaptado al proveedor
Adaptado a la idiosincrasia de cada proveedor, esté donde esté.
Puede interactuar con su sistema, descargar facturas, tratarlas automáticamente.