coordonner des actions
dans une équipe auto-organisée
Outils numériques pour
- Collecter les besoins
- Répartir la charge
- Coordonner les actions
- Suivre l'avancement
Des individus
- libres et responsables
- autonomes
- chacun son rythme
- motivations personnelles
auto-organisés
- vision partagée
- intérêts communs
- solidarité, engagement
- pas de hiérarchie pyramidale
Êtes-vous disposés à...
- Agir (et laisser agir) en petits groupes autonomes ?
- Exposer toutes les actions et décisions au collectif ?
- Donner l'opportunité de contribuer à tout membre du collectif qui manifesterait de l'intérêt ?
- Accompagner tous les membres du collectif dans la pratique de la coordination ?
?
Comment faites-vous
aujourd'hui ?
En êtes-vous satisfaits ?
Au sein d'un petit groupe
nous échangeons des e-mails
... et nous excluons, sans le faire exprès,
des personnes qui sont touchées par le sujet.
Nous ajoutons des personnes
dans la boucle
... mais elles n'ont pas l'historique de la conversation.
Pendant ce temps, d'autres personnes se manifestent.
Et d'autres encore ont la même conversation
en aparté.
Nous migrons vers
des groupes de discussion
Tout le monde reçoit chaque message,
et toute la discussion qui suit.
Il y a 15 conversations parallèles
dans un même fil de discussion.
Trop de bruit, intrusif,
beaucoup zappent.
(liste de diffusion, forum, newsgroup, ...)
Des groupes de discussion thématiques sont créés
Cela crée de l'entre-soi, la coopération globale diminue.
Le périmètre de chaque groupe n'est pas très clair.
Il y a toujours du bruit dans chaque groupe.
On a un historique des discussions,
mais pas de vue d'ensemble des actions et décisions.
Quels sont
nos besoins ?
Quelques pistes...
En tant que membre
du collectif, je veux...
Exprimer mes besoins
- Idées, questions et problèmes
- Recevoir un feedback
Considérer les besoins
- Faciliter l'expression des besoins, des délais, des impacts...
- Favoriser la circulation de l'info auprès des bonnes personnes
- Veiller à ce que toutes les demandes reçoivent une réponse
Me tenir informé
- Avoir l'opportunité de participer à tout...
- ... librement :
- choisir mes sujets
- choisir mon rythme
Contribuer à une action
- Rejoindre volontairement un groupe d'action
- Informer sur l'avancement et les décisions
- Partager des ressources
Coordonner les actions
- Avoir une vue d'ensemble des actions prévues
ou en cours
- Prioriser
- Répartir la charge
- Passer le relais, donner un coup de main
- Veiller à la progression de chaque action
Célébrer !
- Raconter les succès et les échecs
- Avoir un retour pour les efforts consentis
- Visualiser la progression
Exemple de scénario
- Une idée est exprimée
- Le besoin est clarifié et les objectifs définis
- Une équipe se forme pour répondre au besoin
- L'équipe réalise une ou plusieurs actions
- Les résultats sont partagés
- L'historique est disponible dans les archives
Kanban ?
Et si on s'inspirait de
trello.com
Trello ?
Pour
- Utilisation basique gratuite
- Facile à prendre en main
- Beaucoup d'utilisateurs
Contre
- Logiciel propriétaire
- Données chez Trello
- Pas de notifications sur les étiquettes
- Certaines fonctions limitées
Quelles alternatives ?
Kanboard, par exemple via FramaBoard
libre et très outillé mais plus austère
On essaie ?
Hypothèse : 4 tableaux...
1. Idées, questions, problèmes
- Déposer les idées, questions et problèmes
en vrac dans un unique tableau
- Une équipe aide à clarifier, préciser et trier chacune des cartes créées
- Quand une carte est ainsi prête
elle est redirigée vers le tableau "sujets en attente"
Si les cartes s'accumulent dans cet espace,
c'est qu'il y a un souci dans le traitement des demandes !
