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De data existente
Diagnóstico y análisis
Objetivo
Objetivos específicos
Flujo actual según módulos CRM
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Según el análisis realizado se identifican grupos de información principales:
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Contactos
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Cuentas
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Planes de cuenta
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Casos
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Tareas
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Usuarios.
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Para el módulo de ventas, servicios Y Marketing comparten fuentes de información de contactos y cuentas.
Let's Be Technology Together
Metodología
La metodología realizada fue Outside in. Partimos de analizar los formularios propios de CRM, identificando cada campo para, posteriormente extraer el diccionario de datos de la base interna para comparar campos e identificar el origen de cada uno.
Outside In - Desde Afuera hacia Adentro
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Cada fuente de información visualmente hablando, cuenta con un formulario que permite mostrar la información solicitada en CRM.
Interfaz formulario de información Cuentas
Cada formulario es editable, por lo que, al editar cada campo, encontraremos en los detalles información primordial:
- “Nombre para mostrar” – Nombre que el usuario final visualiza.
- “Nombre” – Nombre que se encuentra en las bases de datos.
Interfaz edición de campo
Metodología
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Al realizar el ejercicio de cada uno de los campos del formulario, se compara con un archivo excel extraído de las bases de datos el cual contiene todos los campos y tablas existentes (Diccionario de datos), con esto no solamente sabemos a que hace referencia el campo de CRM, si no también obtenemos su origen a nivel de tablas y bases de datos.
Otro escenario evidenciado es que algunos campos contienen números o id´s que se traducen con tablas parametrizables de CRM con la finalidad de obtenerla como se visualiza actualmente.
Metodología
Las listas homologables compartidos junto con el diagnóstico en archivos xlsx (excel).
Diccionario de datos. Documento anexo entregado con el documento de diagnóstico indicando que tablas son utilizadas para la construcción de la información.
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De las 570 tablas alojadas en la base de datos, son funcionales 54 tablas con las cuales se realiza la respectiva construcción de la información pertinente a migrar.
Se comparte 5 archivos excel (cuentas, campos, casos, tareas y planes de cuenta) donde encontrarán el listado de los campos con su traducción según CRM actual, y en donde encontraremos si el campo es relevante.
Construcción
Los campos relevantes contienen información o id’s de relación con las diferentes tablas y listas de homologación necesarios para la construcción de información en su totalidad.
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En pocas palabras, la información que se tipifica en CRM (actual) se almacena en bases de datos de forma numérica en la gran mayoría de los casos, y mediante las tablas paramétricas traducimos la información para la obtener los datos de forma entendible para el usuario que requiera consultar la información.
Proceso
En el siguiente slide veremos un poco mas técnico el zoom del proceso con sus diferentes tablas involucradas.
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- Están involucradas 11 tablas y 3 tablas de parametrización.
- En este diagrama encontraremos los id’s principales para relación con las diferentes tablas, por lo cual, no se encontrará todos los campos involucrados por tabla.
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En el diagrama las tablas de parametrización hacen alusión a las listas provenientes de CRM directamente, las cuales son anexos enviados de forma separada en archivos Excel y se encuentran relacionadas en el documento del diagnostico.
Cuentas
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De acuerdo a lo que está inactivo y activo de acuerdo a el área encargada:
Distribución
Considerando las cuentas activas se realiza una distribución según tipo de cuenta, en la siguiente distribución encontramos algo particular ya que existen 50 registros que no cuentan con un id relacionable para obtener la información por lo cual queda vacío el campo.
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Los 50 registros serán enviados para su revisión y esperamos de vuelta la información de tipo de cuenta de estos registros para agregarlos de forma manual al momento de migrar o en su defecto la información quedará en blanco.
Hallazgos a revisar área comercial
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Telephone2, Fax, Tipo_Monto, Nivel_movilización Nivel_ventas_mínimo y Nivel_ventas_máximo no cumple ni con 10% de información en la base de datos, por lo cual se recomienda no tener en cuenta para migrar o en su defecto poblar la información.
El campo Telephone1 cuenta con el 89% de completitud en sus datos, sin embargo, para este campo tenemos una particularidad: del 89% de la base, el 70% de los datos cuentan con características de un número telefónico. Para determinar que cumple con las características se realiza la validación inicial que sea un número, que cuente con 10 dígitos para números móviles, que tengo 7 a 8 dígitos para teléfonos fijos y que no inicie con 1.
