Kaupunkitapahtuman tuottaminen
Kuka olen?
Miksi täällä / Odotan Kurssilta...
- toiveet, odotukset,päämäärät?
MIKÄ KAUPUNGINOSA?
Kurssin visio ja alustava suunnitelma
Odotukset /haaveet
IDEA
PäämääräT, Vision konsepti
TAPAHTUMA
arviointi
arviointi
Kurssin visio ja alustava suunnitelma
Toiminta-
suunnitelma
suunnitelman
toteutus
Kurssin visio ja alustava suunnitelma
Herätys & Aamupala
- tuotannon elinkaari ja palaset
1. Idea, odotukset > Miksi kaupunkitapahtuma?
Ideointi, Visio, KOHDERYHMÄ JA STRATEGIA
- Miksi, kenelle ja miten haluamme tehdä?
- Kohti nerokasta suunnitelmaa --> strategia
2. Kenen kanssa ja miten ? > Ryhmä
- RYHMÄN MUODOSTAMINEN - ORGANISAATIO
- HENKILÖKOHTAISET RESURSSIT
- MOTIVAATIO
- PÄÄTÖKSENTEKO & VASTUUNJAKO
- SISÄINEN VIESTINTÄ
- AJANHALLINTA
3. Kaupunkitila, tapahtumapaikka
2. kerta
Resurssien hankinta
- yhteistyökumppanuudet
- apurahat
- useimmiten olleellisia resursseja: ruoka, jätehuolto, teltat ja katokset...
Tapahtuman arvot ja niiden viestiminen
Palaute ja arviointi
Uuden tapahtumatuotannon käynnistäminen & dokumentointi
3. kerta
Ulkoinen viestintä/markkinointi
Turvallisuus & tapahtumien luvat
Kurssin loppuarviointia
tuottaminen
= Järjestäminen
= Organisoiminen
= Tekeminen
Aamupala
syödään yhdessäaamiasita
aika
ideasta toteuttamiseen, toteuttamisesta tapahtumaan ja sen jälkeen
tuotannon elinkaari ja palaset
idea ja unelmat!
rahoitus, budjetti
suunnitelman/strategian teko
markkinointi ja viestintä
yhteistyökumppanit?
hankinnat?
ohjelman valmistaminen
tapahtuman visuaalinen ilme
tapahtuma-alueen rakennus
tapahtuman veto
tapahtuman aikainen tiedotus
tapahtuman dokumentointi
purku, siivous, kiitokset, palaute
taloudellisen tilanteen tarkastaminen
tuotannon elinkaari ja palaset
Mitkä asiat vaikuttavat aikatauluun?
- tapahtuman koko
- kävijämäärä
- tapahtumapaikan koko
- ohjelmasisällön määrä/haastavuus
- suunnitelmien/ideoiden määrä
- tekijöiden määrä
- resurssit (raha, henkilöresurssit yms.)
- onko jo rahaa vai hankitaanko sitä vielä
- tarvittavan rahan/ välineistön määrä mitä pitää hankkia - tapahtumapaikka
- esim. pitääkö kaikki puitteet rakentaa itse vrt. katutapahtuma & baaritila
Aamupala perheelle vs. aamupala sukulaisille 10 hlö vs. aamupalatapahtuma kaupunginosalle
tuotannon elinkaari ja palaset
Ehdotus (isomman) Tapahtuman aikataulusta
tapahtuma
tapahtuman ohjelman rakentaminen & markkinointi
ideointi & toiminta-suunnitelman teko
tekijäryhmän muodostus
purku
kiitokset
arviointi
rahoitus ja resurssien löytäminen
talkoolaisten haku
tapahtuman rakennus
”reilusti aikaisemmin” lähtöidea ryhmän muodostaminen haaveet & tapahtuman ideointi
> ryhmän roolien määritys ideoista tapahtumasuunnitelman tekoon > eri osa-alueiden suunnittelu & aikataulutus idea tapahtuman budjetista > rahoitustavat > yhteistyökumppanit
> kuka tekee, mitä tekee & milloin?
markkinointi- ja viestintäsuunnitelma > missä ja miltä viestintä näyttää? > kuka tekee, mitä tekee & milloin?
