Zbieranie
wymagań

Natalia Bienias

@nbienias

O co chodzi?

ZBIERANIE WYMAGAŃ

To odkrywanie, czego oczekuje klient (zleceniodawca) od produktu (strony internetowej czy aplikacji).

Jednym z kluczowych składników
jest rozmowa albo wywiad
z klientem* i użytkownikami. 

Empatyzacja

ZBIERANIE WYMAGAŃ

Kompetencje miękkie

ZBIERANIE WYMAGAŃ

Niezależnie od tego ile technik i metod poznamy, musimy zainwestować
w rozwijanie kompetencji miękkich.

Etap zbierania wymagań w dużej mierze opiera się na współpracy z innymi ludźmi.
 

Kompetencje miękkie

ZBIERANIE WYMAGAŃ

A inni ludzie, to wyzwania:

• Kto podejmie decyzje?
• Jak będzie przebiegać komunikacja?
• Kto ma jakie relacje?
• Kto będzie odpowiedzialny za co?
• Kto ustali priorytety i będzie je egzekwował?

Brief
 

Czym jest brief?

BRIEF

To wstępny opis założeń, wymagań i wizji klienta. Czyli tego, co tak naprawdę klient od nas chce.

Zazwyczaj przyjmuje formę kilkustronicowego dokumentu.

Jak go przygotować?

BRIEF

Przygotować listę otwartych i zamkniętych pytań, które pomogą w wykonaniu  naszego zadania. A przede wszystkim
– w zrozumieniu klienta.

Nie ma jednego, idealnego wzoru na brief. 

Jak go przygotować?

BRIEF

Z czego się składa?

• cel i zakres działań
• organizacja projektu
• terminy [start projektu, deadline]
• informacje o firmie
• kto jest odbiorcą?
• konkurencja i benchmarki
• dotychczasowe działania

Jak go przygotować?

BRIEF

• Jakie są cele biznesowe nowego projektu?
• Czy firma ma opracowane persony?
• Czy były prowadzone badania
  z użytkownikami (badania potrzeb)?
• Czego nie może zabraknąć, jakie są elementy obowiązkowe?
• Jakimi trzema przymiotnikami można określić grupę docelową klienta?

Debriefing

BRIEF

Ostatecznie to my musimy zebrać najważniejsze informacje. Dlatego
po skompletowaniu briefu robimy
tak zwany debriefing.

Czy to nie strata czasu?

BRIEF

Brief je podstawą do efektywnych negocjacji i rozmowy z klientem. Na jego podstawie łatwiej określić ofertę i wycenić swoją pracę.

Spotkania
i warsztaty

Organizacja spotkania

SPOTKANIA I WARSZTATY

Po pierwsze – cel.
Nie organizujmy spotkania jeśli
nie wiemy co na nim zrobić.

Niewiele osób lubi spotkania
i warsztaty – będą uważać to
za stratę czasu.

Harmonogram

SPOTKANIA I WARSZTATY

Co będziemy robić na spotkaniu?
Trzeba mieć na nie jakiś plan, wiedzieć co chcemy robić i przygotować na to klienta.

Ważne, zwłaszcza dla klienta, będzie określenie czasu, jaki potrzebujemy
na spotkanie.

Harmonogram

SPOTKANIA I WARSZTATY

Co wziąć pod uwagę w harmonogramie?

• przerwy
• możliwe spóźnienia
• czas na pytania i dyskusje
• zróżnicowane aktywności

Uczestnicy spotkania

SPOTKANIA I WARSZTATY

Kto będzie po stronie twórców, a kto po stronie zlecającego (klienta)? 

Kto może brać udział?

• prowadzący spotkanie (moderator),
• obserwatorzy,
• klient (osoba decyzyjna),
• pracownicy klienta...

Miejsce i sprzęt

SPOTKANIA I WARSZTATY

U nas, u klienta czy w wynajętej przestrzeni?
 

