Tópicos Especiais em Engenharia de Software

Governança de TIC na APF do Brasil

Prof. Tutor: Dr. Rogério P. C. do Nascimento

Prof(a): Marianne Diniz

São Cristóvão, 20 de Julho de 2016.

Aula 6 - Como implantar a Governança de TIC

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Como implantar a Governança de TIC

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Contextualização

• Sua forma de implantação dependerá principalmente do contexto de mercado e cultura de cada organização.

• Alguns fatores de contexto que devem ser analisados quanto ao foco do programa de Governança de TIC são: 

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Como implantar a Governança de TIC

• Setores com maior regulamentação externa e de capital aberto (com ações negociadas na Bolsa de valores) tendem a valorizar uma maior previsibilidade em processos e a transparência na prestação de contas. Possuem uma governança corporativa mais madura e que, portanto, pode influenciar na necessidade de implantar a governança de TI (ex.: bancos, seguros, energia, telecom).

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Como implantar a Governança de TIC

• Setores altamente competitivos e pouco regulado podem tender a dar menos valor a processos estruturados, a não ser os relativos ao controle financeiro e da rentabilidade (ex.: empresas de serviço, de consumo de massa, varejo, bebidas, etc.)

• Empresas de capital aberto, de uma forma geral, requerem uma boa Governança Corporativa, o que pode influenciar positivamente na implantação da Governança de TIC.

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Como implantar a Governança de TIC

• Empresas de capital aberto, de uma forma geral, requerem uma boa Governança Corporativa, o que pode influenciar positivamente na implantação da Governança de TIC.

• Empresas que têm processos produtivos complexos, integrados e/ou trabalham com alta tecnologia, que podem ser fonte de riscos ao meio ambiente e à vida humana, também são propensas a valorizar procedimentos (ex.: fabricantes de aviões, petróleo e gás, automobilística, etc.).

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Como implantar a Governança de TIC

• O estágio em que a organização se encontra ou a maturidade do mercado podem influenciar a adoção da Governança de TIC. Por exemplo, em mercado ainda em fase de crescimento é muito provável que a empresa não tenha ainda normas, procedimentos e regras claras, e que o objetivo seja atender a demanda do mercado, prioritariamente.

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Como implantar a Governança de TIC

• Nas organizações industriais em mercados mais maduros, a automação industrial é valorizada, mas geralmente pertence à área industrial e não à TI. Este tipo de empresa usa Sistemas Integrados de Gestão, e nelas o foco da TI está eminentemente no suporte e na garantia da continuidade desses sistemas. É bem provável que o foco da Governança seja mais o gerenciamento de serviços e a continuidade.

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Como implantar a Governança de TIC

O contexto de mercado e competitivo de uma organização, sua história, origem de capital, etc., criam diferentes culturas organizacionais. Existem culturas que valorizam a inovação, outras a obtenção de resultados, outras a hierarquia e o controle e ainda outras são mais voltadas para pessoas.

Essas variáveis influenciarão o “desenho” e o foco da Governança de TI de cada empresa, assim como a forma de implementá-la.

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Roteiro de Implantação da Governança de TIC

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Roteiro de Implantação da Governança de TIC

1. Sensibilizar a alta direção da organização quanto à necessidade de implantar a Governança de TI e obter patrocínio:

Um programa de Governança de TI não acontece se não tiver patrocínio da alta administração da organização. Portanto, a primeira coisa a fazer é sensibilizá-la.

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Roteiro de Implantação da Governança de TIC

Para tanto, podem ser utilizados vários instrumentos, tais como:

• Trazer palestrantes para falar sobre os resultados da Governança de TIC em empresas similares ou outras empresas;
• Fazer visitas em outras empresas, junto com o superior imediato da TI da organização;
• Fornecer acesso da alta administração a pesquisas e testemunhos de outros profissionais executivos que implantaram ou estão implantando a Governança de TIC.

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Para tanto, podem ser utilizados vários instrumentos, tais como:

• Mostrar os riscos que a organização corre se determinadas ações que garantem a continuidade não forem implantadas;
• Mostrar a vulnerabilidade atual a incidentes de segurança da informação;
• Tentar mostrar benefícios monetários já obtidos com a implantação de projetos ou programas de Governança de TIC;

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Para tanto, podem ser utilizados vários instrumentos, tais como:

• Obter acesso a relatórios de auditoria interna e externa ou do pessoal da gestão de riscos, de forma a subsidiar a demonstração de urgência para a implantação de boas práticas de gerenciamento de TIC e de Governança de TIC.

Como CIO ou responsável pela TI, ter acesso às pessoas da alta administração é uma condição básica.

