MEIDÄN toiveet, IDEAT & odotukset
Kurssin visio ja alustava suunnitelma

Herätys & Aamupala
-  tuotannon elinkaari ja palaset
 

1. VISIO, KOHDERYHMÄ JA STRATEGIA
- Miksi, kenelle ja miten haluamme tehdä?
- Kohti nerokasta suunnitelmaa --> strategia
 

2. Ryhmä

- RYHMÄN MUODOSTAMINEN - ORGANISAATIO
- HENKILÖKOHTAISET RESURSSIT
- MOTIVAATIO
- PÄÄTÖKSENTEKO & VASTUUNJAKO
- SISÄINEN VIESTINTÄ
- AJANHALLINTA
 

3. Kaupunkitila, tapahtumapaikka

2. kerta

MEIDÄN toiveet, IDEAT & odotukset  - > mitä jäi käteen viimeksi?

• Muut tarvittavat resurssit
  >> yhteistyökumppanuudet
  >> Apurahat&Avustukset
• ULKOINEN VIESTINTÄ
• Turvallisuus ja luvat
• Loppuarviointia

Aamupala

syödään yhdessäaamiasita

aika

ideasta toteuttamiseen, toteuttamisesta tapahtumaan ja sen jälkeen

tuotannon elinkaari ja palaset

tuotannon elinkaari ja palaset

Mitkä asiat vaikuttavat aikatauluun?

• tapahtuman koko
  - kävijämäärä​
  - tapahtumapaikan koko
  - ohjelmasisällön määrä/haastavuus
  - suunnitelmien/ideoiden määrä
  - tekijöiden määrä

• resurssit (raha, henkilöresurssit yms.)
  - onko jo rahaa vai hankitaanko sitä vielä
  - tarvittavan rahan/ välineistön määrä mitä pitää hankkia
• tapahtumapaikka
  - esim. pitääkö kaikki puitteet rakentaa itse

Aamupala perheelle vs. aamupala sukulaisille 10 hlö vs. aamupalatapahtuma kaupunginosalle

tuotannon elinkaari ja palaset

isomman Tapahtuman aikajanasapluuna

”reilusti aikaisemmin”

ryhmän muodostaminen

ideointi

ideoista tapahtumasuunnitelman tekoon

eri osa-alueiden aikataulutus

idea tapahtuman budjetista + rahoitustavat
+ yhteistyökumppanit

markkinointi- ja viestintäsuunnitelman laatiminen

vähän ennen ennen tapahtumaa

-Ennakkotiedote medialle?
+ Markkinointintia
- vapaaehtoisten/ työntekijöiden/talkoolaisten ohjeistus ja aikataulun kertominen?

"aikasemmin"

-tapahtumatilan suunnittelu

-markkinointia

-ohjelman bookkaaminen ja suunnittelu

-tapahtumaluvat

-hankinnat

-graafisen ilmeen toteutus?

-tehdäänkö/teetetäänkö kylttejä, visualisointia yms..?

juuri ennen ja tapahtuman veto

-tapahtuma-alueen rakennus ja somistus

-sähköjen vetäminen?
-tekniikan rakentaminen?

-tekniikan testaus?

-tapahtuman veto

-tapahtuman aikainen viestintä

-tapatuman dokumentointi

Tapahtuman jälkeen

aikataulutettu purku

tavaroiden palautus

siivous

jälkitiedotus

palautteen kerääminen ja läpikäyminen

ryhmän keskinäinen palaute ja kiitokset

yhteistyötahojen kiittäminen

taloudellisen tilanteen tarkastaminen + laskut yms..?

Miksi Juuri sinä haluat tehdä kaupunkitapahtumia?
 

visio

• MIKSI SE KIINNOSTAA? Vai kiinnostaako?
• HALUAMMEKO VAIKUTTAA JOHONKIN? JOHONKIN TIETTYYN? Oppia jotain?
• MIKSI KAUPUNKITAPAHTUMIEN TEKO TUNTUU TÄRKEÄLTÄ/MIELEKKÄÄLTÄ?

KENELLE haluat tehdä TAPAHTUMIA?

KOHDERYHMÄ!

KYSY KAVERILTA

Käydään jatkokehittelemässä muiden ideat

VALITSE 10 PARASTA

RYHMÄ

AJANHALLINTA

KUINKA VIESTIMME TOISILLEMME ?

RYHMÄN MUODOSTAMINEN - ORGANISAATIO

PÄÄTÖKSENTEKO & ROOLITUS

HALU TEHDÄ?