W większości przypadków wystarczy nam salka konferencyjna z rzutnikiem. W przypadku warsztatów możemy potrzebować więcej miejsca, kilka stołów, flipcharty czy tablice.

Dodatkowe materiały

SPOTKANIA I WARSZTATY

W przypadku warsztatów kreatywnych
i niektórych ćwiczeń, potrzebne będą również materiały plastyczne (kartki, nożyczki, kleje).

Na spotkaniu

SPOTKANIA I WARSZTATY

A kiedy już udało nam się
je zorganizować:

• rozpoczęcie spotkania
• prowadzenie spotkania
• zamykanie spotkania
• podsumowanie

Rozpoczęcie spotkania

SPOTKANIA I WARSZTATY

Zacznijmy od przedstawienia zespołu
(swojego i po stronie klienta) oraz przejścia przez plan spotkania (cele).

Warto rozpisać agendę i powiesić na widoku (wiemy wtedy kiedy jest czas na przerwę i co będziemy robić dalej).

Prowadzenie spotkania

SPOTKANIA I WARSZTATY

Jak prowadzić spotkanie?

• trzymajmy się planu (ale nie kurczowo)
• parafrazujmy żeby upewnić się,
  że rozumiemy
• angażujmy się w dyskusje, ale nie
  bójmy się ich ucinać
• jeżeli prowadzimy zadania warsztatowe, dobrze je wytłumaczmy

Zamykanie spotkania

SPOTKANIA I WARSZTATY

Na koniec spotkania warto zaplanować krótkie podsumowanie (15-20 minut). Warto przejść szybko przez najważniejsze zagadnienia.

To też najlepszy moment na wytypowanie zadań. Jeśli trzeba zrobić notatkę, przesłać materiały, dać dostępy do narzędzi, trzeba od razu przydzielić te zadania do konkretnych osób.

Podsumowanie

SPOTKANIA I WARSZTATY

Zgodnie z ustaleniami zabieramy się za podsumowanie. Może mieć formę notatki (najczęściej), w której wypisane są konkretne działania poszczególnych członków spotkania.

To również forma potwierdzenia uzgodnień, które padły w czasie spotkania.

Sposoby na pracę nad wymaganiami

Desk research

METODY WARSZTATOWE

Na dobry początek, zanim dostaniemy materiały od klienta, możemy sami sprawdzić biznes, dla którego będziemy tworzyć projekt.

Testowe zakupy w sklepie, stworzyć mini audyt, po prostu poznać specyfikę produktu.

Analiza dokumentacji

METODY WARSZTATOWE

W wielu przypadkach, przy dużych projektach, istnieje już dokumentacja.

Naszym zadaniem będzie zapoznanie się z dokumentem i zebranie pytań/wątpliwości.

Wywiady indywidualne

METODY WARSZTATOWE

To prosty i szybki sposób na zebranie wymagań, oczekiwań, opinii. To też podstawa do dalszych prac
w uszczegóławianiu i eliminowaniu niektórych propozycji.

Mapa interesariuszy

METODY WARSZTATOWE

W przypadku dużych projektów, gdzie mówimy o dużych zespołach, warto zacząć od zrozumienia, kto jest częścią projektu i za co będzie odpowiadać.

Generowanie pomysłów

METODY WARSZTATOWE

Feature brainstorming

Listę funkcji, które potrzebne będą
w produkcie, można zacząć zbierać na spotkaniu lub warsztatach. Jednym ze sposobów jest burza mózgów. 

Zbiór pomysłów trzeba będzie potem uporządkować i nadać im priorytety.

Mapowanie ścieżek

METODY WARSZTATOWE

Modele zadań i ścieżki użytkowników pomagają uporządkować proces powstawania wymagań.

Umożliwiają również sprawdzenie,
czy zadania są łatwe i możliwe
do wykonania.

Mapowanie ścieżek

METODY WARSZTATOWE

Use cases (przypadki użycia)

System zapisu reakcji systemu na działania użytkowników. Może mieć formę zapisu słownego lub prezentować się w formie diagramu.

