Waarom samenwerken soms frustrerend is ...

Gevangenendilemma

Gevangenendilemma

• Collectief belang botst soms met eigenbelang
• Samenwerken heeft voordelen, maar dan moet je je eigenbelang opzij kunnen zetten
• Dit dilemma los je niet op met overleg alleen

• Wat wel helpt, is vertrouwen, duidelijke regels en zelfbinding: vrijwillig een bepaalde strategie voeren waarbij je rekening houdt met de belangen van de andere partijen in het team

Wat onderscheidt
succesvolle teams van minder succesvolle?

1.
Ze hebben een gezamenlijk doel

Gezamenlijk doel

• Goede teams hebben een doel dat boven de normale werkzaamheden uitstijgt
• Stelt de groep in staat om buitengewone prestaties te leveren
• Dit doel wordt bij Scrum iedere sprint opnieuw geformuleerd door team en product owner
• Hij bepaalt de richting (wat?), het team bepaalt hoe ze het werk zullen aanpakken

SIA 96

2.
Ze mogen autonoom werken

Autonome teams

• Scrumteams verdelen de taken onderling
• Zo worden ze niet uit elkaar gespeeld door managers, klanten of collega's
• Gedeeld eigenaarschap zorgt ervoor dat iedereen samen verantwoordelijk is voor de kwaliteit van het deel- of eindproduct
• Scrumteams zijn zelfsturend én zelforganiserend

SIA 107

Stanley Miligram Experiment

Wat leert ons dit?

• Interacties met de omgeving bepalen ons gedrag, niet zozeer onze intrinsieke eigenschappen
• Als het fout loopt, steken we graag de schuld op een ander: het team, de baas ...
• In plaats van naar individuele schuldigen te zoeken, beloont Scrum positief gedrag door mensen aan te sturen op samenwerking en resultaatgericht werken

3.
Ze zijn multifunctioneel

Multifunctionele teams

• Ze beschikken over alle vaardigheden die nodig zijn om het project te voltooien
• Maar ze kijken ook verder dan de expertises van elk teamlid
• Scrum-teamleden hoeven dus geen deel van zichzelf thuis te laten als ze naar het werk gaan: ze zitten er als mens, niet als expert
• Dit voorkomt een eenzijdige blik op het project, vanuit ieders belang

SIA 104

Voorbeeld: Nasa

Voorbeeld: Nasa

Voorbeeld: Nasa

Je hebt varkens nodig in je team, geen kippen

SIA 100

Varkens vs kippen

• Varkens zijn écht betrokken en bereid om offers te maken om een project tot een goed einde te brengen
• Kippen willen graag betrokken worden, maar verzetten maar weinig werk
• In reguliere teams zitten varkens en kippen vaak door mekaar (ja, ook hier!)

Hoe scheid je ze van elkaar?

• Maak duidelijk welke inspanning je verwacht van elk teamlid
• Verleid de varkens om voor jouw project hun gewone werk even los te laten
• Laat enkel varkens toe in je scrumteam: alleen 100% is goed genoeg
• Nodig kippen uit op de sprint review, zo voelen ze zich toch betrokken

Kleine teams 
werken beter samen

De ideale grootte?

7 man/vrouw

(+/- 2)

De Wet van Brooks

"Mankracht toevoegen aan een softwareproject dat laat is, vertraagt het nog meer"

(Fred Brooks - The Mythical Man-Month - 1975)

Hoe dat komt?

1. Het kost tijd voor mensen op hun maximale snelheid werken

2. Ons brein is fysiek niet in staat om heel snel te denken

fbicbsibmioc

Hoeveel letters heb je onthouden?

fbicbsibmioc

Feit: we kunnen slechts 4 dingen onthouden

Hoe meer mensen in je team, hoe meer communicatiekanalen

5 teamleden > 10 kanalen

6 teamleden > 15 kanalen

7 teamleden > 21 kanalen

8 teamleden > 28 kanalen

9 teamleden > 36 kanalen

10 teamleden > 45 kanalen 

Nog nadelen?

• Gelummel (social loafing):  als het aantal mensen in een groep toeneemt, verlagen mensen hun inspanningen

• In elk team zitten suckers: zij doen door hun inzet voor het gezamenlijk belang zichzelf te kort

• Daardoor krijg je het free rider-effect: hoe groter de groep, hoe groter de verleiding om anderen het werk te laten doen

Een goed team weet hoe snel het kan gaan

Snelheid van een scrumteam
=
Aantal storypoints / sprint

Velocity chart

Snelheid hangt af van

• Ervaring Scrumteam
• Ervaring Scrummaster
• Ervaring met Scrum

Hoe meet je de totale voortgang van je project?

