coordonner des actions

dans une équipe auto-organisée

Outils numériques pour

  • Collecter les besoins
  • Répartir la charge
  • Coordonner les actions
  • Suivre l'avancement

Des individus

  • libres et responsables
  • autonomes
  • chacun son rythme
  • motivations personnelles

auto-organisés

  • vision partagée
  • intérêts communs
  • solidarité, engagement
  • pas de hiérarchie pyramidale

Êtes-vous disposés à...

  • Agir (et laisser agir) en petits groupes autonomes ?
     
  • Exposer toutes les actions et décisions au collectif ?
     
  • Donner l'opportunité de contribuer à tout membre du collectif qui manifesterait de l'intérêt ?
     
  • Accompagner tous les membres du collectif dans la pratique de la coordination ?

?

Comment faites-vous
 aujourd'hui ?

En êtes-vous satisfaits ?

Au sein d'un petit groupe
nous échangeons des e-mails

... et nous excluons, sans le faire exprès,

des personnes qui sont touchées par le sujet.

Nous ajoutons des personnes
dans la boucle

... mais elles n'ont pas l'historique de la conversation.

 

Pendant ce temps, d'autres personnes se manifestent.

 

Et d'autres encore ont la même conversation

en aparté.

Nous migrons vers
des groupes de discussion

Tout le monde reçoit chaque message,

et toute la discussion qui suit.

 

Il y a 15 conversations parallèles

dans un même fil de discussion.

 

Trop de bruit, intrusif,

beaucoup zappent.

(liste de diffusion, forum, newsgroup, ...)

Des groupes de discussion thématiques sont créés

Cela crée de l'entre-soi, la coopération globale diminue.

 

Le périmètre de chaque groupe n'est pas très clair.

 

Il y a toujours du bruit dans chaque groupe.

 

On a un historique des discussions,

mais pas de vue d'ensemble des actions et décisions.

Quels sont
nos besoins ?

Quelques pistes...

En tant que membre

du collectif, je veux...

Exprimer mes besoins

  • Idées, questions et problèmes
     
  • Recevoir un feedback

Considérer les besoins

  • Faciliter l'expression des besoins, des délais, des impacts...
     
  • Favoriser la circulation de l'info auprès des bonnes personnes
     
  • Veiller à ce que toutes les demandes reçoivent une réponse

Me tenir informé

  • Avoir l'opportunité de participer à tout...
     
  • ... librement :
    • choisir mes sujets
    • choisir mon rythme

Contribuer à une action

  • Rejoindre volontairement un groupe d'action
     
  • Informer sur l'avancement et les décisions
     
  • Partager des ressources

Coordonner les actions

  • Avoir une vue d'ensemble des actions prévues
    ou en cours
     
  • Prioriser
     
  • Répartir la charge
     
  • Passer le relais, donner un coup de main
     
  • Veiller à la progression de chaque action

Célébrer !

  • Raconter les succès et les échecs
     
  • Avoir un retour pour les efforts consentis
     
  • Visualiser la progression

Exemple de scénario

  1. Une idée est exprimée
  2. Le besoin est clarifié et les objectifs définis
  3. Une équipe se forme pour répondre au besoin
  4. L'équipe réalise une ou plusieurs actions
  5. Les résultats sont partagés
  6. L'historique est disponible dans les archives

 Kanban ?

Et si on s'inspirait de

trello.com

Trello ?

Pour

  • Utilisation basique gratuite
  • Facile à prendre en main
  • Beaucoup d'utilisateurs

Contre

  • Logiciel propriétaire
  • Données chez Trello
  • Pas de notifications sur les étiquettes
  • Certaines fonctions limitées

Quelles alternatives ?

Kanboard, par exemple via FramaBoard

libre et très outillé mais plus austère

On essaie ?

Hypothèse : 4 tableaux...

1. Idées, questions, problèmes

  • Déposer les idées, questions et problèmes
    en vrac dans un unique tableau
     
  • Une équipe aide à clarifier, préciser et trier chacune des cartes créées
     
  • Quand une carte est ainsi prête
    elle est redirigée vers le tableau "sujets en attente"

Si les cartes s'accumulent dans cet espace,
c'est qu'il y a un souci dans le traitement des demandes !

