Introducción

¿Por qué surge este Webinar?

Para acercar una herramienta de gestión a empresas e individuos que se encuentran en una transformación digital "forzada".

Si bien cubriremos la estructura y el uso de la herramienta, el desafío más grande está en la gestión, comunicación y cómo lograr que el equipo se sume.

En Ameba usamos asana hace poco más de 5 años.

No somos expertos, nos hemos equivocado y aprendido.

Introducción

El punto no es la herramienta sino su gestión.

Ahí es dónde tenemos más experiencia: gestionando herramientas para gestionar proyectos y equipos remotos.

Expectativas

¿Qué podemos esperar de la herramienta?

1- Mejorar la comunicación entre equipos

2- Tener una visión general de los proyectos

3- Entender cuándo y quién está haciendo cada tarea

4- Asignar responsables, seguidores, ejecutores (¿RACI?)

5- Comprender el impacto de los cambios

6- Obtener un marco para acercarnos a una metodología ágil

Creación de cuenta en Asana

Estructura

Estructura de Asana para personas

Estructura de Asana para aplicada

Estructura de Asana para @empresa.com

Estructura Aplicada

Ameba

Mowi

Liberación sem. 48

Nerd

Proyecyos Internos

Seguimiento

Marketing

Automatización de procesos

Endpoints

Documentación

Estructuras de control

San Valentín

Landing Kit Startup

Documentación

Redes

Verano

Diseño

Maquetado

Ale

RRHH

Fio

Juan

Endpoints

Landing Kit Startup

Actualizaciones

Proyectos

Solo el equipo de Ameba

Igor Mc Gregor, Gaby, Seba

Gestores de Ameba

y tech. leads

Mowi

BCU Educa

Buenas prácticas

¿Cómo le sacamos jugo?

1- Plasmando nuestra organización real (física) en los tableros.

2- Organizando los equipos y proyectos.

3- Compartiendo tareas entre proyectos.

4- Utilizando el tipo de vista adecuado para cada proyecto.

5- Reforzando la metodología con técnicas como la Matriz RACI, User Stories o Jobs to be done.

Ejemplos de uso

¿Por qué y para qué?

User Stories

¿Por qué Asana?

Cada uno de nosotros puede tener una o más razones por las que entiende que una herramienta de gestión colaborativa puede mejorar el flujo de trabajo. 

La primer propuesta es usar un método llamado "User Stories" para bajar a tierra las expectativas.

Como  [persona], quiero [que] para [expectativas].

Vamos a medir el éxito [métrica].

User Stories

Desde Ameba

Como equipo creativo, queremos utilizar Asana para centralizar, visualizar y priorizar las tareas de los clientes.

Vamos a medir el éxito con la cantidad de tareas creadas directamente en asana y mediante la organización/empoderamiento de los equipos.

Práctico 1: Proyecto 0

Convenciones

Nuestro "primer" proyecto debe ser uno que explique y democratice la información y expectativas sobre el uso de la herramienta.

Por ahora solo incluiremos nuestras user stories y más adelante vamos a ir incluyendo acuerdos para la creación y mantenimiento de proyectos y tareas.

Equipo / Estrategia / Conventions Project Importer

Proyectos: creación y mantenimiento

Antes de empezar

¿Qué tiene sentido que sea un equipo?

Personas que comparten actividades/proyectos/responsabilidades

¿Qué tiene sentido que sea un proyecto?

Actividades que comparten modelo y equipo

Antes de crear un proyecto

- Objetivos y alcance del proyecto

- Personas involucradas ¿Existe ya un equipo?

- Ideal: RACI del proyecto

Práctico 2: Equipos y Roles

Organización inicial con RACI

Listemos los equipos, sus roles y actividades (macro).

(para empezar)

Creación de Proyectos

1. ¿Que tipo de vista se adapta mejor al proyecto?
    
2. ¿Hay otro proyecto similar para usar como template?
    
