GESTIÓN EFICIENTE DE COMPRAS

VIAJES EN LA EMPRESA



  • ¿Qué estaba pasando?

  • ¿Qué cambios se estaban produciendo?

  • ¿Cuál podía ser la tendencia?

 BLOQUES DE COSTES 

 Gestión de viajes y movilidad para la empresa 

 COSTE DEL SERVICIO 
 COSTE DE GESTIONAR EL SERVICIO 


Tipos de servicios
Alojamiento -  Transporte 
  Restaurante -  Coche de alquiler

Bloques en la gestión
Seleccionar proveedor y tarifas
Gestionar la reserva
 Gestión administrativa: contabilizar,  conformar, pagar.. .

DEL PRODUCTO/SERVICIO


  CARACTERÍSTICAS   CLÁSICAS VS ACTUALES 

  •   Menos alternativas 
  •  Tarifas estáticas / oficiales 
  •  Importancia de los  acuerdos privados  
  •   Multitud de alternativas 
  •  Tarifas dinámicas
     “yield management” 
  •  Importancia de la eficacia en
     la búsqueda comparativa
     

 DEL MERCADO 

 

  CARACTERÍSTICAS   CLÁSICAS VS ACTUALES 

  •   Tolerancia al tiempo de respuesta 
  •  Poca capacidad comparativa 
  •  Confianza 
  •  Mayor planificación, antelación  
  •  Menos tiempo/ lo quiero ahora 
  •  Múltiples opciones comparativas 
  •  Desconfianza / comparo 
  •  Menor planificación, ya  

 DE LA TECNOLOGÍA 

  CARACTERÍSTICAS   CLÁSICAS VS ACTUALES   

  •   Mono canal 
  •  Cambios de tarifa manual 
  •  Evolución muy lenta, estática  
  •   Multicanal 
  •  Cambios de tarifa por algoritmos 
  •  Evolución en tiempo real /
     tiempo clave
     

Factores esenciales de compra





 GESTIÓN DE COSTES 


 TIEMPO 

 SEGURIDAD 

 POLÍTICAS DE COMPRA PROPIAS 





objetivos principales


      REDUCIR COSTE SERVICIO  
      REDUCIR COSTE GESTIÓN  

 CONSEGUIR EL MENOR TIEMPO DE RESPUESTA 

 MAXIMIZAR LA CONFIANZA Y LA SEGURIDAD 


 INTEGRACIÓN CON LA POLÍTICA DE COMPRAS  




Factores complementarios


  INFORMACIÓN ESTRUCTURADA 

 CONTROL/PRESUPUESTO/ANÁLISIS 

  UNA PERSONA AL TELÉFONO 

 INTEGRACIONES CON LOS PROCESOS 

     ADMINISTRATIVOS FINANCIEROS DE LA EMPRESA 

 


UNA NECESIDAD,
una solución
 


Imagina una empresa que vende por toda España y exporta a varios países por todo el mundo.
   Varios de sus empleados tienen que viajar durante las próximas semanas






PEDRO, DIRECTOr GENERAL

Tiene que viajar a Madrid esta misma tarde
por una reunión de última hora



Eva, export manager

La empresa participará en una feria en Dubái dentro  de
dos semanas. Necesitará vuelos, hotel, coche de alquiler...






JESÚS, TÉCNICO
DE EXPORTACIÓN

Está de viaje de negocios en Estados Unidos y
necesita desplazarse de Nueva York a Seattle


SONIA, TÉCNICO COMERCIAL

Realiza visitas a clientes de distintas ciudades.
La semana que viene viaja a la zona noreste del país


Mientras tanto, en el back office...

