Herramientas de diseño y gestión de proyectos culturales y artísticos.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Taller de Gestión Cultural

Mg. Ingrid Quiroga

Módulo 2:

Herramientas de diseño y gestión de proyectos culturales y artísticos.

 

 

• Las etapas del proyecto cultural: contextualización y diagnóstico, planificación, implementación, evaluación.
• Metodologías para el diseño de proyectos: análisis FODA, mapa de actores y análisis de territorios. Objetivos, estrategias y actividades.
• Los recursos tangibles e intangibles del proyecto. Aplicación práctica de diferentes modelos.
• Herramientas para la implementación, coordinación y ejecución de los recursos.
• Actividades, cronograma, responsables. Gestión de presupuestos.
• Evaluación. Indicadores cuantitativos y cualitativos. Los diversos retornos de los proyectos culturales.

¿Por qué proyectar?

 

En el ámbito cultural la planificación es importante para prever y decidir hoy las acciones futuras que nos llevaran hacia una situación deseable y posible, utilizando eficiente y racionalmente los recursos disponibles.

Pensar en proyectos permite:

• aprovechar las oportunidades,
• reducir las amenazas,
• potenciar las fortalezas,
• transformar las debilidades,
• dar soluciones a problemas,
• atender las necesidades,

 

 

 

 

a través de

estrategias que, de manera eficiente, apunten al cumplimiento de metas y objetivos.

Etapas de los proyectos culturales:

1. Análisis de contexto/Diagnóstico.
2. Formulación.
3. Implementación.
4. Evalución y monitoreo.

1. Análisis del contexto

Todo proceso de planificación debe partir de una línea base, que indique el contexto o panorama presente antes de la implementación del proyecto

 

Una lectura crítica de los territorios nos permitirá contar con la información preliminar acerca del ecosistema donde nos vamos a mover.

 

1. Análisis del contexto

Considera todos los elementos externos al grupo u organización relevantes para el funcionamiento del proyecto. (territoriales, políticos, sociales, simbólicos...)

 

Es central reconocer que todo proyecto se desarrolla en determinados territorios, con los cuales dialoga, interactúa y se nutre en forma permanente

 

El Análisis contextual nos lleva a un Diagnóstico!

 

El diagnóstico nos facilita la definición de objetivos, estrategias, proyectos, metas y productos, tanto los necesarios como los posibles.

Muchos planes, programas y proyectos fracasan porque no tienen el respaldo de la comunidad, y porque las acciones planteadas no corresponden con la necesidad real de la población.

Componentes del diagnóstico cultural:

1. Descripción socio-cultural

Reconocimiento los diversos grupos de población: (población, escenas culturales...)

 

¿cuántos son?, ¿dónde están?, ¿cuáles son sus principales características?

2. Mapeo de agentes y proyectos que actúan en el territorio.

Definir en la medida de lo posible, sus características, objetivos, posiciones, intereses, debilidades y potencialidades. Actuales e históricos.

 

Herramientas útiles para el diagnóstico

 

• Mapeos colectivos

• FODA / DAFO

• Lluvia de ideas

• Árbol de problemas

 

Mapeo como herramienta de diagnóstico cultural

Un mapeo colectivo
Nos puede ayudar a explorar y conocer las dinámicas del territorio, las características sectoriales y a los
destinatarios que queremos llegar.

¿Quiénes somos?

¿Qué hacemos?

¿Dónde estamos?

 

 

 

http://enjambre.cc/desbordes

Hacer mapeos de forma colectiva

Permite la diversidad de enfoques disciplinas, problemáticas

Análisis FODA

Análisis FODA

• Identificar y evaluar las características positivas y negativas del entorno interno y externo en el que se desarrolla un proyecto o una organización.
   
• Reflejar los puntos fuertes y débiles del proyecto, así como las oportunidades y amenazas propias de la interacción entre el proyecto y el entorno externo.

