Contenidos

• Naturaleza de las palabras
• Intención comunicativa
• Funciones de la lengua

primer sesión

Contenidos

• Informe
• Reporte
• Interpretación de datos

segunda sesión

Contenidos

• Correo electrónico
• Mensajería
• Redes sociales

tercera sesión

La naturaleza de las palabras

La comunicación es una herramienta

que utilizamos a diario, casi sin reparar en ella.

En general, casi todo el mundo está satisfecho con sus habilidades y se muestra convencido de que, en la mayoría de las ocasiones, emite con exactitud su mensaje.

Intención comunicativa

Muchas veces queremos expresar lo que pensamos pero no somos capaces o no sabemos cuál es la mejor manera de hacerlo.

Entre nosotros, veo dos problemas: falta de ideas y sentimientos -porque no se nos ha educado ni preparado para desarrollarlos- e imposibilidad de expresar lo que no tenemos o tenemos de manera muy vaga e indefinida.

Delia Steinberg Guzmán

Andrea se presenta para una prueba de selección en una empresa.
Uno de los ejercicios consiste en escribir una carta comercial.

Vamos
por
partes...

Al comunicarnos lo hacemos con una intención. La intención comunicativa es el propósito que perseguimos cuando emitimos algún mensaje.

Si queremos informar, nuestro mensaje tendrá ciertas características, si queremos convencer o persuadir a alguien, la estructura y características del mensaje cambiarán.

Sin embargo, un mismo mensaje puede tener más de una intención. Un texto, por ejemplo, puede tener varias intenciones comunicativas, aunque una es la que predomina.

El motivo es concertar una cita con un futuro cliente. Como parte de ella debe:

• Concertar una cita.

• Informar sobre los paquetes  que ofrece la consultoría.

• Indagar el monto que el posible cliente esta dispuesto a pagar

Modelo de la comunicación

Cuando nuestra intención es informar, usamos datos, hechos objetivos, sucesos, acontecimientos.

Informar

Cuando queremos convencer a alguien de algo, empleamos la función persuasiva. La argumentación, las palabras que empleamos, todo tiene importancia para convencer o persuadir.

Persuadir

Emplea un lenguaje claro y directo. Por ejemplo, un mensaje de ¡Silencio!, es un ejemplo de la intención de ordenar. Un instructivo tiene la intención de indicar paso a paso lo que debemos hacer.

Mandar / Ordenar

Si queremos prevenir sobre algún peligro o avisar sobre un riesgo.

Advertir

Funciones de la lengua

Modelo de comunicación

La escritura es una de las habilidades básicas del lenguaje y la comunicación, que permite expresar nuestras ideas, opiniones, emociones, puntos de vista, etc.

Pero escribir no es solo aprender las letras y sus sonidos para combinarlos, escribir es adquirir la capacidad de presentar un mensaje con sentido, que se entienda por los demás y en el que pongamos lo que queremos decir. Hoy hablamos de como aprender a escribir correctamente.

¿Cuál es la causa
de una mala escritura?

Características del lenguaje escrito:

• Autonomía; no permite aclaraciones, ni va acompañado de lenguaje no verbal.
• Coherencia; la dificultad para escribir radica en la organización de las ideas en una secuencia con sentido.
• Cohesión; organizar las ideas, para no repetirlas, seguir un orden lógico y cambiar el registro: pasar de pensar tal y como hablamos a pensar como escribimos.

Recomendaciones

• Antes de escribir pensamos lo que queremos escribir. Sobre que vamos a redactar y que ideas queremos poner.
• Hacemos un esquema con las ideas que queremos poner. Aun no las vamos a redactar, se trata de ponerlas por escrito en un esquema.
• Una vez escritas las ideas las organizamos: agrupamos las ideas relacionadas, y las secuenciamos por orden de importancia.

• Leemos el borrador. Una lectura en voz alta es recomendable, ya que escucharlo nos ayuda a comprobar la estructura. Prestamos atención a los siguientes aspectos: ¿expreso lo que quiero decir? ¿repito ideas? ¿se entiende lo que escribo? ¿las ideas siguen una secuencia? ¿tiene lógica lo que he escrito?
• Retocamos y redactamos de nuevo los párrafos después de la lectura, en muchos casos ponemos información de más (no hay que repetir las ideas). Empleamos conectores que nos ayuden a dar sentido al escrito (en primer lugar, en mi opinión, por un lado, por otro lado, por lo tanto, es decir, finalmente, etc.), prestamos atención a las palabras de unión preposiciones y conjunciones y a los signos de puntuación.