3. Completar la descripción especificando objetivos y expectativas
    
4. Agregar un project owner y fecha de cierre
    
5. Agregar las secciones iniciales
    
6. Crear campos personalizados relevantes al proyecto.
    
7. Agrega el proyecto a Portfolios y/o el proyecto de alto nivel.

Tareas

Estructura

Nombre claro e imperativo.

Nombres vagos o ambigüos dejan lugar a suposiciones que pueden afectar el entendimiento de la tarea.

Fecha estimada para ser completada y fecha de inicio

Las tareas sin fecha suelen "perderse"

Descripción clara y vinculación con otras tareas

Ir al punto y dar contexto. Sacar provecho de subtareas para segmentar tareas muy largas o complejas.

Persona asignada (R) y seguidores (ACI)

El cambio de asignación debe hacerse a consciencia

Etiquetas

Mantenimiento Proyectos

1. Asegurarse que los proyectos tengan responsable y fecha.
    
2. Realizar seguimiento (@ + comentario) en las tareas atrasadas.
    
3. Realizar actualizaciones del proyecto semanalmente en Progress
    
4. Agrega milestones con los hitos más importantes.
    
5. Visualiza y configura dependencias desde la vista de Timeline
    
6. Agregar reglas de proyecto para automatizar trabajo y ayudar a los miembros del equipo a seguir las buenas prácticas.

Práctico 3

Creando proyectos

Crear equipos y proyectos a partir de la matriz RACI.

Transformar la planilla en un proyecto de asana de alto nivel agregando milestones de cada proyecto.

Día a día

Dependencia

Todo esto no sirve si no se usa bien.

1. Definir cómo vamos a usar asana. La lógica, las reglas.
    
2. Asana necesita ser el único medio de comunicación oficial.
    
3. Se deben cambiar (al menos semanalmente) los estados.
    
4. La categorización de las tareas a través de campos personalizados etiquetas permiten realizar reportes avanzados para dar visión global.

Repaso

En los proyectos

Asignar "project owner".

Establecer fecha cierre del proyecto.

Establecer estados de los proyectos en "Progress" semanalmente.

En las tareas

Nombre claro e imperativo.

Fecha estimada para ser completada.

Descripción clara y vinculación con otras tareas.

Persona asignada (R) y seguidores (ACI)

Riesgos

¿Qué debemos evitar?

1- Micro management.

2- Hacer seguimiento cuando no nos toca.

3- Las tareas sin responsable o fecha.

4- Pretender que el sistema nos organice.

5- Exigirle al sistema funcionalidades que no da.

6- Utilizar otros canales por comodidad y no dar visibilidad en asana.

7- Frustrarnos por lenta adopción.

Recursos

Documentación y cursos oficiales

• Webinars de Asana (vivo)
• Asana Academy
• Guías de Asana
• Template importer
• Asana en Youtube

Gracias

¿Les gustó?

Yapa: Vistas

(business+)

(business+)

Campos personalizados (business+)

Prioridad

Urgente, Alta, Media, Baja

Ciclo de aprobación

Aprobado, Esperando Aprobación, Rechazado

R, A, C, I

Asignar por cada tarea quién debe aprobarla, a quién se le consulta y quien debe ser informado. El responsable es quien está asignado.

Etapa interna

Idea, Contenido, Diseño, Desarrollo, Testing, UAT, Bloqueada

Yapa: Reportes

(business+)

Búsqueda Avanzada

Crear reportes 

Los reportes se crean a partir de búsquedas avanzadas.

Luego se guardan y quedan actualizados en tiempo real.

Ideas

Tareas relacionadas al release semanal

Tareas de alta prioridad que están por vencer (en todos los proy)

Tareas vinculadas a un producto específico

Estado de proyectos a partir de high level (subs Portfolios)

Listado de tareas que están siendo bloqueadas por otras

Master Calendar