"aikasemmin" - tapahtumapaikan varaaminen & suunnittelu - markkinointi alkaa "ennakkoilmoitus/save the date!" - ohjelman suunnittelu ja bookkaaminen - tapahtumalupien hakeminen & turvallisuuden suunnittelu tapahtuman rakenteiden suunnittelu - hankintojen teko / lainaamisesta sopiminen (esim. äänentoisto, bajamajat, aidat, lavapalat, pöydät, sähköjohdot, tuolit, termarit yms.) - alueen toimivuuden suunnittelu - ohjelman sijoittaminen tapahtumakartalle graafisen ilmeen suunnittelu ja toteutus - tehdäänkö/teetetäänkö kylttejä? - julisteen teko? - visuaalinen markkinointi somessa
"vähän ennen ennen tapahtumaa"
(esim. noin 3 viikkoa ennen)
- Markkinointi käy kuumana viimeistään tästä lähtien tapahtuman alkuun asti
- Ennakkotiedote medialle? vapaaehtoisten/ työntekijöiden/ talkoolaisten/ esiintyjien ohjeistus ja aikataulun kertominen - työajat, työohjeet, turvallisuusohjeet, saapumisohjeet, - tärkeimpien yhteystietojen jakaminen, markkinointiohjeet (miten kaikki voi auttaa markkinoinnissa) - rakennus ja purkuaikataulu jne.)
juuri ennen & tapahtuman veto - hankintojen nouto esim. ruokatarjottavat, lainateltat ja äänentoisto tapahtuma-alueen rakennus ja somistus - huom! Muista tehdä ohjeet etukäteen rakennukseen & purkuun (mitä tehdä, mistä löytää välineet, kuka tekee ja millä aikataululla) -sähköjen vetäminen -tekniikan ja lavojen rakentaminen? -alihankkijoiden opastus alueella -tekniikan testaus, soundcheck - Artist hospitality (esiintyjien opastus ja muonitus) -tapahtuman veto (kaikki tietää roolinsa) > tavoitteena että kenenkään ei tarvitse soittaa järjestäjälle perusasioita -tapahtuman aikainen viestintä -tapatuman dokumentointi
Tapahtuman jälkeen aikataulutettu purku tavaroiden palautus siivous jälkitiedotus palautteen kerääminen ja läpikäyminen ryhmän keskinäinen palaute ja kiitokset yhteistyötahojen kiittäminen taloudellisen tilanteen tarkastaminen + laskut yms..?
VISIO
Miksi kaupunkitapahtumia?
visio
Miksi Juuri sinä haluat tehdä kaupunkitapahtumia?
visio
- MIKSI SE KIINNOSTAA? Vai kiinnostaako?
- HALUAMMEKO VAIKUTTAA JOHONKIN? JOHONKIN TIETTYYN? Oppia jotain?
- MIKSI KAUPUNKITAPAHTUMIEN TEKO TUNTUU TÄRKEÄLTÄ/MIELEKKÄÄLTÄ?
Keskustele/ Kirjoita paperille omia motivaatioita muodossa esim: uusien taitojen oppiminen, hauskanpitäminen, vaikuttaminen, yhteisöllisyyden lisääminen
OTA UUSI PAPERI JA JAA PAPERI NELJÄÄN OSAAN
(KIRJOITA 1. OSAAN)
LUETTELE RYHMÄSSÄ KUTKUTTAVIA ADJEKTIIVEJA JA LUONTEENPIIRTEITÄ
- kaunis, luova, poliittinen, uskomaton, anarkistinen, synkkä, karmea...
Paperin toiseen osaan
LUETTELE TAPAHTUMAIDEOITA (PÄÄOTSIKOITA)
- ESIM. TAIDENÄYTTELY, metsäkävely, kukkasipuleiden istutuspäivä, kirjafestivaali, RAPUJUHLAT, LASTENKULTTUURITAPAHTUMA...
apusanoja:
? - tapahtuma ? - festivaali ? - työpaja ? - kurssi ? - retki ? - karnevaali
? - kokous ? - konsertti ? - messu ? -
KENELLE haluat tehdä TAPAHTUMIA?
KOHDERYHMÄ!
PAPERIN KOLMANTEEN OSAAN
LUETTELE KIINNOSTAVIA KOHDERYHMIÄ
- ESIM. ikäryhmät, harrastajaryhmät, ammattiryhmät, mielipiteet, eri sosiaaliset taustat....
LAPSET 9-13-VUOTIAAT, GOOTIT, KOTIHIIRET JOTKA EIVÄT YLEENSÄ KÄY MISSÄÄN, AKVERELLEISTA KIINNOSTUNEET TAIDEHARRASTAJAT, MERELLÄKÄYNNIN AMMATTILAISET, KOIRAN ULKOILUTTAJAT ja KOIRAN VIHAAJAT, ITALIALAISEN RUOAN RAKASTAJAT.
YHDISTELKÄÄ LUONTEITA TAPAHTUMAIDEOIHIN JA KOHDERYHMIIN
- miltä kuulostaa?
