Agile 101 - Why projects fail ?

Timur Poperecinîi

@monomachus

What is Agile?

Agile mindset

Agile ≠ Scrum

Agile ≠ Kanban

The Client: "What is Agile?

Flexibility
Rapidly adapting team
Developed functionalities are visible/tested much sooner
Shorter time-to-market

Team: "What is Agile?"

More collaboration inside the team
My input is valuable (participation at estimations, demo, retrospective)
Unit tests & other software craft best practices (maybe)
Up-to-date specifications

Dictionary

Artefacts
- Product Backlog
- Scrum Backlog
- Product Increment
Roles
- Scrum Master
- Product Owner
- Stakeholders
- Team

Events / Ceremony
- Sprint
- Sprint planning
- Daily Meetings
- Review or Demo
- Retrospective
- Backlog refinement

#1: Lack of experience

44% of participants

First of all agile is changing the way we think
Need of training/coaching & deep understanding of the particular framework (Scrum sau Kanban)
Experienced Scrum Master and Product Owner, or at least the one that believes in the framework is a must

Scrum in a nutshell

Kanban in 2 words

Visualize Workflow
Limit Work in Progress (WIP)
Measure and Improve Flow

We should be agile, and not just practice it

Agile - important details: DoR and DoD

Definition of Ready
Definition of Done
Kanban - DoD for each column in the flow

Agile - important details: User Stories

As a <type of user>, I want <some goal> so that <some reason>.

Scrum - important details: Sprint 0

Agile - important details: Who is the part of the team

Management, UI, Testers, DevOps, Developers, SEO Specialists, etc.

#2: Company does not have agile values

42% of participants

Tilting at windmills
Beauracracy & Waterfall procedures
Lack of support from middle management in the transition period
Lack of support for cultural change in the company

Solution - Change management

We should find people that think like us, preferably non-formal leaders
Implementing change with small steps
Ask for positiv feedback from clients and present it to management
Adjust current procedures to Agile framework

#3: Communication or cultural problems within teams

33% of participants

Teams are placed in different states/countries
Multiple timezones are involved
Communication between teams is inefficient
Integration of the work done by different teams is a complex process
Particularities of some team members is not considered by management

Possible solutions

Travel
Desemnarea persoanelor responsabile pe subiecte anumite din ambele/mai multe echipe.
Responsabilitatea devine comuna si ambele parti tre sa faca ceva ca sa se descurce
Evenimente comune de echipa - hackaton, sportive, turistice

#4: ScrumMaster e de fapt ScrumSlave

25% din respondenți

Persoana dicteaza ce tre sa fie facut de fiecare membru al echipei
Nu e un servant leader, ci o persoana autoritara
Situatia inversa: Apatie, nu e interesat in ceea ce face echipa, sau cum sa amelioreze lucrurile

ScrumMaster este ...

Aparatorul echipei fata de stakeholderi, client, management
Facilitatorul echipei
NU este - responsabilul final de livrari, angajamente, testari

Echipa este ...

Intreaga echipa devine un singur organism, care raspunde in intregime fata de estimarile sale, bugurile, livrarile
NU este - doar responsabil de teste, sau doar responsabil de implementarea unui task X, responsabilitatea e a fiecarui membru din echipa

#5: Product Owner nu e potrivit

19% din respondenți

Nu cunoaste businessul core
Nu comunica cu utilizatorii finali a produsului
Nu poate prioritiza
Expectarile nu sunt bine definite
Nu poate lua decizia finala de sine-statator

Product Owner deseori e din echipa clientului

Explicarea rolurilor si frameworkului Scrum si toolurilor pe care le vom utiliza e un must pentru ca aceasta persoana sa poata interactiona corect intr-un process Scrum
stabilim meeting-uri de Backlog Grooming periodic pentru a avea un Sprint Backlog bine definit cu cel putin o saptamana inainte de inceputul Sprintului

Failure Story

Compania Startup vrea Agile
Requirements se schimba in 3-4 zile
Clientul discuta direct cu developerii fara sa implice pe Scrum Master sau sa posteze tickete in tool de PM
Cere deployment in prod
In oferta initiala s-a propus vag SEO, clientul a acceptat
Echipa nu cunoaste despre aceasta
Proiectul tre sa fie livrat in 2 luni de zile
Design-ul se livreaza de cineva din partea clientului de 2 ori pe zi in HTML (fara SEO)

Another Failure Story

Compania Startup vrea Agile
Are un budget fix
In oferta financiara se propune Scrum
Proiectul incepe in luna ianuarie (de exemplu)
E nevoie de 4-5 devi
La inceputul lui ianuarie sunt prezenti 2 devi
In februarie se elibereaza inca 3 si se alatura echipei
Clientul merge in concediu la sf. lui Ianuarie
UI e livrat de o companie externa care are alte deadlines si resurse
Re-livrarea si re-integrarea UI costa bani, pe care clientul nu le are pentru ca avea budget fix

Failure Story #3

Compania Enterprise vrea Agile
Are un budget fix
In oferta financiara se propune Scrum
E primul proiect important Scrum in companie
Sunt lansate 5 echipe cu a cate 5 persoane
5 echipe in 3 tari diferite
Arhitectul din partea clientului stabileste tehnologiile si structura BDD

SUCCESS Story

Compania Enterprise vrea Agile
In oferta financiara se propune Scrum
Sunt lansate 5 echipe cu a cate 5 persoane
Toate echipele sunt in aceiasi agentie in RO
Product Owner e persoana din partea clientului
Compania este destul de tehnica si se ocupa de architectura si infrastructura aplicatiei singura
Un GIT si release flow bine definit