Textos funcionales

Carta petición
Reporte Informe

Interpretación

Textos funcionales

La función del lenguaje que cumplen es la fática, informativa y apelativa.

Este tipo de textos son usados en contextos empresariales, comerciales institucionales u otros  órganos administrativos.  Se utilizan principalmente para informar, iniciar o realizar trámites, recordatorio, peticiones, etc. Todo ello de una manera formal y determinada.

El reporte

Un reporte es un documento escrito que menciona únicamente los resultados obtenidos de una actividad realizada.

Recomendaciones

• Sigue un orden lógico

• Presenta la información cronológicamente.

• Expresa acciones y resultados obtenidos

• Presenta tablas / gráficas

Recomendaciones

• Presente simple

• Tercera persona

• Estilo impersonal

• Conectores temporales o causales

Corrige el siguiente reporte trimestral

MARZO

En el mes de marzo del presente año envié a la redacción de este periódico “EL COMUNICADOR” un total de 34 artículos sobre diversos temas para publicar en este diario, a razón de un artículo por día en cada edición del periódico “EL COMUNICADOR”, artículos de los cuales fueron rechazados tres, por no tener fuentes suficientes que sustenten dichos artículos.

MAYO

En el mes de Mayo de este año entregué 36 artículos siendo uno diario, más un artículo por cada edición dominical de este periódico en el suplemento dominical que se publica cada semana.

Atentamente:

Heriberto González Guzmán

MARZO

En el mes de marzo del presente año envié a la redacción de este periódico “EL COMUNICADOR” un total de 34 artículos sobre diversos temas para publicar en este diario, a razón de un artículo por día en cada edición del periódico “EL COMUNICADOR”, artículos de los cuales fueron rechazados tres, por no tener fuentes suficientes que sustenten dichos artículos.

MAYO

En el mes de Mayo de este año entregué 36 artículos siendo uno diario, más un artículo por cada edición dominical de este periódico en el suplemento dominical que se publica cada semana.

Atentamente:

Heriberto González Guzmán

Redacta un reporte de la primer sesión del taller "Redacción corporativa"

Informe

Es un texto expositivo y argumentativo gracias al cual se transmite una información y se exponen unos datos dirigidos a un destinatario que, normalmente, deberá tomar una decisión respecto al tema tratado en el texto.

En el informe, el redactor debe manifestar cuál es su opinión profesional o experta con respecto un problema detectado y donde se exponga cuál es la situación y qué posibles soluciones tiene.

La redacción no puede ser ambigua ni confusa; un informe es un texto claro, preciso y exacto.

El lector espera encontrar respuestas concisas a preguntas como estas:

• ¿De qué trata el informe?
• ¿Quién lo escribe?
• ¿Cuáles son sus conclusiones o recomendaciones?
• ¿Cuál es su importancia?
• ¿Qué implicaciones supone en un determinado contexto profesional?

1. Etapa preparatoria

En esta etapa debemos plantearnos cuál es la finalidad del informe, cuál es el problema o tema que debemos tratar y quién es el destinatario. Esto supone plantearnos qué aspectos del asunto espera conocer el destinatario por medio del informe y, presumiblemente, cuáles son sus conocimientos previos sobre el tema; además, es imprescindible tener en cuenta qué se pretende que sepa o haga el destinatario del informe tras haberlo leído.

La estructura habitual de todo informe es la siguiente:

a. Sumario
b. Introducción
c. Cuerpo del informe
d. Conclusiones

- Plan de acción
- Recomendaciones
- Propuestas

e. Anexos y tablas

El sumario es el resumen informativo donde se reseñan, condensados, los elementos esenciales del informe. Sus funciones son: dar una visión general del contenido, facilitando lo esencial del mismo; extractar lo que será mejor retenido, pensando en aquellas personas que no lean la totalidad del informe; y mostrar al lector dónde se sitúan, dentro del conjunto del informe, cada una de sus partes fundamentales.

El sumario debe contener:

1. el título del informe y su fecha
2. el tema
3. su finalidad
4. su ámbito
5. los criterios empleados
6. los resultados y recomendaciones
7. su importancia
8. su carácter confidencial o no
9. el código o número de referencia para su identificación

La introducción debe entenderse como una guía que facilite la lectura del informe. Sus finalidades son establecer un primer contacto con el contenido total del informe, y facilitar unas normas y orientaciones para que el lector pueda leer y valorar las páginas que siguen.

