CURSO   INTRODUCCION

Introducción

El tiempo es uno de los recursos más importantes de los que se dispone. Otros recursos son: la información, las personas, el dinero, etc. Si se hace un uso inteligente de todos los recursos, salvo el del tiempo, no se logra sacar el máximo provecho de ninguno de ellos. Si se consigue controlar el tiempo adecuadamente, se estará aprovechando al máximo y se podrá, asimismo, sacar el mayor partido posible a los otros recursos. Esto hace del tiempo el recurso más valioso.

Las experiencias personales con respecto al tiempo llevan a la siguiente conclusión: no se tiene suficiente tiempo, pero la realidad es que todo el mundo tiene todo el tiempo disponible: 24 horas por día.

Por tanto, el problema no es tanto la falta de tiempo, sino el uso que se hace de él.

Comprender esto es el primer paso en el desafío de aprender a gestionar bien el tiempo y, por tanto, a cada uno:

• La mala gestión del tiempo hace que
• Se esté atrapado en el día a día
• Se pierden de vista los objetivos
• Se  hacen cosas poco importantes
• Se cometen errores por precipitación
• Se está tenso

Las respuestas habituales ante la falta de tiempo son:

• Trabajar más horas.
• Trabajar más deprisa.
• Pensar en que lo haga otra persona.
• Posponer las tareas a realizar.
• Y las consecuencias de esta falta de tiempo llevan a
• Realizar jornadas demasiado largas
• Estar estresado
• Disminuyendo la capacidad intelectual.
• Acarreando problemas de salud.  Teniendo sentimientos de frustración.
• Cometer errores

La gestión del tiempo

Gestionar el tiempo significa dominar el propio tiempo y trabajo, en lugar de ser dominado por ellos. Es una de las claves para alcanzar los objetivos y metas propuestos.

La gestión del tiempo es una herramienta de management que permite manejar y disponer plenamente del tiempo de trabajo, evitando en lo posible toda interrupción que no aporte nada a los objetivos de la organización.

El gestor se ha de formular: ¿Cuál es la mejor manera de usar su tiempo en este momento?...

Y la respuesta adecuada debe de ser “Seleccionar la mejor inversión que se puede hacer en cada momento con su tiempo”

El tiempo hay que gestionarlo de manera que los horarios acerquen a donde se quiere llegar y a quien se quiere ser. Consiste en dar a las acciones una coherencia nos permita acercarse a la meta elegida, utilizando para ello dos herramientas conceptuales básicas:

• La clarificación de los objetivos, para saber mejor lo que se quiere conseguir
• La identificación de los principales puntos de pérdida de tiempo, para poder combatirlos.

Formulación de los objetivos

Los objetivos son concreciones específicas acerca de los resultados deseados con los cuales el gestor se siente comprometido. Ayudan a la auto motivación y autodisciplina, ya que dan la razón de ser y el sentido a lo que se hace. Para que un objetivo esté bien formulado debe de ser relevante, específico, medible, alcanzable y con fecha de cumplimiento.

Además han de ser claros, concretos, concisos y consistentes con el resto de políticas y objetivos de la empresa.

Es fundamental que el gestor conozca cuáles son sus objetivos, saber qué espera la empresa, el departamento, el superior, de él, para que pueda centrarse en las tareas importantes y trabajar para la consecución de los mismos: es su punto de partida.

Frenos

En la gestión diaria de su tiempo, el gestor se encuentra con algunos frenos, que él mismos se pone, pensamientos o frases que se dice a él mismo, tales como:

• Ten cuidado
• Trabaja
• Sé fuerte
• Sé cortés
• Sé perfecto
• Date prisa

Y que lejos de ayudarle, le llevan a estar más estresado y hacer más patentes, la “insuficiencia” de tiempo, la presión de lo urgente y la mala asignación que hace de su tiempo.