Mapowanie doświadczeń

METODY WARSZTATOWE

Wizualizacja operacji wykonywanych przez użytkowników, przed,
w trakcie i po korzystaniu z produktu z uwzględnieniem emocji – tych pozytywnych i negatywnych.

User stories (historyjki)

METODY WARSZTATOWE

Charakterystyczny dla SCRUMa sposób zapisu funkcji systemu. Kładą nacisk na perspektywę użytkownika.

Jako: użytkownik

Chcę: potrzeba

Aby: cel

Ustalanie priorytetów

METODY WARSZTATOWE

Dot voting

Głosowanie kropeczkami (naklejkami lub innymi markerami na wybrane funkcje) grupowo lub indywidualnie.

Skala MoSCoW

Must: wymaganie konieczne
Should: powinno, wysoki priorytet
Could: pożądane, ale niekonieczne
Won't: nie będzie implementowane

Więcej pomysłów na ćwiczenia

METODY WARSZTATOWE

Gamestorming. Gry biznesowe dla innowatorów.

James Macanufo,

Dave Gray,

Sunni Brown

Porządkowanie informacji

Dokumentowanie wymagań

PORZĄDKOWANIE INFORMACJI

Nie ma powszechnie obowiązującego systemu tworzenia specyfikacji projektu
– zależy od wielkości i rodzaju projektu, metodyk, zespołu i czasu.

Najczęściej przyjmuje formę dokumentu
z listą wymagań.

Nie tylko teksty

PORZĄDKOWANIE INFORMACJI

Dokumentacja to nie tylko teksty. Uzupełniają ją często zdjęcia, prototypy, diagramy czy szkice procesów, jakie zachodzą w produkcie.

Warto więc wybrać narzędzie, które ułatwi przechowywanie tego typu informacji.

Priorytety

PORZĄDKOWANIE INFORMACJI

Istotną częścią założeń projektowych są priorytety. Zwłaszcza gdy pracujemy
w oparciu o sprinty i projekty wykonujemy stopniowo dostarczając je do wdrożenia.

Co ma kluczowe znaczenie, co będziemy projektować w pierwszej kolejności i co jako pierwsze wejdzie do wdrożenia?

Podsumowanie

kilka zasad do zapamiętania na koniec

Współpraca
i angażowanie obu stron

PODSUMOWANIE

Nie chodzi o wierne odtwarzanie wszystkiego, co zażyczy sobie klient (czasem to może nie mieć sensu!). Zamiast biernego wykonywania zadań, rozmawiajmy, współpracujmy.

Ego chowamy
do kieszeni

PODSUMOWANIE

W pracy często kierujemy się intuicją
i doświadczeniem. Dla innych osób mogą być to niewystarczające argumenty do podejmowania decyzji

w związku z produktem.

Włączanie innych specjalistów

PODSUMOWANIE

Identyfikacja prawdziwych interesariuszy projektu oraz współpraca na wczesnym etapie
z developerami (font-end, back-end), agencją SEO czy copywriterami.

Klient nie zawsze
wie czego chce

PODSUMOWANIE

I nie ma w tym nic złego. Nie bez powodu zgłasza się do specjalistów po pomoc!

Naszą rolą powinno być poprowadzenie klienta za rękę i wspólne odnalezienie idealnych rozwiązań.

Klient nie zawsze
ma rację

PODSUMOWANIE

Klient nasz pan – to utarte powiedzenie może przynieść dużo szkody. Zwłaszcza jeśli uświadomimy sobie to, że klient nie zawsze rozumie i wie czego potrzebuje.

Wymagania będą
się zmieniać

PODSUMOWANIE

I musimy się na to przygotować. Również od strony prawnej (będą miały wpływ np. na czas realizacji).

Praktyka czyni
mistrza

PODSUMOWANIE

Pierwsze spotkania i warsztaty mogą wydawać się ciężkie do przygotowania, ale im więcej będziecie mieć ich za sobą, tym swobodniej będzie organizować kolejne.