2. Sujets en attente

  • Toutes les demandes en attente de résolution
     
  • Les demandes sont hiérarchisées
    (priorité relative, thématique)
     
  • Quand un volontaire s'engage sur une action,
    il passe la carte au tableau suivant "en cours".

Ce tableau peut contenir beaucoup de cartes !

De temps en temps, il sera bon d'identifier et de statuer sur

les sujets qui ne trouvent pas preneur.

3. Actions en cours

  • Toutes les actions engagées
     
  • Les membres de la carte sont le groupe d'action
     
  • La carte documente l'action (décisions, avancement)
     
  • Quand l'action est réalisée,
    la carte est déplacée dans le tableau "archives".

Si les cartes s'accumulent dans ce tableau,

il y a peut-être trop d'engagements pris simultanément.

4. Archives

  • Toutes les actions terminées ou refusées
     
  • Elles gagnent à être organisées par date
     
  • Une colonne "réalisé récemment" permet de faire le point régulièrement sur la progression
     
  • Une équipe facilite la "clôture" d'une action
    en questionnant les engagements et les impacts

Chaque carte gagne à avoir sa "checklist",
idéalement en sortie de tableau"idées, questions, problèmes".

Astuce : se tenir informé

  • Manuellement : consulter l'interface web
     
  • Automatiquement : recevoir des notifications
    • sur tous les événements d'un tableau
    • seulement sur certaines colonnes
    • seulement sur certaines cartes

Astuce : favoriser la coopération

  • Alimenter des espaces partagés :
    • point d'entrée "idées" centralisé
    • unique tableau "en cours" si possible
    • unique lieu "réalisé récemment"
       
  • Séparer espaces d'autonomie individuelle et
    espaces de responsabilité collective :

Si votre collectif est pluridisciplinaire...
... nourrissez cette pluridisciplinarité !

Astuce : privilégier l'humain

  • Faciliter l'expression des besoins de vive voix
    et synthétiser sur l'outil numérique
     
  • Se réunir physiquement (ou à défaut en visio-conférence) pour certaines opérations :
    • nettoyage des tableaux "idées" et "en attente"
    • coordination des cartes "en cours"
    • bilan des cartes "réalisé récemment"
       
  • Gérer les tensions !

Astuce : gérer les tensions

  • Aménager des espaces pour détecter les tensions
    Exemple : colonnes "urgent", "besoin d'aide"
     
  • Prévoir des protocoles pour exprimer les tensions...
    ... et plutôt de vive voix que via les commentaires
    Exemple : "Je souhaite en parler de vive voix".
     
  • Identifier des personnes pour la médiation
    savoir à qui s'adresser pour faciliter la discussion
     
  • Valoriser la médiation (budget, temps, ...)

Et encore des astuces...

  • Utiliser la date d'échéance et le calendrier
     
  • Définir des checklists et des sous-tâches
     
  • Utiliser les étiquettes
     
  • Filtrer les cartes, rechercher des cartes
     
  • ...

On y est... presque !

  • à adapter selon votre organisation
     
  • accueil dans l'organisation : formation aux outils
     
  • détecter les points d'accroche
    et adapter l'usage de l'outil
    (voire changer d'outil)
     
  • défi humain plutôt que technique

Défi humain

  • Accueil et formation des nouveaux
    Amélioration continue des anciens
     
  • Gestion des tensions, médiation
     
  • Facilitation des espaces partagés
    "idées", "réalisé récemment", "coordination"
     
  • Valorisation de ces activités
    personnes, budget, temps...

Ça vous inspire ?

Je peux vous former

et vous accompagner dans la mise en place :)

Contact

Benoît BRYON

06 74 49 68 81

benoit@marmelune.net

Coordonner une équipe avec Trello

By Benoît Bryon

Coordonner une équipe avec Trello

Une équipe organisée librement, sans chef(s), à chacun son rythme, et avec plein de projets ? Chiche ! Mais comment se coordonner ? Voilà une recette à base de Kanban (ex : Trello) et des astuces à expérimenter.

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