Tool:

Burndown-chart

Title Text

Hoe werkt een burndown chart?

• In de sprint planning schat het team met story points in hoe complex een onderdeel is
• Deze schatting tel je voor elke sprint bij mekaar
• Het totale aantal story points geeft weer hoeveel werk er die sprint op de plank ligt
• Op de burndown chart houdt de scrum master bij hoeveel punten er verzet zijn (volgens de definition of done) en hoeveel er nog over zijn
• Zo kan hij/zij de snelheid (velocity) van het team meten 

SIA 126

Belangrijk

• Als sprint backlog items niet klaar zijn (done) volgens de definition of done, mogen ze niet meegerekend worden
• Onafgewerkte items en story points moet je meenemen naar een volgende sprint (carry-over)

Gevaar!

Hoe vermijd je dit?

Ga swarmen

Swarming

• Het hele team focust samen op 1 user story
• Doel: deze user story zo snel mogelijk af krijgen en bottlenecks of carry-overs vermijden

Voorzie genoeg speling (slack)

Slack

• Slack is de tijd die je je als team kan permitteren zonder de einddatum van de sprint of je ganse project in gevaar te brengen
• Kleine projecten kennen vaak te weinig slack, grote vaak te veel
• Hou er rekening mee: schat je werkuren realistisch in
• Bereken niet de minimale tijd die vereist is om een bepaalde taak te vervullen (time on task), maar de tijd die een taak in beslag neemt inclusief de onvermijdelijke onderbrekingen

Een goed team doet
1 project per keer

SIA 131

Dedicated team, time & place

• Een scrumteam werkt zo veel mogelijk op hetzelfde moment in één ruimte samen
• Durf mensen in je scrumteam dus vrij te plannen
• Liever minder projecten met een korte doorlooptijd dan veel langlopende projecten tegelijk
• Je werk is maar klaar als het volledig af is!

"Mensen multitasken niet omdat ze er goed in zijn, maar omdat ze zich niet op één ding kunnen concentreren"

(David Sanbonmatsu)

Niet overtuigd?

Schrijf op

De getallen 1 tot en met 10
De Romeinse cijfers 1 tot en met 10

De letters A tot en met L 

(Gerald Weinberg - Quality Software Management)

Feit:
Overuren maken teams niet productiever

Maxwell-kromme

Een goed team werkt transparant

SIA 112

Maak de verwachtingen naar elkaar zichtbaar

Je belangrijkste hulpmiddel?

Het Scrumbord!

SIA 120

Scrumbord

• Dit is de voornaamste lijst om je voortgang te monitoren
• Het geeft weer welk onderdeel nog moet gedaan worden (to do), wat gaande is (busy) en wat af is (done)
• Het bord wordt elke sprint opnieuw gevuld
• Tip: geef elke taak dezelfde kleur van post-it als de backlog items waar ze bijhoren 
• Voordeel: je werkproces is ook transparant voor kippen

Een goed team haalt de omgeving naar binnen

SIA 143

Waarom zijn demo's belangrijk?

• Het is dé ceremonie om feedback van klanten en stakeholders te inventariseren
• Vaak weten klanten pas wat ze willen (of niet!) als ze het product zien
• Het team kan er zijn successen vieren

Hoe hou je een goede demo?

• Nodig de de klant uit en laat hem zelf aan het woord 
• Zo kan de product owner toetsen of hij zijn werk goed heeft gedaan en de product backlog bijstellen
• Scrum master denkt mee na over welke stakeholders het team nog kan uitnodigen voor de demo

Hoe hou je een goede demo?

• Oefen met het ganse team
• Tell a story: leg de demo uit vanuit de waarde voor de klant
• Focus op de definition of done
• Hou je demo kort: max. een half uur

Technieken

• Peer review: toon je product aan een ander team binnen hetzelfde bedrijf
• Client testing: leg je product niet uit, maar laat je klant  het meteen testen
• Leg je shippable product voor aan de eindgebruiker

Je belangrijkste ceremonie?
De daily stand-up!

SIA 123

3 vragen 

• Wat heb je gisteren gedaan om de Sprint te voltooien?
• Wat ga je vandaag doen?
• Waar zit je vast?

Belangrijk!

• Duur: maximaal een kwartier
• Elke dag op hetzelfde tijdstip, met iedereen van het team erbij
• Vereist een actieve houding: rechtopstaand bij het scrum bord (niet hangen!), iedereen doet mee
• Doel: weten wat de belangrijkste taak is die je die dag af moet krijgen
• Geen rapportage achteraf (ook niet aan het management)

Hoe het niet moet ...