Fases

La mejora de la gestión del tiempo, ha de pasar por las siguientes tres fases: 

Interiorización

En esta fase previa se debe aprovechar para reconocer que algo falla en la gestión del tiempo y analizar las principales causas de pérdida del tiempo. Solo siendo conscientes de ello, se puede realmente sentir deseos de mejorar y apostar por ello. Para eso es mejor elegir un momento del trabajo en el que no se esté demasiado agobiado y se pueda dedicar un tiempo, tanto al análisis como a definir las estrategias y herramientas que se van a emplear.

Ejercicio de voluntad

Es muy importante que una vez que haya decidido mejorar en esta habilidad, el gestor ponga de su parte, no solo durante esta etapa de implantación, sino a lo largo de su trayectoria profesional, especialmente en aquellos momentos de mayor carga laboral.

Automotivación

El gestor debe de alentarse a él mismo y animarse a conseguir las mejoras propuestas.

MODELOS Y DEFINICIONES RELATIVAS AL TIEMPO

Se muestran a continuación algunos modelos o definiciones relativas al tiempo, basados en la optimización del uso que se hace del tiempo y recursos.

1. MODELO ESTÍMULO-RESPUESTA

Según se responde ante los estímulos que se nos plantean en la vida, se actúa de manera reactiva o proactiva.

Reactivo

Las personas reactivas esperan a que las cosas se arreglen solas y no son capaces de tomar decisiones; responden ante estímulos siempre de la misma manera, impulsadas por emociones, sentimientos, circunstancias, condiciones, o por el mismo ambiente.

Proactivo

En cambio, los proactivos son capaces de romper ese modelo porque tienen libertad interior, es decir, tienen la capacidad de elegir cómo reaccionar ante ciertas situaciones, pudiendo así, tomar decisiones más prudentes. Afrontan la vida personal y profesional tomando la iniciativa.

¿Cómo ser proactivo?

Ante una situación difícil, hay que hacer una pausa y, a continuación, utilizar las 4 herramientas con las que todo el mundo nace

• Autoconocimiento: el gestor ha de apartarse de sí mismo y observar sus pensamientos y acciones.
• Conciencia: saber distinguir entre lo que está bien y lo que está mal.
• Imaginación: contemplar nuevas posibilidades y posibles consecuencias.
• Voluntad independiente: tener el poder de elegir la mejor alternativa.

Cuanto más se ejercitan estas herramientas, más proactivo es uno y mayor control sobre la  vida se tiene. Algunas pautas a seguir para llegar a ser más proactivos, son:

• Hacerse una promesa, y mantenerla.
• Poner atención a las palabras que se dicen en el día, registrando cuantas veces se utiliza el lenguaje reactivo, procurando cambiarlo la próxima vez.
• Identificar alguna situación a la que se tenga que hacer frente en el futuro y en la que se detecte que siempre se comporta reactivamente, analizar por qué se hace y tratar de ser proactivo ante dicha situación.

• Hacer algo que siempre se quiso hacer pero nunca se atrevió. (Subirse a una montaña rusa, invitar a alguien a salir, emprender un nuevo negocio etc.)
• Al enfadarse con alguien, hay que ser el primero en disculparse.
• Identificar algo que siempre preocupe y que no se pueda hacer nada al respecto, y olvidarse de ello.
• Oprimir el botón pausa ante cualquier situación desfavorable.
• Establecer metas a corto, medio y largo plazo, y cumplirlas.

Herramientas para mejorar la gestión del tiempo

1.- Planificación y programación

Sin objetivos no se puede saber qué hacer y sin planificación no se sabe cuándo hacerlo.

Una vez que se tienen claros los objetivos y se han priorizado las tareas a realizar en base al modelo de la Matriz de Administración del tiempo, se debe de adecuar las actividades a los objetivos, es decir, se debe de planificar y programar la realización de estas tareas.

Planificación:               

Planificar es traer el futuro al presente para actuar sobre él…ahora

Planificar permite:

• Disminuir las incertidumbres que presenta el futuro
• Establece previsiones para alcanzar los objetivos deseados
• Anticiparse a los problemas
• Con la planificación se define qué se quiere hacer. El cuándo y los recursos necesarios forman parte de la programación.