 Director general

Su felicidad pasa por que
no se desvíen los presupuestos


 Directora financiera

Quiere que los costes estén
bajo control


 Director de compras

Le preocupan los gastos y
demanda información analítica


 Secretaria

Reclama agilidad
en las respuestas


 Directora de
Recursos Humanos

Quiere saber en cada momento dónde está su personal



 

... Y en el back office

 Director general

Su felicidad pasa por que
no se desvíen los presupuestos


 Directora financiera

Quiere que sus costes estén bajo control


 Director de compras

Le preocupan los gastos y
demanda información analítica


 Secretaria

Reclama agilidad
en las respuestas


 Directora de
Recursos Humanos

Quiere saber en cada momento dónde está su personal



Qué ha pasado en esos


2

minutos 

 



SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL

Desde los procesos de búsqueda de un servicio hasta los procesos financieros y administrativos

 

 PERSONAL
TRAVEL
MANAGER


PERSONAL TRAVEL MANAGER



  • Controla el sistema en todo momento y en cada paso.
  • Interviene manualmente para mejorar los procesos, los resultados.
  • Es el rostro humano de Octopus, en permanente contacto con el cliente.

Es el gestor del sistema

  • La deslocalización de Octopus permite al PTM operar desde cualquier punto del planeta.

ACCIÓN ITINERANTE


CÓMO FUNCIONA


(Siete módulos para el éxito)


 CONTRATACIÓN Y COMPRAS 

  •  La inteligencia de Octopus integra los acuerdos en todo el mundo con
     centrales, cadenas hoteleras, rent a car o compañías aéreas, entre otros. 

  •  Establece la operativa de contratación con los operadores turísticos. 



 
 tiempo real    

 COMPARADOR 

  •  Compara todas las opciones 

  •  Ordena las mejores propuestas
     (y sus alternativas) 

  •  Recibe la petición 

  •  Conecta con proveedores 

  •  Analiza el mercado en 

  •  POLÍTICA DE COMPRAS 

    •  Política de empresa
       Define los parámetros de la compañía
       de forma cuantitativa y cualitativa. 

    •  Política de usuario
       Incorpora los parámetros específicos de

       cada viajero de la empresa. 

     

     GESTOR DE PROPUESTAS 


    •  El usuario obtiene la información estructurada y personalizada. 

    •  Siempre bajo la atenta supervisión del Personal Travel Manager:    analiza las propuestas y, si es preciso, añade otras alternativas. 

     GESTOR DE RESERVAS  

    •  Después de procesar las reservas, captura  
       la información y la integra en el sistema 

    •  El SIE entra en acción: 
       · El Sistema de Información Estructurada (SIE) realiza 
         un seguimiento de los consumos y servicios de
         la empresa. 
       · Clasifica la información en la forma y modo en que
         desea verla el usuario: datos de usuarios, costes,  
         ubicación del personal en tiempo real. 
       · Facilita la revisión de la política de compras
         en cada momento. 

     DOCUMENTACIÓN
     PARA EL VIAJE 

    •  Una vez aceptada la reserva, se crea  
       la documentación necesaria del viaje. 

    •  Se estructura de la forma más cómoda para el usuario. 
     
  •  En el móvil o tablet.  
  •  En el ordenador.  
  •  En persona (mensajería). 
  • lñk

     DOCUMENTACIÓN:    ENTREGA POR TRES VÍAS 


     
    •  Adaptado a la empresa  
       Compatible con los sistemas de pago de la empresa y su política financiera. 
       La facturación se genera en la forma más útil y eficiente para el cliente. 
       Puede integrarse con el propio sistema del cliente. 
     
    •  Adaptado al proveedor  
       Adaptado a la idiosincrasia de cada proveedor, esté donde esté. 
       Puede interactuar con su sistema, descargar facturas, tratarlas automáticamente. 

     MÓDULO ADMINISTRATIVO -    FINANCIERO 

     

    CONEXIÓN ONLINE
    CON MÁS DE...


    OTROS SERVICIOS CONECTADOS...






    Compañías de seguros

    Reservas de trenes

    Compañías navieras

    Centrales de reservas

    GDS...

    a DÓNDE ESTÁ VIAJANDO
    MI ORGANIZACIÓN

    VIAJEROS DESPLAZADOS
    POR MESES

    DÓNDE ESTÁN TUS EMPLEADOS


    CUÁL ES NUESTRO CONSUMO


      


    Eficiencia

    Ahorro

    Seguridad

     

      

     
       QUEREMOS SER TU COMPAÑERO DE VIAJE

    Octopus

    By Selenus

    Loading comments...

    More from Selenus