VALITKAA 1 JATKOKEHITELTÄVÄ
YHDISTELMÄ: luonne (1-2kpl), tapahtumaidea, kohderyhmä + teidän motiivit?
päättäkää kirjuri
50 ideaa!
esim. mitä ohjelmaa? minkälainen visuaalinen ilme? tapahtumapaikka? tarjottavat? milloin tapahtuu? miltä kuulostaa? tuoksuu?
kaikki vastaukset oikein mutta ei ei-sanaa
KYSY KAVERILTA
Käydään jatkokehittelemässä muiden ideat
VALITSE 10 PARASTA
RYHMÄ
AJANHALLINTA
KUINKA VIESTIMME TOISILLEMME ?
RYHMÄN MUODOSTAMINEN - ORGANISAATIO
PÄÄTÖKSENTEKO & ROOLITUS
HALU TEHDÄ?
HENKILÖKOHTAISET RESURSSIT
Mistä löytää vapaaehtoisia?
- Kaverit
- muut organisaatiot/harrastusryhmät (esim. turvapaikanhakijat)
- sähköpostilista
- sosiaalisen median rekryt
- nettisivujen kautta
- Muiden tapahtumien kautta
- mitä muuta?
Miten löytää tyypit?
Vapaaehtoisten tehtävien paketointi tärkeää
Määritellään ainakin....
- mitä ja milloin pitää tehdä
- tarvitseeko aikaisempaa kokemusta?
- Saako perehdytyksen hommaan?
- Kuinka paljon sitoutumista vaatii?
- Mitä voin saada itselleni tästä?
- Aikaisempia esimerkkejä toiminnasta?
- Milloin tavataan ja mistä lisätietoa
Mitä usein käytän:
rekryilmoitukset ja pienet tapahtumat "sisäänheittona" ja
rekrytointityökaluna
linkki >> rekryilmoitusesimerkkiin
RYHMÄN & roolien MUODOSTAMINEN - ORGANISAATIO
-
Toteutetaanko yhdessä luotua ideaa vai vanhaa muiden keksintöä?
-
Ketä otetaan mukaan ja millä perustein: osaamisen vai halun perusteella?
-
Toimintatapojen muodostaminen kertoen vai kuunnellen ja yhdessä tehden?
Miksi ottaa koko tekijätiimi mukaan ideointiin mukaan?
>Yhteinen visio
>yhteiset työskentelytavat
>yhteinen suunnitelma
=sitoutuminen (kaikki kokee tapahtuman omakseen)
- miten luodaan yhteiset visiot ja toimintatavat? Esim. sessiot
Esimerkkijä mahdollisista rooleista
- promoottori /ohjelmatuottaja
- vapaaehtoiskoordinaattori
- viestintätiimi (nettisivupäivittäjä, somettaja, tiedotteiden kirjoittaja & lähettäjä, tekstien kirjoittaja - nettisivut, fb-tapahtuma, haastatteluiden järjestäjä, sisäinen viestijä > turvallisuusohjeet, graafikko, muu markkinointi - esim. videot, julisteiden levityksen organisointi, lehtimainokset)
- (yhteistyö)kumppanivastaava/varainhankinta
- vastaava tuottaja
- turvallisuusvastaava, lupien hakija
- talousvastaava
Muita mahdollisia: Artist hospitality, toimistosihteeri... mitä muuta?
Mitä tapahtuu
jos työllä ei ole tekijää?
Miksi tekijät uupuvat?
Miksi on tylsää?
MIKSI ODOTAN ETTÄ TÄMÄ ON JO OHI?
KRIISI
"vastuuta on liikaa"
"tuntuu että teen liian vähän"
"en ole kiinnostunut siitä mitä teen"
"hirvee kiire"
"en pystykään tekemään sitä mitä lupasin"
"pakko hoitaa muiden hommat kun ne ei tee niitä"
Ryhmä
KOHTI NAUTINNOLLISTA VAPAAEHTOISTYÖTÄ
TOP 7 VINKIT RYHMÄN MUODOSTAMISEEN & SITOUTTAMISEEN & KRIISEILYYN
- Otetaan kaikki tekijät mukaan tekemään päätöksiä
- Lähdetään liikkeelle siitä mitä kukin haluaa tehdä, ei vain mitä osaa tehdä
- Jaetaan vastuuta sopivasti "ei liikaa eikä liian vähän" haasta miettimään mikä on sopivasti, usein emme tiedä. HUOM! Vapaaehtoishommassa saa tehdä niin paljon kuin tahtoo mutta on sitouduttava siihen mitä lupaa - tämä kannattaa kertoa jokaiselle.
