PDCA

Plan

• Qual é a meta a ser atingida com o plano definido?
• Existe algum outro local que tem um case de sucesso ligado ao objetivo com o que escolhemos?

Do

• Quais são os passos crucias considerando ação/retorno?
• Quando e onde começar?

Gestão de mudanças inclue também refletir nas etapas crucias dentro de todas as ações definidas, e definir o tempo e melhor lugar para iniciá-las...

Check

• Como coletar feedbacks?
• Que métricas podem ser usadas para mensurar o resultado do plano de ações?

A terceira parte do ciclo PDCA é sobre feedback. Quando são inseridas mudanças em um sistema organizacional é importante também verificar e entender como o sistema reagiu.

Action

• Reflita sobre e inspecione o plano de ações de acordo com os resultados obtidos e as expectativas.
• O que aconteceu de certo, errado e o que pode ser melhorado?
• O objetivo definido  e os meios para alcançá-los ainda fazem sentido no cenário atual?

Mudança a nível individual...

A mudança dentro de uma empresa sempre ocorre em dois níveis, organizacional(processo/infraestrutura) e individual(pessoas).

Uma das partes mais difíceis de implantar melhoria contínua dentro das organizações é o desafio de ter que estimular mudanças comportamentais...

Adkar Model

Awareness

Awareness: Discuta e explore as diferentes razões e benefícios relacionados a mudança, deixe transparente o risco se não mudarmos e por que é importante realizar isso agora.
 

Todo o time está consciente das necessidades de mudança? Se a mudança for implementada e os membros do time não sabem o motivo pelo qual estão mudando de direção, a reação sobre a mudança pode ser: "Isso é uma perda de tempo, já estava tudo funcionando antes". Transparência e consciência sobre o plano estratégico do negócio é crucial para mudanças. A mensagem sobre os motivadores para mudança é geralmente mais eficiente quando informada pelos líderes seniors da organização. Baseado nesses motivos e nas necessidades levantadas, a reação das pessoas ao plano de mudanças pode ser mais positiva, mudando de resistência para curiosidade: “Quando isso vai iniciar e como isso me impacta?”

Desire

Desire: Para motivar uma pessoa em relação a mudança, nós temos que mostrar os efeitos positivos e negativos que vão afetá-las diretamente. Os benefícios tem que ser interessante o bastante para serem usados como força contra a nossa resistência natural contra mudanças.

Os membros do seu time tem vontade de participar da mudança? Se uma pessoa do time não tem vontade de mudar, talvez você possa ouvir: “Eu não estou interessado em participar da mudança. O que tem nisso para me beneficiar?”  Através de uma conversa individual, podemos entender o motivos pessoais para a resistência a mudança e remover as barreiras para o que essa pessoa se integre as ações de melhoria. Podemos gerar interesse traduzindo a mudança em algo que tenha significado para aquela pessoa, mapeando os benefícios profissionais e pessoais diretos conectados a mudança.

Knowledge

Knowledge: Forneça conhecimento e treinamento para tornar menos complexo possível as novas ações definidas.

O membro do seu time tem o conhecimento necessário para fazer parte da mudança? Para executar o processo de mudança de forma efetiva, é preciso mapear que tipo de conhecimento as pessoas precisam ter. Prover o conhecimento que deve ser obtido é importante apenas após de criar a consciência e interesse das pessoas em relação a mudança, se um treinamento por exemplo for dado antes disso as pessoas não vão conectar o treinamento a mudança e pode participar com menos motivação.

Ability

Ability: Existe um tempo necessário inicialmente para que as pessoas desenvolvam as habilidades e comportamento desejado com proficiência. Em alguns casos pode ser necessário um suporte individual,  com coaching ou mentoring.

O membro do seu time consegue colocar o conhecimento obtido em prática?