El cuerpo del informe es la parte más importante y la que no podrá faltar nunca. En ella se definen, analizan, interpretan, discuten, valoran y desarrollan los aspectos que ayudan a cumplir los propósitos o finalidades del informe. Dentro del cuerpo del informe puede ser necesario incluir diagramas o tablas que ilustren lo que queremos decir. En ese caso, no interrumpirán un párrafo y deberán ser presentados antes de su aparición en el documento. Su función debe ser la de apoyar lo que se apunta en el texto.

Al final del cuerpo del informe habrá que redactar un cierre conveniente. Lo mejor es pensar en cuáles son las ideas fundamentales que deben quedar en la mente del lector al terminar la lectura.

Los anexos

Recogen material pertinente para comprender el informe. Suponen un apoyo a la información que se ha aportado en el texto. Los materiales que se aporten deben presentarse de la forma que más fácil de comprender por parte del destinatario. En los anexos se incluyen tablas, gráficos (de barras, circulares, de líneas, de áreas) y pictogramas.

Interpretación de datos

Interpretación

Por lo general, dentro de la jerga comercial, la interpretación de datos se refiere a la implementación de procesos a través de los cuales se revisan los datos con el fin de llegar a una conclusión informada y una etapa esencial del procesamiento de datos.

El propósito de analizar e interpretar datos es obtener información utilizable y útil. La interpretación, independientemente de si los datos son cualitativo o cuantitativo, debe:

• describir y resumir los datos
• identificar relaciones entre variables
• comparar variables
• identificar la diferencia entre las variables
• pronósticar resultados

1.- Las que se refieren al origen, causas, condiciones, antecedentes de la comunicación y especialmente al autor de la misma, estas inferencias responden a las preguntas ¿quién? y ¿por qué?

2.- La segunda está formada por las inferencias que se refieren a efectos o resultados de la comunicación y el análisis responde al interrogante.

1. ¿Qué día se vendió menos refrescos?

2. ¿Qué día se vendió más refrescos?

3. ¿Cuántos refrescos se vendieron en toda la semana?

4. ¿Cuál es el porcentaje que corresponde al día de más ventas?

5. ¿Cuál es el porcentaje de ventas del día sábado?

6. ¿Cuál es el porcentaje de los días lunes y martes en conjunto?

Minuta

• Para registrar los temas tratados y las decisiones tomadas con respecto a éstos.
• Para comunicar los resultados de reunión a personas que no era necesario que estuvieran presentes, pero que necesitan saber lo que se habló en ella.

Objetivos

 

Este formato de seguimiento, debe anotar los pasos de acción que se generaron y a las personas responsables de cumplir con los mismos y su fecha límite. Esto permitirá ver las decisiones que se tomaron, los pasos de acción y sus responsables, así como las fechas límites para esas tareas

Ventajas

Basta con que la persona elegida para esta tarea tome notas sobre los aspectos relevantes, como las mociones presentadas y su autor, así como el resultado de la votación si es que la hubo; los acuerdos alcanzados con el o los responsables de darle seguimiento a cada acción, y el plazo para cumplirlos; los temas que se agendaron para otra reunión; puntos y avances presentados y las conclusiones a las que se llegaron.

Si durante la reunión se realizaron presentaciones, lectura de informes o se mencionaron otros documentos relevantes, no es necesario mencionarlos palabra por palabra, lo mejor es acercarse a la persona que lo presentó y pedirle una copia que pueda agregarse a la minuta. Lo que sí se debe anotar es el título del documento y el nombre de quien lo presentó.

Recomendaciones

Correo electrónico

La mayoría de reglas que se aplican al email se basan en las de las cartas de negocios previas a la era digital, aunque también incluyen algunas características especiales no incluidas en la comunicación escrita tradicional. Pero ¿qué debes tener en consideración para que tu correo electrónico llegue bien (en todos los sentidos) al receptor?

Considera

El correo electrónico pertenece al género de lo que se conoce como escritura oralizada, es decir, que tiene elementos de la comunicación oral (inmediatez e interacción simultánea) y de la comunicación escrita (código propio y permanencia). ¿Problema? Que esa inmediatez que nuestro cerebro procesa como comunicación oral nos lleve hacia la ambigüedad y al lenguaje coloquial. Nos desorientamos, cuando en realidad estamos en el lenguaje escrito, que exige precisión y un registro formal. Ojo: lo escrito permanece y nos puede traicionar.

Cualquier mensaje es una construcción, y todas son tan únicas como tan singular es cada idea. Incluso si se trata de un comunicado muy similar a otros que ya has hecho o de conversar con la misma persona con quien has intercambiado mensajes durante todo el día, hay particularidades en cada emisión. Así que debemos generar una estructura para que el mensaje no se caiga en el camino hacia el interlocutor.