Programación

Las cosas no ocurren solas, hay que hacer que ocurran y para eso hay que programarlas.

La programación sirve para:

• Evitar urgencias y crisis
• Abarcar sólo las tareas posibles
• Trabajar sobre lo significativo
• Descartar la indecisión y los aplazamientos
• Rechazar el estrés y la agitación
• Mantener el control de las acciones y del entorno inmediato

Algunos consejos útiles para programar adecuadamente la agenda, son:

• Acompasar las actividades a los ciclos corporales.
• Agrupar acciones y asuntos relacionados entre sí.
• Programar largos períodos para tareas importantes.
• Asignar a cada actividad un tiempo suficiente pero no excesivo.
• Mantener la suficiente flexibilidad para abordar asuntos no previstos, pero que resulten de interés.
• Incluir algún tiempo para pensar todos los días.
• Programar solo el 50% de tu jornada

Las condiciones que han de darse para llevar a cabo una buena programación, son:

1. Preparar una lista de cosas a hacer hoy/mañana
2. Asignarle prioridades
3. Hacerlo todos los días

Dentro del proceso de Planificación y Programación, es recomendable la elaboración de un Plan de acción, en el cual se han de listar las distintas actividades a realizar, organizadas por proyectos y con fecha de cumplimiento.

Una vez listadas todas las actividades a realizar, se han de priorizar las mismas en base al cumplimiento de los objetivos, según su grado de importancia y urgencia.

LA AGENDA

Algunas consideraciones

La agenda es un instrumento de planificación y organización, por lo que es bueno sacarle el máximo partido.

La tecnología actual, que además incorpora casi a diario innovaciones útiles, permite disponer de agenda electrónica disponible en cualquier parte: en el móvil, PDAs, tablets, aplicaciones de internet, etc.

Puntos a tener en cuenta:

• Tener solamente una agenda
• Anotar solo horas reservadas
• Reservar para citas importantes los momentos de máximo rendimiento
• Contemplar los tiempos de preparación y síntesis, tiempos de desplazamiento, de descansos…
• Reagrupar citas al comienzo o final de la jornada

NO APLAZAR LAS TAREAS

En muchas ocasiones se demoran las tareas que se han de realizar. Esto puede deberse a que:

• La tarea es desagradable
• La tarea es difícil y no se sabe por dónde empezar
• La tarea produce sentimiento de indecisión.

Las posibles salidas a este problema de aplazamiento de tareas son:

• Descomponer la tarea en partes más pequeñas
• Fijar fechas límite para terminar la tarea
• Programar la tarea en la agenda
• Hacerla

SER ASERTIVO

La asertividad es un modelo de relación interpersonal que consiste en conocer los propios derechos y defenderlos, respetando a los demás. Para ser asertivo hay que llevar a cabo los siguientes pasos básicos que consisten en:

1. Escuchar activamente lo que se dice: Asegurar que se comprende perfectamente lo que se está pidiendo, mostrando a la otra persona que se le presta atención y se la atiende.
2. Decir “no” cortés pero firmemente. No crear falsas esperanzas.
3. Dar razones. Explicarlas si es necesario.
4. Ofrecer alternativas

EVITAR LOS LADRONES DE TIEMPO

Cuando las cosas no discurren como se había pensado o era de esperar, a menudo se debe a que se presentan interrupciones o impedimentos que trastocan los planes.

El gestor es responsable de algunos de estos impedimentos, pero de otros, el responsable es el ambiente que le rodea. Estos factores perturbadores del tiempo disponible, son los llamados ladrones del tiempo.

Los ladrones del tiempo presentan un doble impacto negativo: son derrochadores y fragmentadores de tiempo, puesto que hacen pasar de lo productivo a lo improductivo, desequilibrando la asignación de prioridades.