Ter o conhecimento necessário para fazer parte de uma mudança é algo bem diferente do que construir ou possuir a habilidade para praticar as ações definidas. Se uma pessoa possui o conhecimento mas não a habilidade, é bem provável você ouvir dela frases como: "Eu não estou conseguindo executar essas ações de forma correta" ou "Eu entendi o que devemos fazer, mas isso está me tomando o dobro do tempo." Para conseguir fazer a ponte entre conhecimento e falta de habilidade, tempo é um fator primordial, mas em alguns casos as pessoas vão precisar também da ajuda individual de um coaching/mentoring.

Reinforcement

Reinforcement: Voltar incoscientemente aos hábitos antigos é algo natural do comportamental humano.

Você tem noção do que deve reforçar para prevenir que as pessoas voltem aos antigos hábitos? Quando você não tem isso em mente, as pessoas podem encontrar formas para burlar as ações de mudanças sugeridas e reverter o processo de melhoria. O cérebro humano trabalha mapeando hábitos e é fisiológicamente programado para reverter os antigos. É importante monitorar se os hábitos antigos então sendo retomados e incentivar constantemente a práticas dos novos para que a mudança ocorra com sucesso. Reforço positivo e elogios em público é uma ótima forma de motivar as pessoas a continuar na direção definida, e de também demostrar que a sua participação é muito importante. Um fato a ser considerado é que as pessoas estejam retomando os hábitos antigos, talvez elas precisem de mais treinamento ou conhecimento.

Curva de adoção em inovações

Expandindo o alcance de uma mudança...

Uma abordagem interessante é tentar gerar um efeito "bola de neve" para expandir o alcance das ações de melhoria. Demanda muito tempo e esforço para alcançar de forma individual cada pessoa que será impactada durante o processo de mudança, tendo isso em mente analise seu ambiente e tenha os early adopters e inovators como aliados para motivar e espalhar os benefícios da mudança sugerida. Pessoas que tem influência e são vistas de forma positiva dentro da organização podem ser ótimos aliados durante um processo de mudança.

No final das contas organizacões são redes sociais, com isso comportamentos são transmitidos de pessoa para pessoa. Considerando esse ponto, uma boa medida é tornar sua idéia viralmente positiva, contagiando cada pessoa, em seguida departamentos e por fim a organização. Levando isso em conta em todo processo de mudanças é interessante refletir sobre as questões...

...

• Quem pode me dar assistência?
• Dentro do meu ambiente quem são as pessoas com perfil para inovação?
• Quem são os innovators e early adopters?
• Como os líderes podem nos auxiliar?
• Qual estratégia eu posso tomar para tornar isso viral?
• Como eu lido com as pessoas que eu sei que vão ter grande resistência emocional a essa mudança?
• Como eu previno o retrocesso?

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Comportamento...

e ambiente...

A muito anos atrás o psicólogo Kurt Lewin definiou o comportamento humano através da equação:
C=f(P, A)

Com sua contribuição chegamos a conclusão que quando queremos melhorar o comportamento das pessoas, ao invés de apenas tentar mudar a pessoa diretamente, uma alternativa extra é mudar o ambiente da qual elas fazem parte...

Estimule positivamente o ambiente

Five I's Model

• Information : Mantenha as pessoas conscientes dos comportamentos desejados, o reflexo atual dos seus comportamentos e do progresso da mudança.

• Identity : Trabalhe para remodelar a cultura da organização em relação a mudança desejada, crie uma identidate para aquilo, com isso as pessoas vão se sentir mais comprometidas e motivadas para trabalhar em conjunto.

• Incentives : Incentive bom comportamento, através de elogios em público, mostre o quanto aquela atitude positiva tem importância do processo de mudança.

• Infrastructure : Ferramentas e infraestrutura podem ser adicionadas ou removidas para tornar mais fácil o processo de mudança para as pessoas, e inclusive podem moldar como elas se comportam.

• Institutions : Crie comunidades internas ou comitês informais para definir boas práticas.