據點系統規劃

據點資訊系統

據點管理

• 方案申請
• 活動公開
• 服務對象紀錄
• 報表登錄
• 核銷申請
• 訊息管理

業務科

• 方案審查
• 訪視記錄
• 場堪記錄
• 訊息管理
• 核銷確認

業務科既有管理的挑戰

• 遊戲規則的說明與解釋
  • 1.0 ~ 3.1 ~ 5.0  
  • 老據、社據、功能型......etc
• 據點本身的管理
• 詢問訊息即時回覆的壓力
• 眾多表單與報表的人工彙整需求
• 新政策說明與宣導的困難
• 核銷對帳困難
• 業務人力流動頻繁

資訊系統的系統挑戰

• 「又一個新系統」
• 據點填寫資料的意願與成本
• 不斷變化的行政規則
• 不斷變化的據點工作

系統預計完成目標

• 加速申請與審查
• 讓據點盡可能迅速上手與成本降低
• 減少業務科重複性人工
• 增加市府對據點掌握程度與管理能量

加速申請與審查

• 申請直接線上填報，將能事先確認的審查條件先行確認
• 審查員只需要針對實質內容審查
  不再需要逐一確認繁瑣公式與費用上限
  （系統自動提示與檢核）

讓據點盡可能迅速上手

• 據點可綁定承辦人 line 帳號登入，省去記憶密碼
  （但有需要時仍可使用帳號密碼登入）
• 據點可藉由系統與市府承辦人對話溝通
• 所有申請條件、可申辦項目，
  以系統自動檢核、表單化
• 據點可查詢過去申請記錄

讓據點盡可能迅速上手

• 避免人工重複登錄資料
  • 如長輩有敬老卡
    可以整合敬老卡直接登錄與打卡

減少業務科重複性人工彙整

• 不用再人工彙整報表了
  • 業務科每個月少複製貼上兩百次 excel

增加對據點掌握程度與管理能量

• 活動統一彙整且結構化
  • 未來可以以使用者所在地為中心，
    查詢特定日期有哪些地方有活動
  • 包括共餐、各類課程活動

增加對據點掌握程度與管理能量

• 訊息「公告」機制
  • 打造一個公告機制，可以迅速掌握所有據點，
    是否已經收到市府發送的訊息。
  • 據點也可隨時透過系統傳送訊息給承辦

增加對據點掌握程度與管理能量

• 用訊息機制來作為據點跟承辦人溝通架構
  • 仍可以主要以 line 來通知
  • 所有承辦與據點的訊息往返可記錄於系統
  • 未來就算更換承辦人，仍有機會看到過去的討論紀錄
    
    當然，如果使用電話聯繫的就還是沒辦法記錄。XD

Q & A