合同会社アクアビット

長井 祥和

自治会へのIT導入

自己紹介

 

合同会社アクアビットという

会社を経営しております。

 

のエバンジェリストでもあります。

 

長井 祥和(ながい よしかず)

と申します。

イベントに出させてもらったり

2018/5/16

チーム応援カフェ Vol.2

2021/7/20

旅したり

2018/5/16

チーム応援カフェ Vol.2

チーム応援ライセンスの

開始記念セミナーで語りました

Text

2018/5/16

チーム応援カフェ Vol.2

自治会こそ

ITが必要!と

チーム応援カフェ Vol.2

私が某自治会の

総務部長に就任したのは

チーム応援カフェ Vol.2

私が総務部長に就任した当時

 

その某自治会には情報体制が

まったく備わっていませんでした

チーム応援カフェ Vol.2

渉外用のメールアドレスも

メーリングリストも

一斉同報の仕組みも

ファイルサーバーも

ホームページも

 

そしてグループウェアも・・ない

チーム応援カフェ Vol.2

私が最初に取り掛かったのは

      を導入すること

 当時、私は

サイボウズさんに

ゾッコンでした

チーム応援カフェ Vol.2

は2011年11月21日

リリースされました

私にとっては

今も思い入れが深いのです

奇しくもその日は私の結婚12周年記念日(*^▽^*)

 総務部長になった月は、

 システム案件を初納品した月

チーム応援カフェ Vol.2

総務部長になって知ったのが、

自治会運営の大変さ

グループウェアがないと無理!

チーム応援カフェ Vol.2

自治会に

ITを導入

しましょう!

なら

無料で

使えます!

チーム応援カフェ Vol.2

ここで自治会について

おさらいを

地球 → アジア → 日本 → 各都道府県 → 各市町村 

各自治会・町内会

(役員)

自治会員・町内会員のみなさま

チーム応援カフェ Vol.2

自治会がやるべきことは多い

 

・自治体からの配布物(回覧・掲示)   
・自治会の会報(作成・配布・回覧・掲示)
・イベント企画・運営          

・防犯・美化・会員間調整        
・自治会館・掲示板など共有物運営・保守 
・定例役員会              
・近隣自治会との協力 
その他その他・・・ 

チーム応援カフェ Vol.2

自治会で作成する書類も多い

 

定例会議のレジュメ・議事録・資料

自治会員への配布物

自治会資料(地図・名簿・規約)

などなど

 

その中のいくつかには

定例会での議決が必要なものもあります

チーム応援カフェ Vol.2

 

が終わる!?

      のおかげで

自治会の総務部長を一年無事に

勤められました

チーム応援カフェ Vol.2

某自治会は、

一年ごとに役員がほぼ交替する運用

私も総務部長を離任

 

・・・・のはずが

それから数年、新役員への招待や設定、説明は

なりゆき上、私が行うことに

チーム応援カフェ Vol.2

やがて

     が2019年4月で

サービス終了するとのお知らせ

 

さっそく、

代替サービスの選定に入りました

チーム応援カフェ Vol.2

代替グループウェアの

選定

自治会へIT導入の追い風

→仕事をしながらこなすことは困難→ITが必要

→導入する目的が決めやすく削減時間も算出可能

→我々を取り巻く環境がITなしでは考えられない

→紙ベースの情報流通は遅い。要改善

・情報の速度を高める要請

・社会の中でIT(クラウド)への認知

・作業が明確

・自治会の仕事量の多さ

チーム応援カフェ Vol.2

自治会へIT導入の逆風

→IT(クラウド)にデータを管理させることへの不安

・プライベートな空間=自治会

→支出への理解が得られにくい

・営利目的ではなく、収入源が固定

→ITを導入した場合の不公平が生じる(特に高齢者)

・年齢層がまちまち

→役員が年毎に入れ替わり定着しにくい

・担当者が流動

チーム応援カフェ Vol.2

・      から移行が容易

・現→新役員の引き継ぎがしやすい

・操作性に変化が少ない

・サービスの継続性・サポート

を重視しました

ツールの選定基準(約20ツール)