2. Sujets en attente
- Toutes les demandes en attente de résolution
- Les demandes sont hiérarchisées
(priorité relative, thématique)
- Quand un volontaire s'engage sur une action,
il passe la carte au tableau suivant "en cours".
Ce tableau peut contenir beaucoup de cartes !
De temps en temps, il sera bon d'identifier et de statuer sur
les sujets qui ne trouvent pas preneur.
3. Actions en cours
- Toutes les actions engagées
- Les membres de la carte sont le groupe d'action
- La carte documente l'action (décisions, avancement)
- Quand l'action est réalisée,
la carte est déplacée dans le tableau "archives".
Si les cartes s'accumulent dans ce tableau,
il y a peut-être trop d'engagements pris simultanément.
4. Archives
- Toutes les actions terminées ou refusées
- Elles gagnent à être organisées par date
- Une colonne "réalisé récemment" permet de faire le point régulièrement sur la progression
- Une équipe facilite la "clôture" d'une action
en questionnant les engagements et les impacts
Chaque carte gagne à avoir sa "checklist",
idéalement en sortie de tableau"idées, questions, problèmes".
Astuce : se tenir informé
-
Manuellement : consulter l'interface web
-
Automatiquement : recevoir des notifications
- sur tous les événements d'un tableau
- seulement sur certaines colonnes
- seulement sur certaines cartes
Astuce : favoriser la coopération
- Alimenter des espaces partagés :
- point d'entrée "idées" centralisé
- unique tableau "en cours" si possible
-
unique lieu "réalisé récemment"
- Séparer espaces d'autonomie individuelle et
espaces de responsabilité collective :- Évaluation par les pairs : expression des besoins, clôture
- Vigilance collective sur colonnes "URGENT!" / "Besoin d'aide"
Si votre collectif est pluridisciplinaire...
... nourrissez cette pluridisciplinarité !
Astuce : privilégier l'humain
- Faciliter l'expression des besoins de vive voix
et synthétiser sur l'outil numérique
- Se réunir physiquement (ou à défaut en visio-conférence) pour certaines opérations :
- nettoyage des tableaux "idées" et "en attente"
- coordination des cartes "en cours"
-
bilan des cartes "réalisé récemment"
- Gérer les tensions !
Astuce : gérer les tensions
- Aménager des espaces pour détecter les tensions
Exemple : colonnes "urgent", "besoin d'aide"
- Prévoir des protocoles pour exprimer les tensions...
... et plutôt de vive voix que via les commentaires
Exemple : "Je souhaite en parler de vive voix".
- Identifier des personnes pour la médiation
savoir à qui s'adresser pour faciliter la discussion
- Valoriser la médiation (budget, temps, ...)
Et encore des astuces...
- Utiliser la date d'échéance et le calendrier
- Définir des checklists et des sous-tâches
- Utiliser les étiquettes
- Filtrer les cartes, rechercher des cartes
- ...
On y est... presque !
- à adapter selon votre organisation
- accueil dans l'organisation : formation aux outils
- détecter les points d'accroche
et adapter l'usage de l'outil
(voire changer d'outil)
- défi humain plutôt que technique
Défi humain
- Accueil et formation des nouveaux
Amélioration continue des anciens
- Gestion des tensions, médiation
- Facilitation des espaces partagés
"idées", "réalisé récemment", "coordination"
- Valorisation de ces activités
personnes, budget, temps...
Ça vous inspire ?
Je peux vous former
et vous accompagner dans la mise en place :)
Contact
Benoît BRYON
06 74 49 68 81
benoit@marmelune.net
Coordonner une équipe avec Trello
By Benoît Bryon
Coordonner une équipe avec Trello
Une équipe organisée librement, sans chef(s), à chacun son rythme, et avec plein de projets ? Chiche ! Mais comment se coordonner ? Voilà une recette à base de Kanban (ex : Trello) et des astuces à expérimenter.
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