Introducción

¿Por qué surge el taller?

La idea del taller es potenciar el uso de la herramienta pero principalmente para entender que lo más importante a cambiar es la gestión, comunicación y vicios de los equipos.

En Ameba usamos asana desde hace 5 años aproximadamente.

No somos expertos, nos hemos equivocado y aprendido.

El punto no es la herramienta sino la gestión de la misma.

Ahí es dónde tenemos más experiencia: gestionando herramientas para gestionar proyectos y equipos remotos.

Expectativas

¿Qué podemos esperar de la herramienta?

1- Mejorar la comunicación entre equipos

2- Tener una visión general de los proyectos

3- Entender cuándo y quién está haciendo cada tarea

4- Asignar responsables, seguidores, ejecutores (¿RACI?)

5- Comprender el impacto de los cambios

6- Obtener un marco para acercarnos a una metodología ágil

Estructura de Asana

Estructura Aplicada

Midinero

Integraciones

Release Semanal

Releases

Soporte Web

Mantenimiento

Marketing Web

Automatización de Beneficios

Endpoints

Documentación

Estructura Landings

San Valentín

Landing Argentinos

Documentación

Banners

Verano

Diseño

Maquetado

Plugins

Actualizaciones

Core

Language Pack

Endpoints

Json Beneficios

Actualizaciones

Json Beneficios

Marketing, Ameba, Nicestream, Mr Miyagui

Fernando(s), JC, Ameba, Posta

InConcert, Prisma

Marketing, Atos,

Ameba

Buenas prácticas

¿Cómo le sacamos jugo?

1- Plasmando nuestra organización real (física) en los tableros.

2- Organizando los equipos y proyectos.

3- Compartiendo tareas entre proyectos.

4- Utilizando el tipo de vista adecuado para cada proyecto.

5- Utilizando otros marcos como User Stories o Jobs to be done

Riesgos

¿Qué debemos evitar?

1- Micro management.

2- Hacer seguimiento cuando no nos toca.

3- Las tareas sin responsable o fecha.

4- Pretender que el sistema nos organice.

5- Exigirle al sistema funcionalidades que no da.

6- Utilizar otros canales por comodidad y no dar visibilidad en asana.

7- Frustrarnos por lenta adopción (2 meses).

User Stories

¿Por qué Asana?

Cada uno de nosotros puede tener una o más razones por las que entiende que una herramienta de gestión colaborativa puede mejorar el flujo de trabajos. 

La primer propuesta es usar un método llamado "User Stories" para que todos expresemos nuestras expectativas.

Como  [persona], quiero [que] para [expectativas].

Vamos a medir el éxito [métrica].

User Stories

Desde Ameba

Como equipo creativo, queremos utilizar Asana para centralizar, visualizar y priorizar las nuevas piezas y actualizaciones.

Vamos a medir el éxito de la implementación cuando no existan peticiones de trabajo por fuera de la herramienta y todos entiendan en que estamos trabajando.

Práctico 1

Convenciones

Nuestro "primer" proyecto debe ser uno que explique y democratice la información y expectativas sobre el uso de la herramienta.

Por ahora solo incluiremos nuestras user stories y más adelante vamos a ir incluyendo acuerdos para la creación y mantenimiento de proyectos y tareas.

Definición de equipos y proyectos

Antes de empezar

¿Qué tiene sentido que sea un equipo?

Personas que comparten actividades/proyectos/responsabilidades

¿Qué tiene sentido que sea un proyecto?

Actividades que comparten modelo y equipo

Antes de crear un proyecto

- Objetivos y alcance del proyecto

- Personas involucradas ¿Existe ya un equipo?

- Vista por defecto

- RACI del proyecto

Equipos y Roles

Organización inicial con RACI

Listemos los equipos, sus roles y actividades (macro).

(para empezar)

Práctico 2

Creando proyectos

Crear equipos y proyectos a partir del análisis anterior.

Transformar la planilla en un proyecto de asana de alto nivel agregando milestones de cada proyecto.

Proyectos: creación y mantenimiento

Creación de Proyectos

1. ¿Que tipo de vista se adapta mejor al proyecto?
    
2. ¿Hay otro proyecto similar para usar como template?
    
3. Completar la descripción especificando objetivos y expectativas
    
4. Agregar un project owner y fecha de cierre
    
5. Agregar las secciones iniciales
    
6. Crear campos personalizados relevantes al proyecto.
    
7. Agrega el proyecto a Portfolios y/o el proyecto de alto nivel.

Mantenimiento Proyectos

1. Siempre asegurarse que las tareas una persona asignada y fecha.
    
2. Agregar reglas de proyecto para automatizar trabajo y ayudar a los miembros del equipo a seguir las buenas prácticas.
    
3. Realizar seguimiento (@ + comentario) a las tareas atrasadas.
    
4. Agrega milestones con los hitos más importantes.
    
5. Visualiza y configura dependencias desde la vista de Timeline
    
6. Realiza actualizaciones del proyecto semanalmente en Progress

Práctico 3

Mejorando los proyectos

Utilicemos las buenas prácticas anteriores para actualizar los proyectos creados hasta el momento.

Crear al menos 2 milestones en dichos proyectos.

Proyectos: Vistas

Tareas

Estructura

Nombre claro e imperativo.

Nombres vagos o ambigüos dejan lugar a suposiciones que pueden afectar el entendimiento de la tarea.

Fecha estimada para ser completada y fecha de inicio

Las tareas sin fecha suelen "perderse"

Descripción clara y vinculación con otras tareas (dependencias)

Ir al punto y dar contexto. Sacar provecho de subtareas para segmentar tareas muy largas o complejas.

Persona asignada (R) y seguidores (ACI)

El cambio de asignación debe hacerse a consciencia

Campos personalizados

Prioridad

Urgente, Alta, Media, Baja

Ciclo de aprobación

Aprobado, Esperando Aprobación, Rechazado

R, A, C, I

Asignar por cada tarea quién debe aprobarla, a quién se le consulta y quien debe ser informado. El responsable es quien está asignado.

Etapa interna

Idea, Contenido, Diseño, Desarrollo, Testing, UAT, Bloqueada

Etiquetas

Iteración sobre imágenes

Reportes

Búsqueda Avanzada

Crear reportes 

Los reportes se crean a partir de búsquedas avanzadas.

Luego se guardan y quedan actualizados en tiempo real.

Ideas

Tareas relacionadas al release semanal

Tareas de alta prioridad que están por vencer (en todos los proy)

Tareas vinculadas a un producto específico

Estado de proyectos a partir de high level (subs Portfolios)

Listado de tareas que están siendo bloqueadas por otras

Master Calendar

Antes de crear reportes

En los proyectos

Asignar "project owner"

Establecer fecha cierre del proyecto

Establecer estados de los proyectos en "Progress" semanalmente

Día a día

Dependencia

Todo esto no sirve si no se usa bien.

1. Definir cómo vamos a usar asana. La lógica, las reglas.
    
2. Asana necesita ser el único medio de comunicación oficial.
    
3. Se deben cambiar (al menos semanalmente) los estados.
    
4. La categorización de las tareas a través de campos personalizados permiten realizar reportes avanzados para dar visión global.

Reglas Automatizadas

Recursos

Documentación y cursos oficiales

• Webinars de Asana (vivo)
• Asana Academy
• Guías de Asana
• Template importer
• Asana en Youtube

¿Más talleres como este?

Gracias