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2. Definir o foco do programa de Governança de TI:

A análise estratégica do negócio identifica os requisitos e fatores críticos de sucesso que afetam a TI e que revelam as prioridades de foco da Governança de TIC. Vejamos alguns exemplos:

• Se o mais importante para o negócio é manter a continuidade, então o foco inicial do programa de Governança poderá ser a segurança da informação, assim como os processos e ambientes para manter a continuidade.

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2. Definir o foco do programa de Governança de TI:

• Se o mais importante for o time-to-market, é possivel que o foco seja estruturar a gestão da demanda e do portfólio, a gestão de projetos e serviços como também o processo de entrega e qualidade;
• Se a filosofia de gestão da organização determina que grande parte do trabalho seja contratada de terceiros, então é necessário ter processos de gerenciamento de sourcing.

Portanto, a análise estratégica do negócio poderá ajudá-lo a definir o foco inicial do programa de Governança de TIC.

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3. Definir os papéis e a estrutura da Governança de TIC

• Deve definir se vai criar uma área específica de Governança de TI, se as responsabilidades estarão compartilhadas pelos executivos de TI, se serão atribuídas a uma pessoa ou a um grupo de pessoas, entre outras possibilidades estruturais.

• Essa definição de papéis é de suma importância, pois, na realidade, a Governança de TIC é de responsabilidade de todos. Quem implanta os processos, na verdade, é o pessoal de ponta (desenvolvimento, operações, serviços, etc.). Então, essa responsabilidade não pode estar segregada para um grupo específico.

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3. Definir os papéis e a estrutura da Governança de TIC

• Outro aspecto a considerar é a atribuição das responsabilidades quanto aos direitos decisórios em relação à TI.

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4. Estruturar preliminarmente o Programa de Governança de TI:

• Deve escolher o Gerente do Programa de Governança de TIC e definir o seu escopo básico.

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5. Implantar a estrutura e as responsabilidades pela Governança de TI:

• Deve estruturar com os recursos mínimos para começar a jornada, assim como definir políticas e comunicar a todos os interessados relevantes acerca do programa e de suas políticas e responsabilidades. 

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6. Estabelecer os direitos decisórios:

• Instituir, com o apoio da Alta Administração, o modelo de direitos decisórios, em termos de quem decide sobre o quê em relação à TI, quem define prioridades, quem aprova investimentos, de quem é o orçamento (TI ou do negócio), como os serviços serão “cobrados”, etc.

   

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7. Realizar avaliação dos processos-foco do programa de Governança de TIC:

Avaliar, com base nas melhores práticas, o estágio atual das práticas correntes que serão foco do seu programa de Governança de TIC.

O objetivo é identificar, com base na análise estratégica do negócio, quais as ações urgentíssimas a serem tomadas (que vão identificar os ganhos rápidos), dos quais serão as ações de médio prazo e quais ações poderão esperar mais um pouco.

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7. Realizar avaliação dos processos-foco do programa de Governança de TIC:

• Para tornar a sua avaliação mais emocionante, você poderá realizar uma pesquisa sobre a percepção dos usuários e da Alta Administração sobre a área de TI, em termos de qualidade e atendimento ao negócio.
• Muitas vezes essas percepções não condizem com a realidade, mas mesmo assim você precisará trabalhar para mudá-las.
• A avaliação de processos, estruturas e meios, enfim, vai ajudá-lo a identificar quais metas e objetivos a área de TI deve atender e os riscos que a TI proporciona para o negócio.

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8. Estabelecer as metas e os indicadores de progresso e de resultado para o programa de Governança de TI:

Com base nos resultados da avaliação, você deverá definir as suas metas.

Por exemplo, se um processo crítico de TI estiver com um nível de maturidade aquém do necessário, então você deverá estabelecer qual nível de maturidade deseja alcançar e as ações que devem ser tomadas para atingir esse nível.

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8. Estabelecer as metas e os indicadores de progresso e de resultado para o programa de Governança de TI:

Ao estabelecer as metas, você precisará se preocupar com os custos dessas melhorias e provavelmente terá que elaborar um orçamento para ser aprovado, quando ocorrer a apresentação do programa de Governança de TI para a Alta Administração.

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9. Estabelecer um roadmap de implantação, considerando as ações de curto, médio e longo prazo:

Defini a sequência, as interdependências e o horizonte temporal em que as melhorias e os novos processos devem ser implantados, assim como quais benefícios e capacitações serão alcançados.

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9. Estabelecer um roadmap de implantação, considerando as ações de curto, médio e longo prazo:

Por exemplo, na implantação de práticas de gerenciamento de serviços, uma sequência provável seria: começar pela estruturação da Central de Serviços, gerenciamento de incidentes e problemas, juntamente com a gestão de configuração. Logo depois, implantar a gestão de mudanças e, em seguida, o gerenciamento de capacidade e disponibilidade. Por fim, pode ser implantado o processo de gerenciamento da continuidade dos serviços de TI.