Data Cleaning-Completitud y calidad del dato
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Al revisar las direcciones de las cuentas vemos que el 83% de las cuentas activas tiene una dirección asociada, para llegar a la conclusión de saber si tiene dirección o no se realiza la verificación de patrones de escritura en la información tipificada, validando que tenga “CRA”, “KR”, “CARRERA”, “CALLE”, “CL”, “CLL”, “AV”, “DIAGONAL”, “DG”, “DGA”, “TRANSVERSAL”, “TV”, “TVA” y que adicional que contenga 7 caracteres (la cantidad mínima que puede tener una dirección.)
Data Cleaning-Completitud y calidad del dato
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Distribución según cuentas, identificar si la información inactiva se tendrá en cuenta o no para migración.
Hallazgos a considerar
Determinar la información que no cuenten con características de ser un número telefónico, si será poblada la información, se migra tal cual o en su defecto la información quedará nula.
Cuentas
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Los campos Telephone2, Fax, Tipo_Monto, Nivel_movilización, Nivel_ventas_mínimo y Nivel_ventas_máximo no cumple ni con 10% de información en la base de datos.
Hallazgos a considerar
Existen 50 registros que no cuentan asignado “Tipo de Cuenta”, por lo cual se les remitirá la información para que nos indiquen la información que visualizan en CRM con el fin de poblar la información de forma manual para la migración.
De las direcciones que no cumplen con las características que se realizará.
Distribución según contactos, identificar si la información inactiva se tendrá en cuenta o no para migración.
Grupo contactos
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Identificar si la información que no cuenta con características de un número de documento, y lo que tienen información no numérica ¿se tendrán en cuenta para migrar?, ¿se poblará información o en su defecto se migrará nula o vacía la información?.
Hallazgos a considerar
Identificar si la información que no cuenta con características de un número de teléfono, y los que tienen información no numérica ¿se tendrán en cuenta para migrar?, ¿se actualizará la información o en su defecto se migrará nula o vacía la información?.
De la información que no tiene características de un correo ¿se migrará, se poblará o quedará nulo o vacío al momento de migrar?.
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•De la base el 50% de los contactos cuentan con un cargo asignado y con género.
•Campo BirthDate (Fecha de cumpleaños) tiene un porcentaje de completitud del 38% de la base, más de la mitad de la base no cuenta con esta información.
•Datos de Profesión, Estado Civil, Rol, Dependencia, segmentación tienen una similitud y es que entre el 94% al 96% de la base no cuenta con esta información.
•Datos de grupo poblacional y lengua nativa del contacto se tiene que solamente 0.4% de la base tiene esta información.
Hallazgos a considerar
Let's Be Technology Together
Existen casos activos desde el 2017. Y a nivel histórico existen casos creados desde el año 2013. ¿Qué estados y desde que fecha se debe tener en cuenta para migrar?
Hallazgos a considerar
Distribución a nivel de casos según estado general
Grupo casos
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Existen tareas activas desde el 2015. Y a nivel histórico existen casos creados desde el año 2013. ¿Qué estados y desde que fecha se debe tener en cuenta para migrar?
Hallazgos a considerar
Distribución a nivel de casos según estado general
Grupo tareas
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·Existen planes de cuenta activas desde el 2018. Y a nivel histórico existen casos creados desde el año 2013. ¿Qué estados y desde que fecha se debe tener en cuenta para migrar?
Hallazgos a considerar
Distribución a nivel de casos según estado general
Grupo planes de Cuenta
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El 54,7% del total de los usuarios se encuentran deshabilitados, ¿estos se tendrán en cuentan para migrar?
Hallazgos a considerar
Existen usuarios creados y habilitados desde el 2018, se recomienda realizar verificación de actualización de la información antes de migrar.
Grupo de usuarios
•Se debe migrar las tablas de parametrización a la solución final ya que estás darán la traducción pertinente para la visualización de los datos de forma entendible al usuario final.
•El usuario final FNG conoce al detalle las reglas de negocio de cada módulo, por lo cual se requiere de su apoyo validando los hallazgos encontrados para identificar que se va a migrar de la información mencionada.
•Considerando las fechas de creación para el escenario de casos, tareas y planes de cuenta, informar desde FNG que fecha se debería tener en cuenta para realizar la migración.
•Según los hallazgos encontrados en los campos indicados, validar de parte de FNG si la información faltante se va a poblar o actualizar, si se va a tener en cuenta para migración, se dejará nula o en su defecto se migra tal cual este.
Conclusiones
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Diagnostico y análisis de data existente - FNG
By Montechelo Technology