- Jokaisen on tehtävä realistinen aikataulu ja määriteltävä mitkä asiat kuuluvat kenellekin ja milloin tehdään. Jos tehtävät eivät kuulu kenellekään, kukaan ei niitä hoida.
- Roolitus ja aikataulu kannattaa tehdä heti ideoinnin jälkeen.
- Jos muutoksia tapahtuu, kerro niistä avoimesta. Älä katoa. Vapaaehtoisprojektin tulee olla joustava. Älä silti lähde uhrautumaan ja tekemään toisten tekemättömiä töitä jollet halua.
-
Muista kehuminen ja luottamus kaikessa tekemisessä. Luottavainen ja positiivinen ilmapiiri ruokkii itseään.
motivaatio
aikataulutus
vastuunjako
sitoutuminen
roolitus
valta
avoimuus
joustavuus
Ryhmä
kehuminen &luotto!
Vetäjä? Koordinaattori? Pomo?
Ryhmä
"Vetäjä on yleensä yksi vapaaehtoisista ja hänen tärkein tehtävänsä on varmistaa, että kaikki tulevat kuulluksi, ja delegoida vastuita sekä tehtäviä. Vetäjän tavoite ei ole kasata itselleen valtaa, taitoja tai tietoja vaan yrittää jakaa niitä." - Artovamalli
Eri mallit organisaatioille
-> valitkaa ryhmäsi kanssa sopivin organisaatiorakenne
Sisäisen viestinnän kanavat
tiedon avoimuus
yhteinen alusta?
tiedon dokumentointi
miten halutaan kommunikoida? Kommunikoinnin arvot
yhdessä sovittu
meille sopiva tapa toimia
mitä jokainen myös osaa ja haluaa käyttää
ja mistä jää jälki seuraavillekin tekijöille
Linkkejä sisäiseen viestintään
Kokemuksia näistä?
- Google Drive (dokumenttien säilyttäminen ja jakaminen/ kommentointimahdollisuus)
- Facebook ja suljetut FB-ryhmät
- Slack (toimiva keskustelualusta missä lähettää myös tiedostoja)
- kokoukset
- Sähköposti
- FB - Messenger nopeaan viestimiseen
- intra?
- puhelut
- Dropbox (dokumenttien säilyttäminen ja jakaminen)
Ideasta strategiaan
ryhmän ideat yhteinen visio
ryhmän arvot yhdessä päätetyt arvot
ryhmän motivaatiot tapahtuman missio
Kuka tekee / Mitä tekee / Milloin
MÄÄRITTELE HETI
visio
MUISTA ANTAA AIKAA HAAVEILULLE!
SIIRRY SITTEN SYSTEMAATTISEEN IDEAN MUODOSTAMISEEN JA STRATEGIAAN
kirjoita ylös suunnitelmat
Strategiassa tärkeää pitää myös mukana:
Tapahtuman ydin muutamalla sanalla (punainen lanka)
Miten erotumme muista tapahtumista?
Onko tapahtumalla tilausta?
Vahvuudeksien + heikkouksien tiedostaminen
-> Tämä on myös pohja tulevalle markkinoinnille
Mikä tapahtumapaikka sopii tapahtumalleni?
Miksi, mikä siihen vaikuttaa?
Miten tapahtumapaikka keskustelee tapahtuman ohjelman ja luonteen kanssa?
KAUPUNKITILA
Kohderyhmä - mistä kohderyhmä on kiinnostunut?
Arvot - esim. etsitäänkö yllättävä vai turvallinen & tuttu paikka?
Tapahtumaidea - pitääkö tilan mahdollistaa jotain tiettyä?
Logistiikka - miten paikalle pääsee & sopiiko se kohderyhmälle?
esteettömyys? - miten soveltuu esim. liikuntarajoitteisille?
Rahalliset & muut resurssit - mihin on varaa? Voiko pyytää ilmaiseksi/lainaan?
muuta?
KAUPUNKITILA
1. Sijoita tapahtumanne johonkin kaupunginosaan edellisen kalvon näkökulmia hyödyntäen
2. Johonkin tiettyyn tapahtumapaikkaan (olemassa oleva)
KAUPUNKITILA
MILTÄ TÄNÄÄN TUNTUI?
MITÄ JÄI MIELEEN?
Mikä oli mukavaa? Ärsyttävää?
mitä toivot tulevalta?
Kaupunkitapahtuman tuottaminen/päivä 1 @Vuotalo 10.11.
By Anna Suonsyrjä
Kaupunkitapahtuman tuottaminen/päivä 1 @Vuotalo 10.11.
- 11