Análisis FODA

 

División entre

•  elementos internos (que el proyecto puede controlar): Fortalezas y Debilidades.
   

•  elementos externos (que el proyecto no puede controlar): Oportunidades y Amenazas.

Análisis FODA

Características

Favorables

Características

Desfavorables

FORTALEZAS

DEBILIDADES

OPORTUNIDADES

AMENAZAS

¿Cuál es la situación actual?

¿Cuáles deben ser las prioridades hacia el futuro?

¿Qué opciones de desarrollo y qué oportunidades hay?

Lluvia de ideas

• Se debe facilitar la participación de todos los involucrados, tanto en rondas abiertas como por medio de fichas escritas.
  
  
• Respeto. No censurar ni desechar ninguna necesidad/problema: puede servir como disparador para que otra persona proponga.
  
  
• A partir de acá, priorizar y seleccionar, mediante consenso, el problema central, el más importante para la comunidad.

Árbol de problemas

¿y cuáles son las problemáticas que nos gustarían trabajar?

Formulación

Esta es la parte del proyecto en que definimos qué vamos a hacer y estructuramos cómo hacerlo.
 

En esta etapa se estructuran los objetivos y las acciones necesarias para la mejora de la situación actual, partiendo de las problemáticas identificadas.

 

El texto de formulación del proyecto debe ser una herramienta, una guía del trabajo y para esto debe tener una estructura clara y coherente a más claro mayor comprensión, divulgación, ejecución y evaluación.

Formulación

Formulación

• Nombre
• Objetivo general
• Objetivos específicos
• Fundamentación
• Descripción
• Actividades
• Cronograma
• Mapa de recursos

¿Qué?
 

El objetivo general, lo que se quiere hacer, el logro que queremos alcanzar. De aquí se desprende
también el título del proyecto.

¿Cómo?
 

Objetivos específicos.
 

¿Por qué?
 

Fundamentación.
 

¿Cuáles?
 

Actividades
 

¿Dónde?
 

Localización, territorio
 

¿Para quién?
 

El público destinatario
 

¿Cuando?
 

Cronograma de actividades
 

¿Con quién?
 

Equipo de trabajo, instituciones colaboradoras
 

¿Cuánto?
 

Recursos materiales y financieros
 

 

• El nombre es la imagen que creamos del proyecto e indica lo que se desea hacer de manera sintética e informativa.
   
• Su objetivo principal es identificar el proyecto y poder caracterizarlo brindándole identidad y originalidad.
   
• Es recomendable redactar un nombre atractivo y una bajada breve que sintetice la propuesta .

Nombre del proyecto

¿QUÉ SE HARÁ?
Caracter o naturaleza

de la acción

¿SOBRE QUÉ?
Sobre que actuará

el proyecto.

¿DÓNDE?

Localización

geográfica.

Nombre del proyecto

objetivo

general

¿qué?

Objetivo general

• Define lo que se pretende lograr con el proyecto, sus resultados o logros esperados.
   
• Debe ser el resultado del proceso de identificación del problema central, se recomienda priorizar las problemáticas encontradas en el diagnóstico. La principal, el problema central, nos dará como  objetivo la solución a esta problemática.

Objetivo general

 

• Responde a la preguntas: ¿Qué se desea hacer? ¿Qué deseamos lograr? ¿Qué se busca?¿Qué queremos crear?
•  Es el propósito más amplio, el determinante del proyecto. A partir de este se definen y
  orientan los objetivos específicos y las acciones.
• Se expresan en términos amplios y con verbos en infinitivo (crear, desarrollar, conocer, difundir, satisfacer, etc.)
• Se recomienda elaborar un solo objetivo general por proyecto.

Objetivo general

Ejemplo:
"Fomentar la formación de nuevos públicos a través de actividades y visitas gratuitas al museo para adolescentes"

El enunciado más adecuado es aquel que incluye una gran finalidad, precisando de qué manera se pretende
lograr, el lugar donde se realizará y a quiénes se dirige.
 

objetivos

específicos

¿cómo?