Se expone a continuación los ladrones de tiempo más representativos, y algunos consejos para paliar su acción negativa:

VISITAS

Las visitas tanto internas como externas, suelen ser una fuente común de interrupciones. ¿Cómo librarse de las visitas o hacer que duren lo menos posible?

• Interceptación por la secretaria o equivalente: algunos filtros como un/a secretario/a o un recepcionista, pueden ser muy útiles a la hora de desalentar al visitador inoportuno.
• Trabajar en otro lugar: siempre que se pueda, puede ser muy práctico p.ej. reservar una sala de reuniones en la que poder estar tranquilos, concentrados y sin interrupciones.
• Agrupar visitas: siempre que se pueda tratar un mismo tema de forma conjunta, se puede ahorrar tiempo y facilitar la comunicación entre los participantes.

• Interceptar a la visita fuera del sitio de trabajo.
• Delimitar claramente la duración de la visita.
• Permanecer de pie.
• Lenguaje no verbal: haciendo uso de la comunicación no verbal, se puede transmitir prisa, nerviosismo, ansias por acabar la visita…
• Visitar antes de que visiten: se podrá controlar mejor el tiempo de la reunión.

LLAMADAS TELEFÓNICAS

Tanto las llamadas recibidas, como las emitidas, son unos de los principales ladrones de tiempo. Sin olvidar que es un instrumento necesario, se puede intentar ganar tiempo y mejorar la calidad de las prestaciones telefónicas tratando de:

Llamadas recibidas:

• Establecer filtros adecuados (secretario/a, recepcionista..).
• Establecer períodos preferentes de recepción de llamadas

Llamadas emitidas:

• Agrupar las llamadas
• Preparar las llamadas
• Tomar notas: ayudará a preparar las llamadas si son periódicas y a no perder tiempo pensando lo que se dijo o a lo que se acordó en conversaciones anteriores.
• Elegir el momento oportuno tanto para el que realiza la llamada, como para el que la recibe.

REUNIONES

Una reunión mal preparada y controlada puede hacer perder una gran cantidad de tiempo, especialmente cuando se tienen varias al día o a la semana.

Respecto a la mejora de la gestión de las reuniones, es interesante tener en cuenta los siguientes puntos:

• Convocar / asistir sólo a las imprescindibles
• El objetivo de la reunión ha de estar muy claro y en términos de resultados.
• Preparar la reunión con antelación: enviar convocatoria + agenda a los participantes adecuados
• Límites de tiempo: ¡¡Puntualidad!!
• Control de la reunión: Centrarse en el tema
• Participar positivamente.
• Hacer Acta con: Acciones/decisiones, responsables y método de seguimiento

E-MAILS Y REDES SOCIALES

El gran abanico de posibilidades de comunicación actual, tanto interna como externa a la empresa, aporta grandes ventajas a la hora de facilitar la comunicación con compañeros, clientes, proveedores, etc, pero también supone un ladrón de tiempo cada vez más patente, que realmente llega a “enganchar”.

A fin de evitar quedar absorbidos y atrapados por la comunicación 2.0 se puede:

• Consultar el mail y las redes sociales solo un número de veces definido al día.
• Configurar permisos.
• Desconectar el aviso de llegada de mails, tweets, mensajes, etc...
• Utilizar aplicaciones de envío programado de mensajes en las redes sociales.
• El gestor puede conectar con la agenda: hay aplicaciones que permiten conectar su “estado” con la agenda, de manera que aparece cuando está reunido, o cuando no está, etc.
• Integrar estas tareas como parte de la agenda.
• Desconectar

TENER ORDENADO EL PUESTO DE TRABAJO

Buscando la optimización del tiempo y de los recursos que se utilizan en el día a día, es necesario trabajar de manera organizada y ordenada, empezando por el puesto de trabajo.

Sobre el escritorio se debería de tener sólo:

• Información documental sobre el asunto que se está trabajando.
• Herramientas necesarias.
• Todo lo que no ayuda, estorba

MODELO DE LAS 5S

Cada vez son más las empresas que apuestan por filosofías como las “5S”, buscando conseguir una empresa limpia, ordenada y un grato ambiente de trabajo.

