Webinar
"La gestión de la herramienta de gestión"
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Introducción
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¿Por qué surge este Webinar?
Para acercar una herramienta de gestión a empresas e individuos que se encuentran en una transformación digital "forzada".
Si bien cubriremos la estructura y el uso de la herramienta, el desafío más grande está en la gestión, comunicación y cómo lograr que el equipo se sume.
En Ameba usamos asana hace poco más de 5 años.
No somos expertos, nos hemos equivocado y aprendido.
Introducción
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El punto no es la herramienta sino su gestión.
Ahí es dónde tenemos más experiencia: gestionando herramientas para gestionar proyectos y equipos remotos.
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Expectativas
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¿Qué podemos esperar de la herramienta?
1- Mejorar la comunicación entre equipos
2- Tener una visión general de los proyectos
3- Entender cuándo y quién está haciendo cada tarea
4- Asignar responsables, seguidores, ejecutores (¿RACI?)
5- Comprender el impacto de los cambios
6- Obtener un marco para acercarnos a una metodología ágil
Creación de cuenta en Asana
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Webinar
"La gestión de la herramienta de gestión"
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Estructura
Estructura de Asana para personas
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Workspace
Visión Global
Proyecto 2
Proyecto 1
Proyecto Privado
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Tarea 2
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Subtarea 2.1
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Subtarea 2.2
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Subtarea A.1
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Tarea A
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Subtarea A.2
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Subtarea A.1
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Subtarea A.2
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Tarea S1
Tarea S2
Tarea S3
Subtarea 1.1
Tarea 3
Tarea 1
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Subtarea 1.2
Subtarea B.1
Tarea B
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Tarea S1
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Tarea 2
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Tarea A
Estructura de Asana para aplicada
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Workspace
Vencimientos
Lista de Compras
Webinars
Plan de Negocios
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Tarea 2
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Subtarea 2.1
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Subtarea 2.2
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Subtarea A.1
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Tarea A
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Subtarea A.2
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Subtarea A.1
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Subtarea A.2
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Tarea S1
Tarea A
Tarea 2
Subtarea 1.1
Tarea 3
Tarea 1
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Subtarea 1.2
Subtarea B.1
Tarea B
Gastos Fijos
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Proveedores
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Sueldos
UTE
OSE
Internet
Alquiler
Estructura de Asana para @empresa.com
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Equipo B
Equipo C
Equipo A
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Organización
Visión Global
Proyecto 2
Proyecto 1
Proyecto Privado
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Tarea 2
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Subtarea 2.1
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Subtarea 2.2
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Subtarea A.1
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Tarea A
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Subtarea A.2
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Subtarea A.1
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Subtarea A.2
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Tarea S1
Tarea S2
Tarea S3
Subtarea 1.1
Tarea 3
Tarea 1
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Subtarea 1.2
Subtarea B.1
Tarea B
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Tarea S1
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Tarea 2
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Tarea A
Estructura Aplicada
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Ameba
Mowi
Liberación sem. 48
Nerd
Proyecyos Internos
Seguimiento
Marketing
Automatización de procesos
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Endpoints
Documentación
Estructuras de control
San Valentín
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Landing Kit Startup
Documentación
Redes
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Verano
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Diseño
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Maquetado
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Ale
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RRHH
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Fio
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Juan
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Endpoints
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Landing Kit Startup
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Actualizaciones
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Proyectos
Solo el equipo de Ameba
Igor Mc Gregor, Gaby, Seba
Gestores de Ameba
y tech. leads
Mowi
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BCU Educa
Buenas prácticas
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¿Cómo le sacamos jugo?
1- Plasmando nuestra organización real (física) en los tableros.
2- Organizando los equipos y proyectos.
3- Compartiendo tareas entre proyectos.
4- Utilizando el tipo de vista adecuado para cada proyecto.
5- Reforzando la metodología con técnicas como la Matriz RACI, User Stories o Jobs to be done.
Webinar
"La gestión de la herramienta de gestión"
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¿Por qué y para qué?
User Stories
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¿Por qué Asana?
Cada uno de nosotros puede tener una o más razones por las que entiende que una herramienta de gestión colaborativa puede mejorar el flujo de trabajo.
La primer propuesta es usar un método llamado "User Stories" para bajar a tierra las expectativas.
Como [persona], quiero [que] para [expectativas].
Vamos a medir el éxito [métrica].
User Stories
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Desde Ameba
Como equipo creativo, queremos utilizar Asana para centralizar, visualizar y priorizar las tareas de los clientes.
Vamos a medir el éxito con la cantidad de tareas creadas directamente en asana y mediante la organización/empoderamiento de los equipos.
Práctico 1: Proyecto 0
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Convenciones
Nuestro "primer" proyecto debe ser uno que explique y democratice la información y expectativas sobre el uso de la herramienta.
Por ahora solo incluiremos nuestras user stories y más adelante vamos a ir incluyendo acuerdos para la creación y mantenimiento de proyectos y tareas.