HENKILÖKOHTAISET RESURSSIT

Miten löytää tyypit?

Vapaaehtoisten tehtävien paketointi tärkeää
Määritellään ainakin....
- mitä ja milloin pitää tehdä
- tarvitseeko aikaisempaa kokemusta?
- Saako perehdytyksen hommaan?
- Kuinka paljon sitoutumista vaatii?
- Mitä voin saada itselleni tästä?

- Aikaisempia esimerkkejä toiminnasta?
- Milloin tavataan ja mistä lisätietoa

Mitä usein käytän:
rekryilmoitukset ja pienet tapahtumat "sisäänheittona" ja
rekrytointityökaluna

linkki >> rekryilmoitusesimerkkiin
 

RYHMÄN & roolien MUODOSTAMINEN - ORGANISAATIO

• Toteutetaanko yhdessä yhteistä vai toteutammeko ulkoa tullutta ideaa -> Ketä otetaan mukaan ja millä perustein, osaamisen vai halun perusteella?
• Toimintatapojen muodostaminen:
  "Kysy ja kuuntele" vai "Kerro ja perehdytä" ?

• Miksi ottaa koko tekijätiimi mukaan ideointiin mukaan?

• >Yhteinen visio 
  >yhteiset työskentelytavat
  >yhteinen suunnitelma
  =sitoutuminen
• miten luodaan yhteiset visiot ja toimintatavat? Esim. sessiot  

Miksi tekijät uupuvat?
Miksi on tylsää?
MIKSI ODOTAN ETTÄ TÄMÄ ON JO OHI?

KRIISI

Ryhmä

KOHTI NAUTINNOLLISTA VAPAAEHTOISTYÖTÄ
TOP 7 VINKIT RYHMÄN MUODOSTAMISEEN & SITOUTTAMISEEN & KRIISEILYYN

• Otetaan kaikki tekijät mukaan tekemään päätöksiä
• Lähdetään liikkeelle siitä mitä kukin haluaa tehdä, ei vain mitä osaa tehdä
• Jaetaan vastuuta sopivasti "ei liikaa eikä liian vähän" haasta  miettimään mikä on sopivasti, usein emme tiedä. HUOM! Vapaaehtoishommassa saa tehdä niin paljon kuin tahtoo mutta on sitouduttava siihen mitä lupaa - tämä kannattaa kertoa jokaiselle.
• Jokaisen on tehtävä realistinen aikataulu ja määriteltävä mitkä asiat kuuluvat kenellekin ja milloin tehdään. Jos tehtävät eivät kuulu kenellekään, kukaan ei niitä hoida.
• Roolitus ja aikataulu kannattaa tehdä heti ideoinnin jälkeen.
• Jos muutoksia tapahtuu, kerro niistä avoimesta. Älä katoa. Vapaaehtoisprojektin tulee olla joustava. Älä silti lähde uhrautumaan ja tekemään toisten tekemättömiä töitä jollet halua.
• Muista kehuminen ja luottamus kaikessa tekemisessä. Luottavainen ja positiivinen ilmapiiri ruokkii itseään.
   

motivaatio

aikataulutus

vastuunjako

sitoutuminen

roolitus

valta

avoimuus

joustavuus

Ryhmä

kehuminen &luotto!

Vetäjä? Koordinaattori? Pomo?

Ryhmä

Eri mallit organisaatioille

-> valitkaa ryhmäsi kanssa se minkä haluatte ja mikä toimii teille parhaiten

Sisäinen viestintä

olleellista: mietittävä ja sovittava yhdessä

Kohderyhmä - mistä kohderyhmä on kiinnostunut?

Arvot - esim. etsitäänkö yllättävä vai turvallinen & tuttu paikka? 

Tapahtumaidea - pitääkö tilan mahdollistaa jotain tiettyä?

Logistiikka - miten paikalle pääsee & sopiiko se kohderyhmälle?

esteettömyys?  - miten soveltuu esim. liikuntarajoitteisille?

Rahalliset & muut resurssit - mihin on varaa? Voiko pyytää ilmaiseksi/lainaan?

muuta?

Mikä tapahtumapaikka sopii tapahtumalleni?
Miksi - Mikä siihen vaikuttaa?

KAUPUNKITILA

1. Sijoita tapahtumanne johonkin kaupunginosaan edellisen kalvon näkökulmia hyödyntäen

2. Johonkin tiettyyn tapahtumapaikkaan (olemassa oleva)