Informatie Management

met

InProces

Agenda

• Zaakgericht werken 
• Zaaksystemen
• Enterprise Content Management
• Toepassingen Zaaksysteem

De Zaak

"een hoeveelheid werk met een welgedefinieerde aanleiding en een welgedefinieerd resultaat, waarvan kwaliteit en doorlooptijd bewaakt moeten worden".

(Bron: RGBZ)

Zaak behandelen

klantvraag

intake

behandelen

besluiten

leveren

Casemanager / verantwoordelijke

regiseren van de zaak

Behandelaar

uitvoeren vand e werkzaamheden

Traditionele zaaksystemen

• Beschrijven werkprocessen
• Beschrijven dossiers
• Monitoren werkprocessen tbv externe diensten
• Koppelt met DMS functionaliteit
• Is een begeleidend systeem naast primaire ICT voorzieningen

Zaaksystemen door de jaren heen

• 1999 - OL2000
• 2002 - EGEM
• 2005 - Andez 1
  • Frontoffice - broker - Backoffice
• 2007 - Andez 2
  • Frontoffice - dunne midoffice - Backoffice
• 2008 - GovUnited
  • Frontoffice - dikke midoffice - Backoffice

Praktische Implementatie

1. Feestje van I&A
2. Draagvlak management
3. Top X zaaktypen
4. Onderschatting (het raakt primaire bedrijfsvoering)
5. Begeleiding door ICT Techneuten
6. Verwachtingspatroon
7. Economisch meest voordelige aanbieding
8. On-premise

Oorzaken

1. Ontbreken geïntegreerde inputgenerator
2. Ontbreken standaard case-library
3. Ontbreken standaard producten/diensten catalogus
4. Ontbreken (aansluiting op) organisatiemodel
5. Best of breed ipv all-in-one
6. Ontbreken geïntegreerde outputgenerator (documenten, publicaties)
7. Vast datamodel

1. Ontbreken inputgenerator

1. Geen mogelijkheid tot dynamiek in datamodellering
2. Afhankelijkheid ICT dienstverlener (in-/extern)

2. Ontbrekende case-library

1. DSP staat in de (intranet) kast of ontbreekt
2. Procesbeschrijvingen in Protos of andere BPM tool
3. Geen standaardisatie

1. Primaire stappen (fasen)
2. Dossier
3. Doorlooptijden
4. Behandelaars
5. Subzaken  (deelzaak/vervolgzaak)
6. Resultaattypes
7. Businessrules

2. Ontbrekende case-library

3. Ontbrekende PDC

1. PDC alleen voor Klant gedefinieerd
2. Content beheerd in CMS tbv website/intranet
3. Geen koppeling naar werkproces(sen)

4. Ontbrekende aansluiting op Organsiatiemodel

1. Vaak: Organisatiemodel in Active Directory, op intranet en website.
2. Organisatiemodel sluit niet aan op werkprocessen

5. Best of breed vs all-in-one

1. Architectuur verschillen
2. Koppelingen chaos
3. Kloppelingen chaos
4. Kosten

6. Ontbreken outputgenerator

1. Externe sjablonen generator
2. Separaat contentbeheer voor Website
3. Separaat contentbeheer voor KCC
4. Separaat contentbeheer voor Intranet
5. Separaat contentbeheer voor bestuur

Oplossing:

1. Centraal vastleggen van content
2. Genereren van output door centrale voorziening welke put uit dezelfde bron

7. Vast datamodel

1. Vast datamodel
   • IPM (Informatie Publicatie model)
2. SQL gebaseerde databases
3. Performance bij veel data

Oplossing:

1. Dynamische data-modelering
2. Documentbased (NoSQL)
3. Big-data

Enterprise Content Management

InProces ECM

• Proces management (intern / extern)
• Dossiervorming / substitutie
• Organisatiestructuur / routering / autorisatie
• Producten catalogus
• Kennismanagement
• KCS
• Website
• Studentloket
• Zaakmanagement
• Objectmanagement
• Multi-organisatie

InProces ECM

website

loket

zaken

kcs

bestuur

private cloud

applicatie clusters

database clusters

internal datasources

external datasources (open data)

public cloud

applicatie clusters

database clusters

Hoe te starten

• Big-bang
• Per Afdeling/Team
• Per Zaaktype

Big-bang

• Primaire kanalen inrichten
  • post
  • email
  • callcenter
  • balie
• Zaaktype catalogus
• Doelstelling: Papier van tafel
• Weinig diepgang

Per Afdeling/Team

• Draagvlak
• Knelpunt analyse
• Voortrekkers
• Doelen bepalen
• Agile

Input Generator

• Invoer formulieren
• Sjablonen
• Datamodellering

Gegevens modelleren

• Alle data is gebaseerd op gestructureerde beschrijvingen van die data.
• Data wordt opgeslagen in de database in de vorm van entiteiten .
• Een entiteit-beschrijving heet een schema
• Een entiteit bevat groepen met gegevenselementen.
• Een groep van gegevenselementen noemen we een fieldset .
• Een gegevenselement noemen we een field.
• Een field bevat gegevens van een bepaald datatype

Enterprise Content

• Content is Engels voor inhoud
• InProces is Enterprise Content Management
• Dus elk soort inhoud dat waardevol is kan worden beheerd met InProces
• Content kun je alleen beheren door het in de juiste context te plaatsen. dan worden gegevens informatie, en informatie kennis
• Een document (b.v. een advies) heeft alleen waarde als we weten waar dat advies voor geldt , bv. voor de zaak Aanvraag bouwvergunning van de heer Jansen
• De context van het advies wordt vastgelegd door een relatie te maken tussen het document en de zaak.
• De document entiteit wordt beschreven met schema "document"
• De zaak wordt beschreven met schema "zaak"
• De relatie wordt beschreven met schema "zaak-document"

technische weergave

Proces management

1. Basis is case-definition
2. Subprocessen
3. Businessrules
4. Dossiervorming
5. Kernregistraties / objecten / subjecten
6. Koppelen met Organisatiemodel

Output genererator

• Document creatie
• Publicaties op website
• Publicaties op intranet
• Publicaties op KCS
• Publicaties naar apps (vergaderingen, meldingen)

Output genererator

• InProces Markup Language
  • String parser
  • Serverside
• Voegt gegevens samen tot gewenste output
  • Sjablonen tbv documenten
  • Widgets tbv digitale Publidaties

Toepassingen

1. Werkproces begeleiding
   1. Externe producten / diensten
   2. Interne producten / diensten 
2. Kernregistraties
3. Publicaties extern (b.v. website)
4. Publicaties intern (intranet / studentloket)
5. Vergaderingen
6. Archivering