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10. Elaborar o Plano do Programa de Governança de TIC:

A elaboração do plano do seu programa deverá considerar:

• O escopo do programa, ou seja, a lista de processos, estruturas e ações de TI a serem implementados.
• A sequência de implantação dos processos, considerando as precedências técnicas requeridas.
• A linha de tempo prevista para a implantação dos processos.
• O plano de recursos estimado para o programa.
• Os serviços a serem adquiridos.

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10. Elaborar o Plano do Programa de Governança de TIC:

A elaboração do plano do seu programa deverá considerar:

• O orçamento estimado para o programa e para cada um dos projetos.

• Os benefícios esperados a serem atingidos, à medida que os processos forem sendo implantados.

• Como o programa será gerenciado.

• A estrutura de gestão do programa, assim como a matriz de responsabilidades.

• Os riscos do programa.

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10. Elaborar o Plano do Programa de Governança de TIC:

A elaboração do plano do seu programa deverá considerar:

• A estratégia de gerenciamento da mudança para o programa.

• O plano de comunicação do Programa.

• Os critérios de qualidade a serem seguidos pelos projetos.

• As métricas de progresso a serem consideradas pelos projetos componentes do programa.

• Os pontos de controle do programa.

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11. Definir parcerias com as áreas de auditoria interna e externa, riscos e compliance:

As áreas de auditoria, riscos e compliance, bem como a auditoria externa, são os grandes aliados da TI na jornada da Governança de TIC, pois têm acesso à Alta Administração, principalmente em organizações com Governança Corporativa mais madura.

Esta parceria é importante, pois através das auditorias e da área de riscos é possível enxergar as maiores vulnerabilidades da TI para o negócio pelo olhar dos acionistas.

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11. Definir parcerias com as áreas de auditoria interna e externa, riscos e compliance:

Este tipo de informação é muito importante, não só no início do programa, mas também durante o seu curso, pois vai mostrando o progresso e os resultados das ações (se elas estão sendo realmente efetivas), do ponto de vista de compliance e dos riscos operacionais.

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12. Aprovar o programa de Governança de TIC:

Para que você possa alocar recursos, contratar ferramentas e consultorias, treinar o pessoal, alocar recursos humanos, etc., você precisará de recursos financeiros/orçamentários.

A aprovação do programa de Governança de TI pela Alta Administração fornece a autorização para que o orçamento previsto e aprovado seja executado.

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13. Elaborar o plano de gerenciamento da mudança da cultura organizacional de TIC:

Nenhuma transformação ou resultado é alcançado se você não mudar a cultura atual para uma nova cultura, de forma a dar um suporte consistente para os seus objetivos.

Grande parte dos fracassos em implantação de inovações deve-se ao fato de que a transição de um estado atual para o futuro não é adequadamente gerenciada.

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13. Elaborar o plano de gerenciamento da mudança da cultura organizacional de TIC:

Um plano de gerenciamento da mudança deve contemplar, no

mínimo:

• Avaliação da cultura atual e a definição da cultura desejada.
• Avaliação dos gaps entre a cultura atual e a desejada.
• Identificação das ações e iniciativas para eliminar os gaps, tais como o plano de comunicação, mudanças da simbologia ou de mensagens culturais, mudanças em sistemas e processos voltados a pessoas.

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13. Elaborar o plano de gerenciamento da mudança da cultura organizacional de TIC:

• Criação do grupo de gerenciamento da mudança, composto pelos líderes da TI da organização.

• Um plano de comunicação explicando do que se trata a mudança, a visão (onde se quer chegar), o porquê da mudança, os benefícios para a organização, o programa de Governança de TI, os projetos e as responsabilidades, os comitês e suas finalidades. Esta comunicação pode ser feita através de reuniões e palestras e contar com um portal na intranet da organização.

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13. Elaborar o plano de gerenciamento da mudança da cultura organizacional de TIC:

• Sistema de recompensas e reconhecimento, tendo em vista que muitas vezes há pessoas que perdem algo na mudança. Se for de interesse da organização manter essas pessoas, deverá estabelecer algum tipo de recompensa, monetária ou não. Além do mais, as pessoas gostam de verificar se o seu esforço teve resultado.

• Programa de capacitação, pois as pessoas precisarão ter a competência requerida para lidar com os novos processos e sistemas que serão implantados durante a fase de transição.

