Des individus

• motivations personnelles
• autonomes
• libres et responsables
• chacun son rythme

auto-organisés

• vision partagée
• interdépendants
• engagés et solidaires
• espaces-temps communs

Une équipe sans chef ?

Oui, c'est possible :)

Une équipe sans chef :

un défi humain

plutôt qu'un défi technique

un engagement collectif

nécessitant du temps, individuel et collectif

Comment faites-vous
 aujourd'hui ?

En êtes-vous satisfaits ?

Au sein d'un petit groupe
nous échangeons des e-mails

... et nous excluons, sans le faire exprès,

des personnes qui sont touchées par le sujet.

Nous ajoutons des personnes
dans la boucle

... mais elles n'ont pas l'historique de la conversation.

Pendant ce temps, d'autres personnes se manifestent.

Et d'autres encore ont la même conversation

en aparté.

Nous migrons vers
des groupes de discussion

Tout le monde reçoit chaque message,

et toute la discussion qui suit.

Il y a 15 conversations parallèles

dans un même fil de discussion.

Trop de bruit, intrusif,

beaucoup zappent ou se désabonnent.

(whats-app, Slack, liste de diffusion, forum, newsgroup, ...)

Des groupes de discussion thématiques sont créés

Cela crée de l'entre-soi, la coopération globale diminue.

Le périmètre de chaque groupe n'est pas très clair.

Il y a toujours du bruit dans chaque groupe.

On a un historique des discussions,

mais pas de vue d'ensemble des actions et décisions.

C'est le bazar !

... et c'est le moment que guettent

nos bons vieux mécanismes culturels

patriarcalo-pyramidalo-tocratiques !

Quels sont
nos besoins ?

Quelques pistes...

En tant que membre

du collectif, je veux...

M'exprimer !

• Exprimer mes besoins, idées, questions et problèmes
   
• Être écouté
  (recevoir une preuve de l'attention qu'on me porte)
   
• Recevoir un feedback
  (recevoir une preuve de l'attention qu'on porte
  à ce que j'exprime)

Prendre soin de
l'expression des autres

• Faciliter l'expression des besoins, des délais, des impacts...
   
• Favoriser la circulation de l'info auprès des bonnes personnes
   
• Veiller à ce que toutes les demandes reçoivent une réponse

Être inclus, être informé

• Nourrir mon besoin d'appartenance au groupe
   
• Avoir l'opportunité de contribuer à tout...
   
• ... ce que je choisis, librement :
  • selon mes appétences et compétences
  • selon mes disponibilités, à mon rythme

Contribuer

• Répondre à une demande, rejoindre une équipe
   
• Informer sur l'avancement et les décisions
   
• Partager des ressources, des outils, des apprentissages

Être en relation, en cohérence

• Avoir une vue d'ensemble des actions prévues
  ou en cours
   
• Prioriser
   
• Répartir la charge
   
• Passer le relais, donner un coup de main

Célébrer !

• Raconter les succès et les échecs
   
• Avoir un retour pour les efforts consentis
   
• Visualiser la progression

Exemple de scénario

1. Une idée est exprimée
2. Le besoin est clarifié et une stratégie proposée
3. Une équipe se forme pour répondre au besoin
4. L'équipe réalise une ou plusieurs actions
5. Les résultats sont partagés et célébrés
6. L'historique est disponible dans les archives

 Kanban ?

Et si on s'inspirait de

Kanban ?

Un tableau de bord visuel

pour faciliter la réalisation d'actions

Quand des étapes
sont nécessaires

[ faire pipi ]

[ faire les courses ]

Juste fais-le !

OK ! Entre l'idée et la réalisation,

il y aura du délai ;

et si je le prévois pour un collectif,

partager l'information fait sens !

Avec des personnes
engagées à chaque étape

[ faire les courses ]

Si personne ne s'engage à faire

les tâches "à faire",

à quoi bon les écrire ?

[ faire le ménage ]

[ cuisiner ]

Avec du temps consacré
à l'outil lui-même
 

[ noter les trucs à faire ]

[ faire le point sur les tâches à faire ]

[ prioriser ]

trello.com

Trello ?