El método de las 5S, es una técnica de gestión japonesa basada en cinco principios simples.

El objetivo es lograr lugares de trabajo mejor organizados, más ordenados y más limpios de forma permanente, para conseguir una mayor productividad y un mejor entorno laboral.

Cada 'S' tiene un objetivo particular:

• Clasificación (Seiri): Separar innecesarios y eliminar del espacio del trabajo lo que sea inútil.
• Orden (Seiton):  Situar necesarios y organizar el espacio de trabajo de forma eficaz.
• Limpieza (Seisō): Suprimir suciedad y mejorar el nivel de limpieza de los lugares
• Normalización (Seiketsu): Señalizar anomalías y prevenir la aparición de la suciedad y el desorden.
• Mantener la disciplina (Shitsuke): Seguir mejorando y fomentar los esfuerzos en este sentido.

Por otra parte, la metodología pretende:

• Mejorar las condiciones de trabajo y la moral del personal. Es más agradable y seguro trabajar en un sitio limpio y ordenado.
• Reducir gastos de tiempo y energía.
• Reducir riesgos de accidentes o sanitarios.
• Mejorar la calidad de la producción.
• Seguridad en el trabajo.

GESTIONAR EFICIENTEMENTE LA INFORMACIÓN

Tomar  varias veces un mismo papel sin decidir qué se va a hacer con él, es un buen ejemplo de una gestión ineficaz.

Cuando llega un documento, o e-mail, solo hay 4 posibles maneras de tratarlo:

• Tirar el documento.
• Remitirlo / re-enviarlo a quien deba de estar informado sobre el tema, o a quien deba de actuar al respecto.
• Actuar: responder al mail/papel, resolver una duda, tomar una decisión, etc.
• Archivar: guardar el documento solo cuando sea necesario tener esa información, ya que si no, se debería de tirar

Se ha de manejar cada papel/ e-mail una única vez.

DELEGACIÓN

Delegar es la mejor forma de liberar tiempo y el mejor modo de potenciar el desarrollo de cada uno de los miembros del equipo.

El gestor ha de plantearse: “¿Qué debo de dejar de hacer de lo que habitualmente hago?”

La respuesta adecuada sería que ha de delegar todo aquello que pueda realizar uno de sus subordinados.

Si bien, para llevar a cabo una buena delegación se debe de:

• Precisar los objetivos a alcanzar.
• Definir el alcance de la responsabilidad.
• Delimitar la autoridad y las atribuciones.
• Facilitar los medios necesarios.
• Comunicarlo a terceros relacionados con el proceso.
• Establecer los seguimientos oportunos.
• Conocer el derecho a error.

¿Qué tareas no se deben de delegar?:

• Establecimiento de objetivos.
• Liderazgo del grupo (salvo en caso de experto).
• Asignación de tareas.
• Coordinación.
• Supervisión.
• Aspectos motivacionales y disciplinarios.
• Clima laboral de equipo

CONCLUSIONES

A la hora de gestionar su tiempo, el gestor ha de tener en cuenta estos aspectos:

• Planificar sus grandes objetivos
• Asignar prioridades
• Programar sus acciones para conseguirlos
• Dar a cada acción el tiempo necesario
• Trabajar sobre lo esencial, lo prioritario
• Pasar a un punto cuando termine el anterior
• Tener todo bajo control, en un único lugar.
• Evaluar los resultados y programar el día siguiente.
• Trabajar en un entorno libre de agresiones.
• Reservar tiempo para su vida privada

FUENTES

1.-“LA GESTIÓN DEL TIEMPO COMO HABILIDAD DIRECTIVA”

Ana Mengual Recuerda

David Juárez Varón

Francisca Sempere Ripoll

Alejandro Rodríguez Villalobos

 2.- "Administración del tiempo"

Mauro Rodríguez Estrada

2da Edición