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13. Elaborar o plano de gerenciamento da mudança da cultura organizacional de TIC:

• Programa de desenvolvimento de lideranças e coaching, com o objetivo de mudar valores e crenças dos líderes da TI, de forma que deem o exemplo para os seus liderados.

• Estabelecimento de metas de resultados pela mudança atreladas, se possível, à remuneração variável.

• Os recursos necessários para implantar os mecanismos da mudança, juntamente com um orçamento.

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13. Elaborar o plano de gerenciamento da mudança da cultura organizacional de TIC:

• Sistemática de suporte técnico para as pessoas poderem realizar o trabalho após a aprendizagem teórica ou o programa de formação.

• Um plano de ação com cronograma, responsabilidades e esquema de gerenciamento do processo de mudança.

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14. Elaborar o plano dos projetos de implantação da Governança de TIC:

Para cada ação ou iniciativa requerida para a implantação da Governança de TI dentro do foco escolhido, deverá ser elaborado um plano de projeto. Aqui você poderá usar os ensinamentos do Project Management Body of Knowledge (PMBOK), do PMI, que estabelece o conteúdo do Plano de Gerenciamento do Projeto.

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15. Implantar as ações do plano de gerenciamento de mudança da cultura organizacional de TI:

Em paralelo ao desenvolvimento dos projetos específicos de Governança de TIC, o seu plano de gerenciamento de mudança já deverá estar em marcha. Imaginamos que, uma vez que você já tenha o roadmap da Governança de TI, você já possa dar início à execução do seu plano de gerenciamento da mudança cultural.

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16. Executar os projetos de implantação da Governança de TIC:

Aqui você deve seguir também os ensinamentos do PMBOK, visando o gerenciamento da execução dos projetos específicos, relativos à Governança de TI.

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17. Monitorar a execução dos projetos de implantação da Governança de TI:

A Governança de TI deverá monitorar os projetos específicos de Governança de TI, visto que as responsabilidades pela implantação são das demais áreas de TI. Por meio do monitoramento, você deverá saber sobre o andamento do progresso, a qualidade dos entregáveis, a situação dos riscos, o nível de adoção, as mudanças que ocorreram. É muito importante que sua organização tenha uma metodologia de gerenciamento de projetos.

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18. Avaliar os resultados dos projetos de implantação da Governança de TIC:

À medida que os projetos forem entregues, você deverá avaliar se os resultados foram ou estão sendo alcançados.

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19. Comunicar o valor gerado pela TI ao Negócio:

Geralmente os executivos de negócios percebem o valor da TI para o negócio da seguinte forma:

• Os projetos de sistemas e soluções devem ser entregues no prazo e com os requisitos acordados.
• Os projetos de sistemas são entregues dentro do time-to-market do negócio.

• As aplicações e os serviços devem estar disponíveis de acordo com os ciclos operacionais do negócio e conforme os níveis de serviços acordados com os gestores do negócio.

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19. Comunicar o valor gerado pela TI ao Negócio:

Geralmente os executivos de negócios percebem o valor da TI para o negócio da seguinte forma:

• A TI deve ter capacidade de atender à expansão do negócio ou de suas transações rapidamente, visando atender ao time-to-market requerido.

• O negócio quer uma rápida resolução de incidentes que afetam a sua operação.

• O negócio quer uma rápida recuperação de serviços, quando um incidente afeta a sua operação.

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19. Comunicar o valor gerado pela TI ao Negócio:

Geralmente os executivos de negócios percebem o valor da TI para o negócio da seguinte forma:

• O negócio quer que a TI contribua com inovações tecnológicas e de processo para a sua operação.

• O negócio deseja que as plataformas de aplicações, software e de infraestrutura sejam flexíveis para acompanhar o crescimento do negócio.

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19. Comunicar o valor gerado pela TI ao Negócio:

O Programa de Governança de TI deverá avaliar, para cada projeto, qual(is) dos requisitos de sucesso, do ponto de vista do negócio, será(ão) atendido(s). Os resultados deverão ser medidos e comunicados à Alta Administração e aos patrocinadores.

Os ganhos podem ser comunicados pelo Portal do Programa de Governança de TI que apoia o plano de gerenciamento da mudança.

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20. Revisar e evoluir o Programa de Governança de TIC:

• À medida que os projetos forem sendo entregues, a cultura começará a mudar, os resultados começarão a aparecer e você deverá planejar a evolução do programa de Governança de TI.
• A evolução pode ser uma melhoria no que já foi implantado ou pode ser o atendimento a um novo foco, a partir de uma nova análise estratégica da organização.

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Referências Bibliográficas

• FERNANDES, A. A.; ABREU, V. F. de. Implantando a Governança de TI: da estratégia à gestão dos processos e serviços. 3. ed. Rio de Janeiro: Brasport, 2012.