チーム応援カフェ Vol.2

・役員限定で検討

検討の前提

→いくら高機能でも使いこなせなければ無意味

→有償・無償を問わず広く選定(20近いツール)

→サービスの継続性に重きを置く

・使用する機能の洗い出し

・安価で効果を望めるツールの選定

→役員の負担軽減に焦点を絞る

チーム応援カフェ Vol.2

選定結果

 結局    を導入。

 

 別ツールも有力で、

 かなりの期間を検討に費やしました。

 

       検討時は価格が高めで、

       豊富な機能が使いこなせない懸念が。

チーム応援カフェ Vol.2

選定理由

・サービスの安定性    

・      からの移行が容易

・チーム応援ライセンスの価格優待

・使用する機能を掲示板に限定

チーム応援カフェ Vol.2

分科会で    の導入を決め、

その内容を役員会で議決する前日に発表されたのが

ここでも日付の偶然が働く

チーム応援カフェ Vol.2

チーム応援ライセンスは、

とにかく価格の安さが嬉しい

チーム応援カフェ Vol.2

https://npo.cybozu.co.jp/team/

    の導入その後

を導入後、三期目に突入

チーム応援カフェ Vol.2

二期目はコロナに翻弄される

自治会館に集っての役員会や総会が開催できず、

イベントも軒並み中止

しかも、何十年に一度の地区・班編成の大改革が必要に

に加え、Zoomを活用したオンライン役員会の併用で会長のもと、地区・班編成の再編も実現。

自治会館に無線Lan整備

※市のグラフ誌にも取り上げていただきました。

チーム応援カフェ Vol.2

   ・700弱世帯の自治会のため

 

    全世帯にアカウントが配布できない

     →現状ではまだ役員のみの利用に留まる

チーム応援カフェ Vol.2

課題

   ・一年ごとにほぼ役員が変わるため、

         の操作方法の伝達が難しい

自治会に必要なITとは?

受けた問題点を解決することにある

 

 

能動的な活動企画はあまり必要ない

自治会とは

チーム応援カフェ Vol.2

・役員会で何を迅速に決めるか

 

・会員に何を確実に報告するか

 

・定型業務を抜けなく引継ぐか

自治会の活動とは

チーム応援カフェ Vol.2

極論ですが

 

自治会に必要なのは

掲示板だけでもよい

チーム応援カフェ Vol.2

え?

チーム応援カフェ Vol.2

いやいや、まだあるでしょ!

 

自治会に必要な機能はまだあります

必要なツールも!

チーム応援カフェ Vol.2

会員名簿/会員履歴  

・備品設備管理/履歴  

・周辺自治会とのやり取り

・自治体からの配布物管理

 

自治会には、一元管理した方が

よい情報多数

チーム応援カフェ Vol.2

チーム応援ライセンスの

対象サービスには

   も含まれています

チーム応援カフェ Vol.2

 

  には

  コミュニケーション機能も!

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お知らせ

ワークフロー

掲示板

情報

通知

 

すぐれたアプリ開発プラットホーム

      の機能がこの価格で!

 

会員管理アプリの

テンプレートをはじめ

豊富なアプリも事前に

用意されています

チーム応援カフェ Vol.2

実は    でも

スペースやアプリやメッセージや

カレンダーを駆使すれば、

 

自治会の業務は回せる!

チーム応援カフェ Vol.2

 

私は   エバンジェリスト

 

自治会に   を導入する

お手伝いをしたいと思っています

チーム応援カフェ Vol.2

チーム応援カフェ Vol.2

自治体の自治会ご担当

(市民協働推進課等)

の方へ

チーム応援カフェ Vol.2

の使い方セミナーを

開催しませんか?

長井がお話しさせていただきます

地域の自治会の皆さま向けに

チーム応援カフェ Vol.2

使い方の動画マニュアルの

作成も弊社で承ります

もしご興味をお持ちの方は

kintone Caféなどの勉強会なども

開いていますので

お気軽にお声がけ下さいませ。

チーム応援カフェ Vol.2

ご清聴

ありがとうございました!

合同会社アクアビット

自治会へのIT導入

By Yoshikazu Nagai

自治会へのIT導入

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