Correo electrónico

Para diseñar un correo electrónico correctamente es fundamental conocer el propósito del mensaje y tu relación con el receptor. Establecer un protocolo a seguir en el sector profesional es imprescindible. En cuanto a la comunicación con tu gente de confianza, nadie la conoce mejor que tú.

Longitud

Para cualquier texto de negocios la idea general es ser tan informativo y preciso como sea posible. Dado que hoy en día la mayoría de la gente recibe un sinnúmero de correos todos los días, a veces leerlos todos toma demasiado tiempo. Al lector le facilita mucho las cosas un texto con un contenido detallado pero preciso, sin pasajes innecesarios. Claro está que todo ello no debe afectar ni a la cortesía ni a la información requerida en el mensaje.

Recomendación:

Utilice la teoría de la pirámide invertida

Esta teoría, creada por el periodista Emil Dovifat, indica que lo más importante debe escribirse en el primer párrafo y debe responder al qué del comunicado. 

El 70 % de los correos electrónicos son eliminados debido a que el asunto no es claro o porque se consideran impertinentes, gracias a que lo más importante está al final. Esto quiere decir que lo correcto es que los agradecimientos, la publicidad y toda la información adicional debe estar en los últimos párrafos.

Cortesía

Cada carta comienza, después de las conocidas formalidades de dirección, con un saludo. Esto no ha cambiado con la comunicación digital

Evite los saludos temporales y las introducciones largas

Su destinatario puede leer el correo en cualquier momento del día, por eso es importante que evite saludos como: buenos días, buenas noches, etc.

Es preferible que escriba saludos atemporales, como: ¨Cordial saludo, Ingeniero:¨ "Apreciado ingeniero:" "Reciba un saludo amable" o, simplemente, la profesión o el cargo; además recuerde escribir correctamente los signos de puntuación en el saludo.

Utilice siempre la coma de llamado de atención o, también conocida como vocativa para introducir sus cartas y los dos puntos cuando vaya a empezar a redactar el cuerpo del mensaje.

Ejemplos:

Cordial saludo, Daniela:

Apreciado Ingeniero:

Reciba un saludo amable, Natalia:

Arquitecta Macías:

Ejemplos:

Aunque parezcan saludos agresivos o poco cordiales, tenga presente que la información precisa le ayuda al lector a ahorrar tiempo. En los correos electrónicos también puede utilizar las formas sugeridas para introducir las cartas:

-Lo saludo respetuosamente y le informo que (…)

-Le escribo para informarle que (…)

-Respondiendo a su solicitud, le informo que (…)

Recomendación:

Evite saludos como:

-Por medio de la presente me dirijo a usted amigablemente para solicitarle (…)

-La presente misiva tiene como objetivo principal comunicarle que (…)

Contenido

Se recomienda utilizar máximo tres párrafos en la redacción del correo electrónico:

1. Introducción: Contextualización del mensaje
2. Cuerpo: Información que se transmite
3. Despedida

El cuerpo del mensaje

Siempre arrancará en línea aparte (y no a continuación) tras los dos puntos. Párrafos cortos (en torno a treinta palabras), palabras sencillas y máxima corrección ortográfica y gramatical. Piensa primero lo que quieres decir, y dilo. Un solo mensaje y nada de creatividad literaria. A lo concreto.

La despedida

El saludo final es de cortesía debida. Un saludo o Un cordial saludo es adecuado. Los Abrazos y Besos quedan reservados para los correos personales. De nuevo aquí podemos ser traicionados por el espejismo de la comunicación oral: proximidad física con nuestro interlocutor. No hay tal.

Ligas de interés

https://noticias.universia.net.co/en-portada/noticia/2012/08/13/958177/10-tips-escribir-correctamente-correo-electronico.html

https://www.rdstation.com/es/blog/consejos-redaccion-email-presentacion-comercial/

https://www.altonivel.com.mx/liderazgo/management/como-redactar-un-correo-electronico-profesional/

https://www.esic.edu/rethink/2019/03/21/decalogo-del-buen-uso-del-correo-electronico/

Formatos

Todo texto necesita un formato razonable que favorezca su lectura, lo que comienza ya con el uso de los párrafos. La estructuración de un texto ayuda a clasificar el contenido y establecer contextos. Lo mismo sucede con recursos como la negrita y la cursiva que dirigen los ojos a los pasajes más importantes siempre y cuando se usen con moderación. Al escribir tus correos electrónicos, los autores tienen que seleccionar una fuente, color y tamaño que favorezcan la lectura.