Objetivos específicos

Éstos se desprenden directamente del objetivo general.

Son las grandes líneas de acción que van a permitir su realización. Por esta razón deben estar en total coherencia con este.

• Responden a la pregunta ¿cómo se pretende lograr el objetivo general?
• Son más concretos que el objetivo general.
• Su realización debe ser evaluable.
• De ellos se desprenden las actividades.
 

Objetivos específicos

• Difundir al interior del municipio la idea-fuerza sobre la cultura como factor de desarrollo local.
• Realización de muestras artísticas y culturales en espacios públicos.
• Difusión de actividades culturales y creación de públicos para la cultura.
• Mejorar la infraestructura y equipamiento para actividades culturales.
• Potenciar el trabajo de organizaciones y creadores de la ciudad.
• Diversificar alternativas de financiamiento para proyectos culturales.

Ejemplo:
Potenciar el desarrollo cultural de los habitantes de la ciudad a través de la ejecución de un plan de desarrollo cultural bianual.

fundamentación

¿por qué?

Fundamentación

¿Por qué queremos llevar a cabo este proyecto?

• La fundamentación deriva del diagnóstico y hace referencia a la identificación de las causas y explicaciones del porqué queremos llevar a cabo el proyecto, argumentando la importancia de la propuesta y mencionando lo que se quiere lograr.
   
• criterios y razones que justifican el proyecto así como también la necesidad o situación detectada y la propuesta que se plantea como respuesta al diagnóstico elaborado.

 

 

Fundamentación

 

• Hay que explicar la prioridad y urgencia del problema para el que se busca solución.
   
• Existen muchas vías para lograr el objetivo general y nuestro proyecto es una de ellas. Por eso, debemos justificar por qué la solución que elegimos es la más adecuada y viable para resolver un problema principal.
   
• Cómo se resolverán las necesidades de los beneficiarios del proyecto.

Antecedentes del contexto

Detección de necesidades y problemas

Alternativas de solución

Fundamentación

descripción

características del proyecto.

Descripción

En este punto podemos exponer con más detalles las características del proyecto, de modo que quien desee conocerlo pueda hacerse una imagen precisa del mismo.
 

• Responde a la pregunta ¿qué?, ¿cómo?, ¿con quién?, ¿dónde?
• Información sobre las etapas del proyecto.
• Contenidos de las actividades.
• Programación de las actividades.
• Lugares, fecha y hora donde se realizarán las actividades.
• Antecedentes breves sobre historia de organización, creadores o lugares, según corresponda.
• Identificar a los otros participantes del proyecto (personas y organizaciones).
   

actividades

¿cuáles?

Actividades

• Conjunto de operaciones y tareas a realizar dentro del proyecto para alcanzar los objetivos propuestos.
• Constituyen el nivel más concreto de la formulación.
• Responde a la pregunta: ¿Cuáles son las tareas o pasos a seguir para realizar el proyecto?

Actividades

• Las actividades se desprenden directamente de los objetivos específicos.
   
• Deben estar contenidas en la descripción
   
• y claramente señaladas en el cronograma y presupuesto.

objetivo general

objetivo

específico

objetivo

específico

objetivo

específico

actividad

actividad

actividad

actividad

actividad

actividad

actividad

actividad

actividad

cronograma

¿cuándo?

¿cuándo se realizarán las actividades del proyecto?

• orden cronológico de las actividades en el tiempo que hemos definido.
• Oganización de las actividades en relación con las principales líneas de acción a desarrollar.
• Definir el tiempo de realización de las actividades con una estimación realista acerca del tiempo que requerimos para cada una.
• Definir claramente las etapas de cumplimiento y distribuir las labores de los responsables.
   