Pour

• Utilisation basique gratuite
• Facile à prendre en main
• Beaucoup d'utilisateurs

Contre

• Logiciel propriétaire
• Données chez Trello
• Pas de notifications sur les étiquettes
• Certaines fonctions limitées

Quelles alternatives ?

Kanboard, par exemple via FramaBoard

libre et très outillé mais plus austère

On essaie ?

Hypothèse : 4 tableaux...

1. Idées, questions, problèmes

• Déposer les idées, questions et problèmes
  en vrac dans un unique tableau
   
• Une équipe aide à clarifier, préciser et trier chacune des cartes créées
   
• Quand une carte est ainsi prête
  elle est redirigée vers le tableau "sujets en attente"

Si les cartes s'accumulent dans cet espace,
c'est qu'il y a un souci dans le traitement des demandes !

2. Sujets en attente

• Toutes les demandes en attente de résolution
   
• Les demandes sont hiérarchisées
  (priorité relative, thématique)
   
• Quand un volontaire s'engage sur une action,
  il passe la carte au tableau suivant "en cours".

Ce tableau peut contenir beaucoup de cartes !

De temps en temps, il sera bon d'identifier et de statuer sur

les sujets qui ne trouvent pas preneur.

3. Actions en cours

• Toutes les actions engagées
   
• Les membres de la carte sont le groupe d'action
   
• La carte documente l'action (décisions, avancement)
   
• Quand l'action est réalisée,
  la carte est déplacée dans le tableau "archives".

Si les cartes s'accumulent dans ce tableau,

il y a peut-être trop d'engagements pris simultanément.

4. Archives

• Toutes les actions terminées ou refusées
   
• Elles gagnent à être organisées par date
   
• Une colonne "réalisé récemment" permet de faire le point régulièrement sur la progression
   
• Une équipe facilite la "clôture" d'une action
  en questionnant les engagements et les impacts

Chaque carte gagne à avoir sa "checklist",
idéalement en sortie de tableau"idées, questions, problèmes".

Astuce : se tenir informé

• Manuellement : consulter l'interface web
   
• Automatiquement : recevoir des notifications
  • sur tous les événements d'un tableau
  • seulement sur certaines colonnes
  • seulement sur certaines cartes

Astuce : favoriser la coopération

• Alimenter des espaces partagés :
  • point d'entrée "idées" centralisé
  • unique tableau "en cours" si possible
  • unique lieu "réalisé récemment"
     
• Séparer espaces d'autonomie individuelle et
  espaces de responsabilité collective :
  • Évaluation par les pairs : expression des besoins, clôture
  • Vigilance collective sur colonnes "URGENT!" / "Besoin d'aide"

Si votre collectif est pluridisciplinaire...
... nourrissez cette pluridisciplinarité !

Astuce : privilégier l'humain

• Faciliter l'expression des besoins de vive voix
  et synthétiser sur l'outil numérique
   
• Se réunir physiquement (ou à défaut en visio-conférence) pour certaines opérations :
  • nettoyage des tableaux "idées" et "en attente"
  • coordination des cartes "en cours"
  • bilan des cartes "réalisé récemment"
     
• Gérer les tensions !

Astuce : gérer les tensions

• Aménager des espaces pour détecter les tensions
  Exemple : colonnes "urgent", "besoin d'aide"
   
• Prévoir des protocoles pour exprimer les tensions...
  ... et plutôt de vive voix que via les commentaires
  Exemple : "Je souhaite en parler de vive voix".
   
• Identifier des personnes pour la médiation
  savoir à qui s'adresser pour faciliter la discussion
   
• Valoriser la médiation (budget, temps, ...)

Et encore des astuces...

• Utiliser la date d'échéance et le calendrier
   
• Définir des checklists et des sous-tâches
   
• Utiliser les étiquettes
   
• Filtrer les cartes, rechercher des cartes
   
• ...

On y est... presque !

• à adapter selon votre organisation
   
• accueil dans l'organisation : formation aux outils
   
• détecter les points d'accroche
  et adapter l'usage de l'outil
  (voire changer d'outil)
   
• défi humain plutôt que technique

Défi humain

• Accueil et formation des nouveaux
  Amélioration continue des anciens
   
• Gestion des tensions, médiation
   
• Facilitation des espaces partagés
  "idées", "réalisé récemment", "coordination"
   
• Valorisation de ces activités
  personnes, budget, temps...