Veel gemaakte vergaderfouten 

• Vergadering start niet op tijd
• Teamleden komen te laat
• Niet iedereen participeert
• Niet iedereen luistert
• Iemand hangt er maar wat bij
• Iemand kaapt de vergadering met een verhaal dat niets met het werk zelf te maken heeft
• Problemen blijven onder de mat
• Doel van de vergadering is onduidelijk, uitkomst ook
• Niemand weet wat er na de vergadering beslist is

Hoe het wel kan:

Tip

• Je kan een bal gebruiken om mensen aan het woord te laten (wie de bal heeft, praat - de rest zwijgt)
• Time de meeting met een eierkoker
• Laat het team zelf met oplossingen komen als de daily stand-up in de soep draait: ook dat is zelforganisatie

Een goed team stuurt zichzelf bij

SIA 155

Waarom retrospectives?

• Je blikt samen terug op het proces
• Je spreekt uit wat er goed liep en niet goed liep
• Daar haal je verbeterpunten uit voor een volgende sprint 

Hoe het niet moet ...

Belangrijk

• Hou ook je retrospectives time-boxed: max. een uur per week sprint
• Nodig scrum team, scrum master én product owner uit
• Faciliteer retrospectives met spellen en oefeningen. Wissel je techniek geregeld.
• Evalueer ook de omgeving
• Maak alles bespreekbaar
• Vraag verbeterpunten aan het ganse team en communiceer ze ook terug aan het ganse team
• Neem de belangrijkste mee naar de volgende sprint
• Sla de retrospective niet over uit tijdgebrek!

4 mogelijke technieken

• Smileys (hapiness poster)
• Starfish
• One-word
• Mad-sad-glad

Smiley

Starfish

One word

Mad-sad-glad

De rol van de
scrum master & product owner is cruciaal

Hoe het niet moet ...

Rollen binnen een team

MBTI-test

• De Meyers Briggs Type Indicator is een vragenlijst over psychologische types, ontworpen is door Meyers en Briggs, gebaseerd op bevindingen van psychiater Carl Jung
• De MBTI helpt je je sterke punten te ontdekken

MBTI-test

• De verschillen tussen mensen meet de MBTI-test op deze 4 assen:
  • Extravert versus Introvert
  • Waarnemend versus Intuïtief
  • Denkend versus Voelend
  • Beoordelend versus Gewaarwordend

MBTI-test

• Er zijn geen goede of slechte types!

• Geen enkele theorie kan de complexiteit van menselijk gedrag volledig verklaren

• Types beschrijven geen vast op karaktertrekken gelijkend gedrag

• Het zegt ook niets over je competenties of talenten

• Ieder van ons reageert anders op de eisen van een situatie, zelfs in gedrag tegenovergesteld aan je type

Belbin

• Meredith Belbin is een Britse managementprofessor die onderzoek deed naar effectief teamwork
• Hij onderscheidt 9 teamrollen die in elk succesvol team vertegenwoordigd (zouden moeten) zijn
• Doe zelf de test!

Belbin

• Een team bestaande uit alleen maar creatievelingen loopt het risico te verzanden in ideeën.
• Een team bestaande uit alleen maar uitvoerders loopt het risico veel werk te verzetten zonder resultaat.
• Een team dat zich hier bewust van is kan door het beter verdelen van taken en functies steeds beter gaan werken, met bijbehorend resultaat.

Weet ook dat elk team door dit proces gaat ...

Tuckman-model voor groepsdynamica

Een goed team neemt beslissingen

Beslissen kan door ...

• Te stemmen (bij meerderheid)
• Consensus te zoeken
• Unanimiteit te zoeken
• Een gebrek aan reacties: wie is hier voor?
• Autoriteit > dictatuur
• Automatische goedkeuring: wie is hier tegen?

Een goed team maakt samen lol

SIA 169

Tool: definition of fun

Definition of fun (DOF)

• Je mag lol hebben in je werk
• DOF maakt duidelijk wat samenwerken leuk maakt en hoe je het als team leuk kan houden

De waarden van Scrum

Samengevat

• Succesvolle teams werken voor een gezamenlijk doel, zijn autonoom en multifunctioneel
• Ze zijn klein en werken zo veel mogelijk in 1 ruimte gedurende de ganse projecttijd samen
• Ze halen de omgeving binnen en sturen zichzelf voortdurend bij
• Lijsten en daily-stand-ups maken transparant waar je team aan werkt
• Met burn-down charts kan je de snelheid van je team meten en de voortgang tonen
• Teamwork mag plezierig zijn!

Meer lezen/zien?

• 'Scrum: tweemaal zoveel doen in de helft van de tijd' (Jeff Sutherland)
• The Rong Way to do Agile (Youtube)
• Groeten uit Delft - How to improve-series (Youtube)
• How to do a damn good daily standup
• Waardevolle Agile Retrospectives