Cronograma

Actividades

Actividad 1

Actividad 2

Actividad 3

Actividad 4

Actividad 5

Actividad 6

Actividad 7

Actividad 8

Actividad 9

Tiempo 1

Tiempo 2

Tiempo 3

Responsable

Recursos

T4

T5

T6

mapa de recursos

¿cuánto?

¿cuáles y cuántos recursos requiere el proyecto?

• Los recursos son los medios de distinta clase que, según se requieran, sirven para lograr nuestros objetivos.
• La definición detallada de los recursos necesarios para desarrollar las actividades de un proyecto es fundamental para su realización.

Mapa de recursos

Equipo

Humano

Recursos

Materiales

Recursos

Financieros

Grupo promotor / roles, capacidades y tareas

El proyecto necesita observar claramente las necesidades de personas con sus competencias y habilidades para llevar adelante las tareas
 

Personas externas/ Capacidades técnicas específicas externas (o no)

Equipo Humano

Equipo

Humano

• CoordinacIón
• Poducción
• Relaciones públicas
• Difusión/comunicación
• Diseño

ALGUNOS ROLES:

Toda aquella infraestructura, máquinas, herramientas o insumos de cualquiera clase, necesarios para desarrollar nuestras actividades.

Recursos Materiales

Actividades

Recursos
Materiales

• Aulas
• Proyectores
• Pantallas
• Sistema de sonido
• Folletería
• Merchandising...

Festival de cine

Valorizar todos los recursos materiales necesarios para determinar los costos financieros y aportes al proyecto.
 

Una vez determinado el equipo humano y los recursos materiales, estamos en condiciones de saber cuánto dinero necesitaremos para realizar el proyecto.

 

 

 

Existen distintos criterios para determinar los ítems de un presupuesto.

1. Guiarse por las grandes líneas de acción en torno a las cuales organizamos las actividades.
2. Es separar los gastos en honorarios, gastos de operación (materiales y/o servicios) y gastos de inversión (bienes).
 

Recursos Financieros

Equipo

Humano

Recursos

Materiales

Recursos

Financieros

Es fundamental que el presupuesto tenga las siguientes características, que deben ser tomadas en cuenta al evaluar un proyecto:
• Debe ser coherente con las actividades a realizar y con los objetivos.
• Ser realista. Se debe evitar, por una parte, elaborar un presupuesto con gastos demasiado elevados o, por el contrario, con gastos muy reducidos que en definitiva no permitirán la correcta realización de las actividades.
 

Recursos Financieros

Recursos
tangibles /
materiales

Recursos
intangibles/
inmateriales

 Implementación.

Es una fase preparatoria que pretende dejar listas las bases para permitir la buena ejecución de las acciones programadas.

• Se revisan los procesos y trámites administrativos necesarios:
  • la disponibilidad de recursos, y definición  de los mecanismos de gestión del presupuesto.
  • identificamos posibles etapas críticas que se pueden presentar durante la ejecución.
  • definimos cuáles serán los puntos de control y las acciones que contrarresten sus efectos.
  • reparto de responsabiidades entre las personas del equipo.

 Ejecución.

Se refiere al desarrollo de las acciones programadas.

• Requiere un trabajo en equipo, continuo y responsable, siguiendo lo formulado.
   
• Analizar el contexto de manera permanente para flexibilizar y modificar lo planeado si fuera necesario ya que diferentes factores externos pueden generar cambios que afecten las condiciones iniciales.

 Evaluación y monitoreo.

Todo proceso de planificación y ejecución necesita un seguimiento permanente  para permir el mejoramiento continuo.

• La evaluación debemos realizarla antes, durante y después de los procesos.
• Cada acción tiene que contemplar actividades de evaluación.
• Es un error creer que solo se evalúa una vez analizado lo programado, ya que no se contaría con tiempo para reajustar las acciones.
• Es fundamental que se evalúe con los beneficiarios para tener, de primera mano, la información sobre percepciones, desacuerdos y así como de efectos negativos y positivos.