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Webinar
"La gestión de la herramienta de gestión"
Proyectos: creación y mantenimiento
Antes de empezar
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¿Qué tiene sentido que sea un equipo?
Personas que comparten actividades/proyectos/responsabilidades
¿Qué tiene sentido que sea un proyecto?
Actividades que comparten modelo y equipo
Antes de crear un proyecto
- Objetivos y alcance del proyecto
- Personas involucradas ¿Existe ya un equipo?
- Ideal: RACI del proyecto
Práctico 2: Equipos y Roles
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Organización inicial con RACI
Listemos los equipos, sus roles y actividades (macro).
(para empezar)
Creación de Proyectos
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- ¿Que tipo de vista se adapta mejor al proyecto?
- ¿Hay otro proyecto similar para usar como template?
- Completar la descripción especificando objetivos y expectativas
- Agregar un project owner y fecha de cierre
- Agregar las secciones iniciales
- Crear campos personalizados relevantes al proyecto.
- Agrega el proyecto a Portfolios y/o el proyecto de alto nivel.
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Tareas
Webinar
"La gestión de la herramienta de gestión"
Estructura
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Nombre claro e imperativo.
Nombres vagos o ambigüos dejan lugar a suposiciones que pueden afectar el entendimiento de la tarea.
Fecha estimada para ser completada y fecha de inicio
Las tareas sin fecha suelen "perderse"
Descripción clara y vinculación con otras tareas
Ir al punto y dar contexto. Sacar provecho de subtareas para segmentar tareas muy largas o complejas.
Persona asignada (R) y seguidores (ACI)
El cambio de asignación debe hacerse a consciencia
Etiquetas
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Mantenimiento Proyectos
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- Asegurarse que los proyectos tengan responsable y fecha.
- Realizar seguimiento (@ + comentario) en las tareas atrasadas.
- Realizar actualizaciones del proyecto semanalmente en Progress
- Agrega milestones con los hitos más importantes.
- Visualiza y configura dependencias desde la vista de Timeline
- Agregar reglas de proyecto para automatizar trabajo y ayudar a los miembros del equipo a seguir las buenas prácticas.
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Práctico 3
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Creando proyectos
Crear equipos y proyectos a partir de la matriz RACI.
Transformar la planilla en un proyecto de asana de alto nivel agregando milestones de cada proyecto.
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Día a día
Webinar
"La gestión de la herramienta de gestión"
Dependencia
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Todo esto no sirve si no se usa bien.
- Definir cómo vamos a usar asana. La lógica, las reglas.
- Asana necesita ser el único medio de comunicación oficial.
- Se deben cambiar (al menos semanalmente) los estados.
- La categorización de las tareas a través de campos personalizados etiquetas permiten realizar reportes avanzados para dar visión global.
Repaso
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En los proyectos
Asignar "project owner".
Establecer fecha cierre del proyecto.
Establecer estados de los proyectos en "Progress" semanalmente.
En las tareas
Nombre claro e imperativo.
Fecha estimada para ser completada.
Descripción clara y vinculación con otras tareas.
Persona asignada (R) y seguidores (ACI)
Riesgos
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¿Qué debemos evitar?
1- Micro management.
2- Hacer seguimiento cuando no nos toca.
3- Las tareas sin responsable o fecha.
4- Pretender que el sistema nos organice.
5- Exigirle al sistema funcionalidades que no da.
6- Utilizar otros canales por comodidad y no dar visibilidad en asana.
7- Frustrarnos por lenta adopción.
Recursos
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Documentación y cursos oficiales
Gracias
¿Les gustó?
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Yapa: Vistas
(business+)
Webinar
"La gestión de la herramienta de gestión"
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(business+)
Campos Personalizados (business+)
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Campos personalizados (business+)
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Prioridad
Urgente, Alta, Media, Baja
Ciclo de aprobación
Aprobado, Esperando Aprobación, Rechazado
R, A, C, I
Asignar por cada tarea quién debe aprobarla, a quién se le consulta y quien debe ser informado. El responsable es quien está asignado.
Etapa interna
Idea, Contenido, Diseño, Desarrollo, Testing, UAT, Bloqueada
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Yapa: Reportes
(business+)
Webinar
"La gestión de la herramienta de gestión"
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Búsqueda Avanzada
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Crear reportes
Los reportes se crean a partir de búsquedas avanzadas.
Luego se guardan y quedan actualizados en tiempo real.
Ideas
Tareas relacionadas al release semanal
Tareas de alta prioridad que están por vencer (en todos los proy)
Tareas vinculadas a un producto específico
Estado de proyectos a partir de high level (subs Portfolios)
Listado de tareas que están siendo bloqueadas por otras
Master Calendar
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Herramientas para trabajar desde casa
By Miguel Vallvé
Herramientas para trabajar desde casa
Un Webinar Gratuito que abarca técnicas y metodologías para mejorar el trabajo en equipos distribuidos a través de Asana.
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