Taller
"La gestión de la herramienta de gestión"
Introducción
¿Por qué surge el taller?
La idea del taller es potenciar el uso de la herramienta pero principalmente para entender que lo más importante a cambiar es la gestión, comunicación y vicios de los equipos.
En Ameba usamos asana desde hace 5 años aproximadamente.
No somos expertos, nos hemos equivocado y aprendido.
El punto no es la herramienta sino la gestión de la misma.
Ahí es dónde tenemos más experiencia: gestionando herramientas para gestionar proyectos y equipos remotos.
Expectativas
¿Qué podemos esperar de la herramienta?
1- Mejorar la comunicación entre equipos
2- Tener una visión general de los proyectos
3- Entender cuándo y quién está haciendo cada tarea
4- Asignar responsables, seguidores, ejecutores (¿RACI?)
5- Comprender el impacto de los cambios
6- Obtener un marco para acercarnos a una metodología ágil
Estructura de Asana
Equipo B
Equipo C
Equipo A
Organización
Visión Global
Proyecto 2
Proyecto 1
Proyecto Especial
Tarea 2
Subtarea 2.1
Subtarea 2.2
Subtarea A.1
Tarea A
Subtarea A.2
Subtarea A.1
Subtarea A.2
Tarea S1
Tarea S2
Tarea S3
Subtarea 1.1
Tarea 3
Tarea 1
Subtarea 1.2
Subtarea B.1
Tarea B
Tarea S1
Tarea 2
Tarea A
Estructura Aplicada
Midinero
Integraciones
Release Semanal
Releases
Soporte Web
Mantenimiento
Marketing Web
Automatización de Beneficios
Endpoints
Documentación
Estructura Landings
San Valentín
Landing Argentinos
Documentación
Banners
Verano
Diseño
Maquetado
Plugins
Actualizaciones
Core
Language Pack
Endpoints
Json Beneficios
Actualizaciones
Json Beneficios
Marketing, Ameba, Nicestream, Mr Miyagui
Fernando(s), JC, Ameba, Posta
InConcert, Prisma
Marketing, Atos,
Ameba
Buenas prácticas
¿Cómo le sacamos jugo?
1- Plasmando nuestra organización real (física) en los tableros.
2- Organizando los equipos y proyectos.
3- Compartiendo tareas entre proyectos.
4- Utilizando el tipo de vista adecuado para cada proyecto.
5- Utilizando otros marcos como User Stories o Jobs to be done
Riesgos
¿Qué debemos evitar?
1- Micro management.
2- Hacer seguimiento cuando no nos toca.
3- Las tareas sin responsable o fecha.
4- Pretender que el sistema nos organice.
5- Exigirle al sistema funcionalidades que no da.
6- Utilizar otros canales por comodidad y no dar visibilidad en asana.
7- Frustrarnos por lenta adopción (2 meses).
User Stories
¿Por qué Asana?
Cada uno de nosotros puede tener una o más razones por las que entiende que una herramienta de gestión colaborativa puede mejorar el flujo de trabajos.
La primer propuesta es usar un método llamado "User Stories" para que todos expresemos nuestras expectativas.
Como [persona], quiero [que] para [expectativas].
Vamos a medir el éxito [métrica].
User Stories
Desde Ameba
Como equipo creativo, queremos utilizar Asana para centralizar, visualizar y priorizar las nuevas piezas y actualizaciones.
Vamos a medir el éxito de la implementación cuando no existan peticiones de trabajo por fuera de la herramienta y todos entiendan en que estamos trabajando.
Práctico 1
Convenciones
Nuestro "primer" proyecto debe ser uno que explique y democratice la información y expectativas sobre el uso de la herramienta.
Por ahora solo incluiremos nuestras user stories y más adelante vamos a ir incluyendo acuerdos para la creación y mantenimiento de proyectos y tareas.
Taller
"La gestión de la herramienta de gestión"
Definición de equipos y proyectos
Antes de empezar
¿Qué tiene sentido que sea un equipo?
Personas que comparten actividades/proyectos/responsabilidades
¿Qué tiene sentido que sea un proyecto?
Actividades que comparten modelo y equipo
Antes de crear un proyecto
- Objetivos y alcance del proyecto
- Personas involucradas ¿Existe ya un equipo?
- Vista por defecto
- RACI del proyecto
Equipos y Roles
Organización inicial con RACI
Listemos los equipos, sus roles y actividades (macro).
(para empezar)
Práctico 2
Creando proyectos
Crear equipos y proyectos a partir del análisis anterior.
Transformar la planilla en un proyecto de asana de alto nivel agregando milestones de cada proyecto.
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"La gestión de la herramienta de gestión"
Proyectos: creación y mantenimiento
Creación de Proyectos
- ¿Que tipo de vista se adapta mejor al proyecto?
- ¿Hay otro proyecto similar para usar como template?
- Completar la descripción especificando objetivos y expectativas
- Agregar un project owner y fecha de cierre
- Agregar las secciones iniciales
- Crear campos personalizados relevantes al proyecto.
- Agrega el proyecto a Portfolios y/o el proyecto de alto nivel.
Mantenimiento Proyectos
- Siempre asegurarse que las tareas una persona asignada y fecha.
- Agregar reglas de proyecto para automatizar trabajo y ayudar a los miembros del equipo a seguir las buenas prácticas.
- Realizar seguimiento (@ + comentario) a las tareas atrasadas.
- Agrega milestones con los hitos más importantes.
- Visualiza y configura dependencias desde la vista de Timeline
- Realiza actualizaciones del proyecto semanalmente en Progress
Práctico 3
Mejorando los proyectos
Utilicemos las buenas prácticas anteriores para actualizar los proyectos creados hasta el momento.
Crear al menos 2 milestones en dichos proyectos.
Taller
"La gestión de la herramienta de gestión"
Proyectos: Vistas
Campos Personalizados
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"La gestión de la herramienta de gestión"
Tareas
Estructura
Nombre claro e imperativo.
Nombres vagos o ambigüos dejan lugar a suposiciones que pueden afectar el entendimiento de la tarea.
Fecha estimada para ser completada y fecha de inicio
Las tareas sin fecha suelen "perderse"
Descripción clara y vinculación con otras tareas (dependencias)
Ir al punto y dar contexto. Sacar provecho de subtareas para segmentar tareas muy largas o complejas.
Persona asignada (R) y seguidores (ACI)
El cambio de asignación debe hacerse a consciencia
Campos personalizados
Prioridad
Urgente, Alta, Media, Baja
Ciclo de aprobación
Aprobado, Esperando Aprobación, Rechazado
R, A, C, I
Asignar por cada tarea quién debe aprobarla, a quién se le consulta y quien debe ser informado. El responsable es quien está asignado.
Etapa interna
Idea, Contenido, Diseño, Desarrollo, Testing, UAT, Bloqueada
Etiquetas
Iteración sobre imágenes
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Reportes
Búsqueda Avanzada
Crear reportes
Los reportes se crean a partir de búsquedas avanzadas.
Luego se guardan y quedan actualizados en tiempo real.
Ideas
Tareas relacionadas al release semanal
Tareas de alta prioridad que están por vencer (en todos los proy)
Tareas vinculadas a un producto específico
Estado de proyectos a partir de high level (subs Portfolios)
Listado de tareas que están siendo bloqueadas por otras
Master Calendar
Antes de crear reportes
En los proyectos
Asignar "project owner"
Establecer fecha cierre del proyecto
Establecer estados de los proyectos en "Progress" semanalmente
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"La gestión de la herramienta de gestión"
Día a día
Dependencia
Todo esto no sirve si no se usa bien.
- Definir cómo vamos a usar asana. La lógica, las reglas.
- Asana necesita ser el único medio de comunicación oficial.
- Se deben cambiar (al menos semanalmente) los estados.
- La categorización de las tareas a través de campos personalizados permiten realizar reportes avanzados para dar visión global.
Reglas Automatizadas
Recursos
Documentación y cursos oficiales
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